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Cómo aprovechar Google Tasks para ser más productivos

Por 4/10/12 - 20:10

Cómo aprovechar Google Tasks para ser más productivos

Habitualmente reseñamos una infinidad de aplicaciones y suites de productividad que nos vienen muy a mano a la hora de trabajar en equipo, y que nos ofrecen una gama de funcionalidades casi infinitas. A veces, la abundancia de estas funcionalidades nos puede marear, porque quizás simplemente queremos una lista de tareas pendientes para organizarnos. Por eso, nos conviene mantener las cosas muy simples y manejarnos con herramientas que sean así: simples, intuitivas, que no nos consuman tiempo. Con todas estas características no nos queda otra que hablar de Google Tasks.

Si no conocen Google Tasks, es hora de que nos vayamos familiarizando: pueden acceder al servicio a través de la web de Gmail, una vez que estamos logueados. Simplemente ingresar a la bandeja de entrada, y luego seleccionar la opción de Tasks de un menú dropdown –de la misma forma que podemos acceder a los contactos. Es muy simple:

Cuando ingresamos a Google Tasks nos encontraremos con una ventana dentro del navegador –que puede maximizarse para ser completamente independiente- donde podemos ir listando todas las tareas que tenemos preparadas para el día. Las tareas se pueden mover, cambiar de lugar, tachar si ya las hemos completado y eliminar si han desaparecido de nuestra lista de prioridades. Es todo muy minimalista, aunque también cuenta con un menú poderoso que podemos obviar si tenemos ganas de mantenerlo bien simple.

Este menú del que les veníamos hablando nos permite hacer determinadas acciones:

  • Sumar más tareas (con el botón de +)
  • Eliminar tareas
  • Crear nuevas listas de tareas
  • Cambiar entre diferentes listas de tareas
  • Enviar las listas de tareas por correo electrónico a nuestros colaboradores
  • Agregar y modificar los detalles de las tareas
  • Organizar tareas por fecha
  • Limpiar la lista de tareas completadas –o ya tachadas-.

Como pueden intuir por el título esta es una guía para aprovechar Google Tasks. Con todas estas cosas obviamente podemos realmente sacarle provecho, y al ser un servicio tan intuitivo no tenemos que explicar para qué funciona cada cosa. Me parece que justamente el encanto de Google Tasks reside en su simplicidad, por lo que mi recomendación es mantener las cosas bien simples y armar una lista de tareas solamente nominal, que nos diga qué tenemos que hacer y en qué orden.

Si se trata de una lista de tareas que vamos a usar únicamente nosotros, no tenemos necesidad de tener que andar poniendo descripciones o fechas límite: ya las sabemos, y estas tareas funcionan como recordatorios. Por supuesto que si tenemos ganas de compartirlas con alguien más, se puede hacer. Pero el verdadero provecho de Google Tasks reside en su individualidad. Si queremos herramientas de productividad colectivas, tenemos otras opciones mucho más poderosas y con más opciones, como Teambox, o Wunderkit.

Debo admitir que mi memoria es bastante mala. No es que me olvido de las cosas, pero si tengo una buena cantidad de tareas durante el día necesito tener una lista para poder priorizarlas y saber qué es lo que tengo que hacer primero. Hay personas que pueden ser organizadas en su mente, y otras que necesitan una ayuda extra. Para este segundo grupo, Google Tasks puede ser maravilloso porque nos sirve tanto para crear tareas laborales como para recordar que tenemos que llamar para pedir un turno a un médico. Sirve para que nosotros creamos que puede llegar a servir.

Así que nosotros, poco memoriosos pero amantes de la productividad, ¿qué podemos hacer con Google Tasks?

  • Organiza según prioridad: esto es fundamental; podemos tener muchas cosas para hacer pero si le damos más importancia a las cosas mínimas, terminamos retrasándonos con las más importantes y será como si no nos hubiésemos organizado en absoluto.
  • Arma la lista del día la noche anterior: antes de que llegue el momento de hacer las cosas tenemos más claridad y podemos ver exactamente qué es lo que tenemos que hacer, además de poder agregar las cosas que nos hayan quedado pendientes. También podemos organizar el orden de prioridades con anticipación.
  • Anota todo; no dejes nada afuera: como dije, Google Tasks puede funcionar no solamente para recordarnos que tenemos que entregar un proyecto en el trabajo, sino que además puede servir para que no olvidemos de pagar la tarjeta de crédito.
  • Despacha una tarea por vez: el multitasking es un mito. Para poder concentrarnos adecuadamente en las cosas que tenemos que hacer, vayamos realizando tarea por tarea sin superponerlas.
  • Reordena tus prioridades si es necesario: Google Tasks no está escrito en piedra. Si nuestras prioridades cambian, también puede cambiar nuestra lista. Si nuestro jefe nos adelanta una entrega por horas, no podemos responder “pero es que tengo que ir a pagar la tarjeta de crédito, es mi próxima tarea”.
  • No borres la lista hasta que no la termines: por motivos puramente narcisistas. Si vamos borrando las tareas mientras las hacemos, no vamos a saber cuánto hemos hecho en el día. Es una forma de envalentonarnos para que sigamos adelante.

Por supuesto, Google Tasks es sólo una de las múltiples herramientas que existen para esto. Cada uno puede tener su favorita, y hasta puede ser una simple hoja de papel.

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