El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación fundamental para muchos profesionales que, a lo largo de su jornada laboral, pasan un buen rato delante de su inbox en Outlook, Thunderbird, Google Apps o en algún dispositivo móvil. A lo largo del día, seguramente, enviamos mensajes de correo para los que esperamos una respuesta y nos damos un margen de algunos días antes de preguntar al destinatario si lo recibió o recordarle que estamos a la espera de su respuesta. Si bien este tipo de seguimientos pueden transformarse en tareas que tenemos que incluir en nuestro to-do, Reply Manager nos puede facilitar las cosas integrando los recordatorios dentro de nuestro calendario en Thunderbird.
Cuando hablamos de cómo gestionar mejor nuestro correo electrónico comentamos que los mensajes de correo debíamos transformarlos en "algo más", por ejemplo, una tarea, un recordatorio o información que procesar y archivar. En el caso que seamos nosotros los que generemos el mensaje, una buena proporción de los correos que enviamos llevan implícito la necesidad de una respuesta, por ejemplo, el envío de un informe o una propuesta a un cliente. En estos casos, pasado un tiempo prudencial volvemos a contactar con el destinatario del mensaje que enviamos solicitándole más información o preguntándole si ha recibido el mensaje o ha analizado lo que le adjuntamos; una tarea que solemos apuntar en nuestro agenda para hacer seguimiento al trabajo realizado.
Este tipo de tareas pueden estar dentro de nuestro sistema GTD, en nuestro cuaderno o como eventos en Lightning (en el caso que usemos Thunderbird). Si utilizamos el cliente de correo de Mozilla junto a Lightning tendremos la posibilidad de integrar estas tareas de seguimiento con el calendario y los correos que manejamos en el inbox y en los mensajes enviados, una integración que podemos realizar mediante la extensión Reply Manager que, entre otras cosas, nos permite fijar una fecha de deadline para la espera de respuesta (y recibir un aviso para restablecer el contacto), controlar qué destinatarios han respondido al mensaje que enviamos y cuáles aún no lo han hecho o localizar, dentro de nuestros mensajes, aquellos que están a la espera de respuesta.
A simple vista quizás pueda parecer que la extensión Reply Manager es redundante con nuestro sistema de gestión de tareas pero, personalmente, creo que es un complemento muy interesante para todos aquellos que tienen un trato cercano con sus clientes y realizan seguimiento a las propuestas u ofertas que envían (fijándose recordatorios para sondear a sus clientes).