Hay quien ve el teletrabajo como algo tan exótico como la física cuántica. Otros lo menosprecian o vilipendian creyendo que teletrabajar te va a volver majara. Los hay que ansían teletrabajar como alternativa a un entorno de trabajo ruidoso y repleto de distracciones.
En cualquier caso, teletrabajar es algo que cada vez se practica más en determinados sectores. Por un lado, las empresas empiezan a darse cuenta que teletrabajar no significa mandar a tus empleados a casa de vacaciones. Es más, pruebas piloto dan buenos resultados, tanto en la productividad de quienes trabajan en remoto como en su buen estado de ánimo.
Por otro lado, la tecnología facilita mucho teletrabajar. En las principales ciudades, las conexiones a internet de fibra óptica o conexiones móviles de gran velocidad ayudan a estar conectado a la red constantemente. Además, por un módico precio, cualquiera puede tener una computadora en condiciones que te permita trabajar en cualquier ámbito y el software disponible vale para todo: herramientas ofimáticas, de edición y diseño gráfico, programación y desarrollo web y de apps, edición de audio y vídeo…
A continuación, listamos una selección de herramientas que te ayudarán a trabajar en condiciones. Algunas ya las estarás usando en tu día a día, otras te servirán para ponerte a teletrabajar sin problemas.
Estar conectado
Siempre ha sido la principal excusa por parte de las empresas para impedir el teletrabajo. La idea siempre ha sido que estar en la oficina te hace más accesible a tus compañeros y superiores. Pero desde que se inventó el teléfono, basta una llamada para contactar con alguien.
Además de la telefonía clásica, empieza a ser habitual estar comunicado mediante aplicaciones de mensajería instantánea. Las hay para todos los gustos.
Skype: Fue la primera en permitir llamadas por voz y videollamadas en condiciones. Además, permite hablar por chat.
Slack: Se ha convertido en un estándar para startups y empresas online. Permite conversaciones entre dos y grupos, compartir enlaces y archivos e incluso videollamadas con apps de terceros, como Zoom.
WhatsApp: No soy partidario de usar WhatsApp como herramienta de trabajo, pero en la mayoría de ocasiones, esa decisión no depende de ti. Así que si no te queda otra, puedes usar WhatsApp desde tu PC o Mac con su versión de escritorio.
Telegram: La mejor alternativa a WhatsApp. Con todas sus funciones y muchas más que te facilitarán el teletrabajo. Compartir archivos, enviar audios, hablar por texto, audio y voz, programar bots para automatizar tareas…
Google Hangouts: Otra herramienta popular que sirve tanto para llamadas de audio como videollamadas y mensajes de texto. Podrás hablar con tus compañeros en conversaciones individuales o de grupo.
Tampoco hay que olvidar el clásico correo electrónico. Pero en este ámbito, normalmente nos viene dada la herramienta desde nuestra empresa. Las dos opciones más populares son Outlook en su versión de escritorio, si bien la opción online es cada vez más completa, y Gmail, que desde el navegador nos permite gestionar varias cuentas de correo electrónico. Como alternativas de escritorio para organizar tu correo, prueba con Thunderbird, Mailbird o eM Client, que combina cliente de correo, lista de tareas, calendario y contactos.
Estar organizado
Ya hemos superado el primer escollo. Pero tan importante es estar conectado con tus compañeros, clientes y superiores como saber qué tienes que hacer en tu jornada laboral en remoto. Soluciones para organizarte hay muchas: calendarios, gestores de tareas, administradores de proyectos… Vamos a ver los más populares.
Trello: Si trabajas en equipo, que es lo más probable, Trello es posiblemente la mejor app en cuanto a facilidad de uso y cantidad de funciones. Con esta app podrás organizar tareas, proyectos, saber quién hace qué y si va bien de tiempo… Puedes usarla desde el navegador o usarla en forma de app.
Asana: Junto a Trello, Asana es una de las apps de gestión de trabajo en equipo más usada en empresas de todo tipo, en especial de desarrollo de software o sitios web. Resulta un tanto más compleja pero permite gestionar el trabajo por proyectos y en una línea temporal.
Todoist: Tanto para trabajo en equipo como para gestionar tus propias tareas, esta es una de las apps más completas y que podrás usar en todos tus dispositivos. Podrás configurar listas variadas, activar avisos para fechas concretas…
Workflowy: A camino entre el gestor de tareas y el organizador de proyectos, esta herramienta permite desmenuzar proyectos y tareas complejas en acciones más pequeñas y así tomar el control de todo el proceso, saber qué porcentaje has completado y qué te falta por hacer.
Google Calendar: El Calendario de Google sigue siendo, después de varios años, la opción más práctica para gestionar tus citas, eventos y reuniones individuales y de equipo. Compatible con diferentes dispositivos y navegadores, podrás crearte varios calendarios, configurar avisos…
Ofimática
Trabajes en lo que trabajes es inevitable trabajar de vez en cuando con hojas de cálculo y documentos de texto. En ocasiones, puede que caiga alguna presentación de diapositivas, y cada vez es más frecuente el uso de diagramas e infografías.
Microsoft Office: No necesita presentaciones. Para bien o para mal, es la opción más elegida en oficinas de todo el mundo, así que probablemente te toque teletrabajar con esta suite ofimática. Si tu presupuesto es limitado puedes usar la versión online gratuita, más simple pero que cubre tus necesidades básicas.
LibreOffice: La alternativa gratuita a Office. Un compendio de herramientas para crear documentos, hojas de cálculo, diagramas, dibujos, presentaciones, bases de datos y un largo etcétera. Compatible con los documentos de Office.
Apple iWork: Si usas macOS puedes usar también las apps de ofimática de Apple. L o que antes se llamaba iWork y ahora se ofrece gratis por separado. Keynote para presentaciones, Numbers para hojas de cálculo y Pages para documentos de texto.
Google Drive: Si te mueves en el ecosistema de Google, es inevitable que quieras emplear sus herramientas ofimáticas. Dentro de lo que conocemos como Google Drive se incluyen las apps Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y muchas más. Funcionan desde tu navegador, se integran con el almacenamiento online de Google y con otras de sus apps y servicios.
WPS Office: Otra buena alternativa a Microsoft Office con todas las herramientas necesarias para lidiar con toda clase de documentos y archivos en tu día a día en remoto.
Compartir documentos
Aunque puedes enviar y recibir archivos y documentos por correo electrónico o por mensajería instantánea, hay muchas formas de intercambiar y compartir documentos, en especial si son de cierto tamaño.
Por un lado, tenemos servicios de almacenamiento online que nos permiten compartir carpetas y archivos concretos. Los más populares son Google Drive, Dropbox o Box.
Cómo compartir archivos de más de 2 GB gratis
Pero han surgido una gran cantidad de alternativas que ofrecen más espacio de almacenamiento, como Degoo o que aportan mayor seguridad, como XOR Drive.
Y en caso que simplemente necesites compartir documentos de manera ocasional, las soluciones más prácticas son WeTransfer o Firefox Send.
Redes sociales e información
Teletrabajar no implica aislarse del mundo. Ya hemos visto lo fácil que es estar en contacto con tus compañeros de trabajo y con tus clientes. En este sentido, hay más ámbitos en los que estar online, como las redes sociales.
Si en tu trabajo debes tener presencia en redes sociales, seguramente utilices los clientes oficiales de Instagram, Facebook o Twitter, por citar tres ejemplos. Pero existen alternativas más completas con las que programar mensajes, obtener métricas y conocer a la competencia. Para Twitter, una de las alternativas es TweetDeck.
Pero si buscas un todo en uno, con Hootsuite podrás lidiar con Twitter, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn o Pinterest. Entre otras cosas, obtendrás métricas de tus cuentas, podrás programar mensajes y contenidos, compartir cuentas, etc. Otras alternativas similares son Buffer o Sendible.
Por otro lado, si necesitas estar conectado con la actualidad, puedes consultar directamente tus fuentes o gestionarlas con herramientas que te facilitan el consumo de grandes cantidades de información. La más popular es Feedly, pero hay otras igual de interesantes como Flipboard o NewsBlur.