Son muchas las técnicas de productividad que existen y lo cierto es que de alguna forma la mayoría de ellas funcionan, si no para todos sí para algunos pues cada persona y profesión tiene sus particularidades. Eso sí, existe una inusitada actividad que toda persona debe realizar para que su mejor técnica de productividad funcione: descansar.
La inusitada clave para que funcione tu mejor técnica de productividad
En esta ocasión hablaremos del "Método de escalas", la cual promete un 10x10. Es decir, 10 minutos de planeación = 10 veces más productividad. ¿Cómo? Allá vamos.
Si bien a muchas personas les basta con tener una lista "to do", muchas de las veces se usa de forma arbitraria: se comienza por la tarea más grande, la que más tiempo lleva o, al contrario, la más sencilla y que no cuesta tanto tiempo y esfuerzo... y a veces menos beneficio. ¿Qué tenemos al final del día? Mucho esfuerzo y pocos resultados o grandes resultados con grandes costes.
El Método de escalas requiere que cada jornada realicemos una lista de las tareas a realizar, la diferencia de esta técnica es que en ella debemos señalar el costo-beneficio de cada una. Es decir, cada tarea tendrá un valor específico que va así:
- Bajo costo + gran beneficio
- Alto costo + gran beneficio
- Bajo costo + menor beneficio
- Alto costo + menor beneficio
Listas, listas
Por supuesto que las tareas marcadas con "bajo costo + gran benerficio" serán las primeras que haremos en el día. Significa que cada una de ellas nos dejará un gran beneficio, puede ser el envío de un email importante, concertar una cita o entregar documentos. Muchas de las veces estas tareas son importantes pero debido a que son "tan sencillas de hacer" las priorizamos muy por debajo de otras creyendo que entre una y otra tarea podremos hacerlas. Si bien es cierto esto último, vale más agilizar las cosas y acabar con esos pendientes que por no resolverlos sólo nos atrasan y, en caso de no hacerlos, el costo será muy alto.
Las segundas tareas en la lista también tienen su hack. Y es que si ya identificamos que implican un alto costo (llámese de tiempos o recursos) lo mejor será partirlas en pequeñas tareas y priorizarlas. Sabemos muy bien que los pequeños avances pero significativos son mucho más importantes que los grandes pasos a costos altísimos (no dormir, no comer, entre otros hábitos que afectan nuestra salud y, a fin de cuentas, la productividad). La planeación de los pasos y acciones para lograr una tarea con altos costos + grandes beneficios es una de las claves de esta técnica pues nos permite ver el panorama completo y ser realistas en las etapas y recursos que nos tomará realizarlas.
La psicología de las listas: el cerebro ama las tareas ordenadas
Las tareas bajo costo + menor beneficio son aquellas que, además de no poder eludir, nos dan pocos beneficios; sin embargo, no acumularlas y darles su tiempo es lo mejor que podemos hacer. A veces lo que nos abruma y nos quita tiempo valioso es el cúmulo de estas tareas aparentemente poco provechosas. Hacerlas con planeación y a tiempo nos darán una sensación de orden, de tener "aceitada la maquinaria".
Ahora bien, las últimas: alto costo + menor beneficio. Estas tareas son todo un caso por sí solas y, de nuevo, muchas veces no podemos eludirlas pero con la agravante de que nos traen pocos beneficios. Lo más importante aquí es identificarlas. Y es que tal vez ni siquiera nos hemos dado cuenta del mínimo beneficio que nos dan, esto nos ayudará a buscar soluciones, tales como: delegar, automatizar, pagar un servicio, en fin, una solución; quien sabe y esto podría ser el fin de tareas poco provechosas en nuestras listas diarias.
Así pues, una vez realizado nuestro esquema podemos planear las jornadas. Con este esquema dedicaremos el tiempo adecuado a cada tarea y estaremos seguros de estar avanzando directo a nuestros objetivos. Lo ideal es realizar el esquema a diario, tomarnos 10 a 15 minutos antes de hacer cualquier cosa, esto nos dará un panorama amplio y efectivo. Buena suerte con esta técnica, esperamos que efectivamente tu productividad se multiplique al 10.