El mundo de la productividad personal tiene unos pocos sistemas grandes, frecuentemente complejos, y muy conocidos que han imperado durante años. Los expertos se repiten hasta la saciedad con ellos en un intento de perfeccionarlos y personalizarlos, de forma que da la sensación de que no se ha inventado nada nuevo desde el nacimiento del DGT (véase variantes como ZTD) o el Pomodoro (véanse las mil apps al respecto) y si no te gustan o no te dan resultado, no hay nada que puedas hacer para mejorar.
Sin embargo, no es así. Sí han nacido cosas solo que menos conocidas. El sistema Autofocus fue desarrollado por Mark Foster. No, en caso de que lleve a confusión, no me refiero ni al nadador ni al cantante. Este Mark Foster es un escritor de libros de productividad que tiene al menos media docena publicada y, para el caso, cuenta con razonable éxito. La descripción de su sistema se ha traducido a 18 idiomas distintos y ha pasado por varias versiones. La verdad, no se inventó hace dos días pero no cuenta con la fama general que otros sistemas han recogido y es probable que muchos no lo conozcan.
Hay más de una figura del mundo de los negocios que asegura usarlo por su simplicidad y, sí, por suerte, es terriblemente simple. Hace honor a su nombre: el autofocus (autofoco o de enfoque automático, abreviado AF) es, como sabrás, un automatismo que poseen las cámaras fotográficas actuales o cualquier otro aparato óptico que permite el enfoque de un motivo sin intervención del usuario. El modo de gestión de Foster intenta aplicar a los trabajos este concepto de dejar algunas cosas en piloto automático.
En primer lugar, la idea que llevó a Mark a crear el sistema fue que, ante todo, rechazaba frontalmente la opinión dominante en los círculos de gestión de tiempo sobre dar prioridad a las tareas por orden de importancia. Para el autor esto complica las cosas porque lo importante es hacer. No es que no acepte que hay cosas más importantes que otras, más bien lo que trata de decir es que incluirlo en el sistema, es decir, hacerlo parte del proceso, sólo lo complica.
Automáticamente, válgase la redundancia, el sujeto sabe, por lógica, qué es más oportuno o urgente hacer; por tanto, no necesita dejar constancia de urgencia en su aplicación de gestión, y hacerlo sólo logra convertir al propio sistema en algo más pesado.
“Yo no creo que esto sea un buen principio, de hecho, puede llevar a la gente por mal camino. Así que me aseguré de que el enfoque automático dejara de lado todo intento de establecer prioridades. En su lugar, lo organicé de tal manera que cada tarea incluida en la lista fuera igual que otra y que se realizaran de la manera que fuese más oportuna. Esto eliminaba, además, esfuerzos en el propio desarrollo del sistema”.
Como se puede apreciar, quería algo que tuviera el mínimo de gastos temporales. Es decir, en el que el mínimo de tiempo posible fuera gastado en el propio sistema. Por eso lo único que el proceso necesita es una lista. Todo consiste en una larga lista de todo lo que tienes que hacer, escrita en una libreta o cuaderno rayado (25-35 líneas por página se supone que es lo ideal). Y ya está, no hay bandejas, ni procesar, ni nada de eso.
El proceso va así:
- A medida que piensas o se producen nuevas tareas y compromisos los añades al final de la lista. El autor recomienda, de hecho, que agregues todo lo que te venga a la mente sin tratar de evaluarlo, porque el propio sistema hará la evaluación.
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Se trabaja sólo en una página a la vez. Cuando te enfrentas a la página lo primero es leer rápidamente todos los puntos sin tomar acciones acerca de ninguno de ellos.
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Cuando efectivamente toca elegir qué hacer, vuelves a leer cada punto, esta vez dejándolos pasar hasta que alguno destaque. Este es el corazón del sistema: “No trate de asignar prioridades a las tareas mentalmente, en cambio, espere una sensación de liberación acerca de alguna”. Es difícil de describir pero fácil de reconocer. Simplemente cuando es un buen momento la eliges porque sabes que te puedes librar de ella ahora. “Si continúa recorriendo la página, inconscientemente, tu lógica termina atraída de vuelta hacia esa tarea”. Una vez sientes esa sensación acerca de una tarea, cuando parece un buen momento hacerla ahora, toda la resistencia a hacerla desaparece y se hace fácil de ejecutar. De forma que una llamada que habías estado retrasando una semana, ahora parece fácil.
Es probable que el autor lo sepa, e intencionadamente eluda explicarlo, pero lo que el llama que “la lógica se siente atraída” y “postergación estructurada” es un principio cognitivo verídico, que fue lo que me hizo prestarle atención en primer lugar. Se parece mucho a lo que economistas conductuales como Dan Ariely o psicólogos como Daniel Kahneman llaman evaluar con respecto a un punto de referencia. La referencia funciona como expectativa, no es que la tarea se vuelva especialmente atractiva de golpe, es que brilla en relación con las demás porque las que van quedando son peores. La tarea solo se vuelve buena en comparación. También aplicaría para las urgencias el efecto in extremis, realmente llamado ley de Parkinson, una de las leyes de la productividad más conocida: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Llega un punto en el que la tarea destaca porque la fecha tope se acerca, ciertamente, el orden de tareas puede de esta manera, en teoría, funcionar de forma automática.
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Trabaja en esa tarea durante el tiempo que puedas y quieras. “No se obligue a continuar trabajando en la tarea por más tiempo del que puede soportar. Una vez que sienta que ha hecho suficiente, deténgase”. Usa al más puro estilo el Principio de Laborit: “No somos demasiado objetivos al escoger tareas, tenemos tendencia natural hacia las que nos conllevan menor esfuerzo, que son más rápidas, fáciles, que nos gustan, urgentes o de materias que dominamos”; y de la Ley de Fraisse: “El tiempo es una variable subjetiva en función de nuestro interés hacia la actividad ejercida”. A veces de nada sirve forzarlo, puedes tratar de estudiar por horas un tema que no quieres y que no se te quede nada. Dirás, entonces no haré nada duro nunca, no aplica porque en realidad cuando la soga aprieta, ni se te pasa por la cabeza abandonar. Por eso el último día se te quedaba todo. Al menos, si eres una persona lo suficientemente coherente, lo que se espera por defecto si estás aplicando un sistema de productividad personal. Cuando sí se te pasa es porque puedes eludirlo y ahí es donde el autor considera que es mejor “poco y frecuente”.
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Tacha el punto de la lista siempre que dejes de trabajar en él. Reescríbelo al final toda la lista si no lo has terminado. La reescritura de los puntos es una parte esencial por dos razones: reescribir todo lo que hagas de forma recurrente te obliga a no olvidarlo y, además, el punto es que va al final de la lista, eso quiere decir que tarde o temprano en la hoja actual cada tarea será lo más atractivo en comparación con las demás en algún momento.
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Continúa repasando la página del mismo modo: “No pase a la siguiente página hasta completar una vuelta completa a la página actual sin que quede ningún punto. El considerar cada página como una unidad permite obtener el beneficio de la ‘postergación estructurada’, la cual se basa en el hecho de que la ‘postergación’ es relativa. En otras palabras, cualquier tarea se hace fácil si se trata de escoger entre hacerla o hacer alguna tarea más difícil”.
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Puede pasar que en esa página no quede nada que quieras o puedas hacer, pero sí queden puntos. Bien ese es el supuesto modo de ‘purga’ del sistema, por eso se puede apuntar cualquier cosa: “Si va a una página y ningún punto de los que quedan destaca para hacerlo, entonces todos esos se descartan sin reescribirlos. Es en serio la regla de no reingresar estas tareas. No quiere decir que nunca puedas tomarlas en cuenta de nuevo, pero se recomienda dejar transcurrir un cierto tiempo antes de hacerlo y considerar cuidadosamente por qué fueron descartadas tantas veces”. Tal vez no es realmente necesario hacerlas, no es el momento es oportuno para hacerlas o te distraen de sus objetivos principales. El caso es que, cuando algo se desecha muchas veces, por algo es.
La mayoría de nosotros hemos experimentado ocasiones en las que sabemos —con nuestro cerebro racional— que nos convendría más hacer ciertas cosas pero, sin embargo, nuestra inclinación natural es a rechazarlas. Nos gana la desidia.
Por otra parte, si intentamos conducir nuestras vidas siguiendo nuestras inclinaciones naturales solamente, tendremos una fuerte tendencia a ir a la deriva, hacernos impulsivos y actuar irracionalmente: olvidar cosas, hacer solo lo divertido…
El sistema funciona proporcionando un marco de referencia que equilibra la intuición con la racionalidad del cerebro. El autor cree que si tratamos de encadenar nuestras tendencias poco racionales a un plan que es rígido y puramente racional solamente, a priorizar y cronometrar fríamente al protocolo, tenderemos a hacer planes que se verán traicionados por nuestras propias emociones —la pereza, el miedo, etc.— porque nuestras mentes no funcionan con una base puramente racional y muchas veces las emociones ganan, porque no somos máquinas. El sistema puede ser perfecto y fallar por ser, precisamente, demasiado perfecto.
El sistema Autofocus proporciona una manera de que el plan se coordine con lo que apetece. Es interesante porque toma un fallo: la tendencia a ir a lo fácil; y lo usa para un buen fin: tomar lo mas fácil dentro de lo que hay hasta que no quede nada. Cierto es que el hecho de que un oasis sea maravilloso ocurre precisamente por estar en medio del desierto, si estuviera en la selva sería solo un cacho de suelo. Una ironía muy astuta.
