Unas leyes que se cumplen casi tan a menudo como la gravedad pero que tienen el principal objetivo de impedir a toda costa que completes tus tareas y seas esa persona eficiente y productiva que en tu cabeza estás seguro de ser.
Hoy recopilamos todas las leyes y principios de la productividad. Conoce a sus enemigos como a ti mismo para luchar con ellos. En este caso, conócete. Al fin y al cabo, eres tú el mayor enemigo que se interpone entre tú y tus objetivos.
- Ley de Illich: “Superado cierto punto, que varía de una persona a otra, la productividad tiende a decrecer hasta que se vuelve negativa”.
Tenemos una capacidad de trabajo, o concentración, de duración determinada, a partir de esta, debemos descansar o cambiar de tarea. No podemos, según esta ley, pasar en estado de máxima concentración demasiado tiempo. Por ejemplo, Francesco Cirillo, el inventor de la técnica Pomodoro, defendía que lo máximo que podemos pasar enfocados en una tarea es aproximadamente 25 minutos. A partir de este umbral, nuestro rendimiento cae hasta que resulta contraproducente seguir trabajando.
- La ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.
Enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, sostiene que si tenemos poco tiempo para finalizar una tarea, acostumbramos a hacerla en menos tiempo que si tenemos mucho. Si tenemos mucho simplemente no haremos nada (proclives a procrastinar) hasta que nos quede poco tiempo. Luego, ante la urgencia, se activará nuestro instinto de supervivencia y nos volveremos 'ultraproductivos' porque tenemos la soga al cuello.
- Ley de Conway: “Las organizaciones que diseñan sistemas están limitadas a producir diseños que son copias de las estructuras de comunicación de estas organizaciones”.
Tiene un formato extraño porque su enunciador fue un programador, Melvin Conway, pero viene a ser una observación sociológica válida sobre el comportamiento humano, sus relaciones interpersonales y sus consecuencias en el trabajo en equipo y la creación. Es decir, que los equipos que logren una buena comunicación en el mundo real tendrán más probabilidades de crear cosas de mejor calidad, por otro lado, los equipos que tengan problemas de comunicación interpersonal construirán productos que reflejarán estas dificultades.
- Ley del criterio ABC: “Una pequeña parte del tiempo de trabajo lo destinamos a las tareas ‘tipo A’, que son las que proporcionan la mayor parte de los resultados, y el resto a tareas que aportan menos valor, que denominamos tareas tipo B o C”.
La verdad es que se parece bastante al Principio de Pareto: “el 20 % de las acciones conllevan el 80 % de los resultados”. En ambos casos la idea es optimizarán nuestro rendimiento, esforzándonos en las cosas que generan más resultados e ignorando las demás.
- Ley de los dos minutos: “Si es rápido, hazlo ahora”.
Es una regla muy simple enunciada por David Allen en su obra *Get Things Done* que nos permite evaluar una tarea surgida de una interrupción rápidamente para calibrar su impacto en lo que estamos haciendo en ese momento. Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apúntala.
El razonamiento que existe detrás de esta regla es el corazón mismo del sistema GTD: sacar de nuestra cabeza todo lo que podamos para emplear nuestra energía sólo en almacenar, procesar y ejecutar.
- Efecto Dunning-Kruger: “Los incompetentes tienden a creer que son mejores de lo que son y son incapaces de reconocer su extrema insuficiencia”.
Se basa en un estudio realizado en los años noventa por la universidad de Cornell. Sus autores, David Dunning y Justin Kruger, incluso ganaron el premio Ig Nobel del 2000 por su trabajo. La conclusión no tiene más vuelta de hoja, concluyeron que: "La sobrevaloración del incompetente nace de la mala interpretación de la capacidad de uno mismo. La infravaloración del competente nace de la mala interpretación de la capacidad de los demás".
- Ley de Heider o Teoría de la atribución de Heider: “Tal vez estar desmotivado sea culpa tuya”.
Es una teoría de la psicología social desarrollada en su obra de 1958 The Psychology of Interpersonal Relations (La psicología de las relaciones interpersonales). Heider la definió como un método para evaluar cómo la gente percibe su propio comportamiento y el de los demás. Según Heider, el comportamiento de los seres humanos dependen de una serie de factores que podemos evaluar y atribuir en función de unos parámetros. Esto quiere decir que podemos creer que el cómo nos sentimos proviene de dentro, de fuera o que es incontrolable. Esto se ha extrapolado a la productividad personal y se ha empezado a analizar la capacidad que tiene el sujeto para influir de forma directa en la raíz de los factores que detecta como desmotivadores. Según esta teoría, cuando buscamos la causa por la que no nos sentimos motivados, la atribuimos a algún factor en alguna de estas tres categorías. Así, si no nos sentimos motivados, podemos y debemos evaluar si las causas son internas o externas, que nivel de estabilidad o volatilidad tienen y si podemos o no hacer algo para cambiarlas.
- Ley de Fraisse: “El tiempo es una variable subjetiva en función de nuestro interés hacia la actividad ejercida”.
El tiempo pasa muy rápido cuando estamos haciendo algo que nos gusta, mientras que si tenemos que hacer algo que nos resulta aburrido parece que las agujas del reloj se han congelado.
Por eso, si una tarea no tiene para ti el más mínimo interés, es probable que la afrontes con desánimo y te parezca que todo va muy lento.
- Ley de Carlson: “Centrarse en una actividad de manera ininterrumpida conlleva menos tiempo para ejecutarla que hacerla de manera interrumpida”.
Es el principio sobre el que se sostiene la cultura del timeboxing, que ha dado lugar a algunas de las técnicas más conocidas para mejorar la productividad personal como puede ser la técnica Pomodoro nombrada anteriormente. El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua. Lo que no quiere decir sin pausas, quiere decir que la multitarea (hacer muchas cosas a la vez), o hacer actividades diferentes a cachitos saltando entre ellas, es la muerte de la productividad personal. Siempre que sea posible, debemos empezar y terminar antes de pasar a la siguiente cosa.
- Ley de Hofstadter: “Hacer algo siempre te va a llevar más tiempo del que piensas, incluso si tienes en cuenta la propia ley de Hofstadter”.
Hay quien la llama la ‘falacia de la planificación’ ya que es como engañarnos a sabiendas. Viene a decir que da lo mismo lo mucho que planifiquemos una tarea y lo pesimistas que seamos en nuestras estimaciones, la tarea siempre va a completarse fuera de fecha. Es más, incluso si somos pesimistas sobre nuestra previsión pesimista, va a venir Parkinson (léase arriba) y nos equivocaremos de todas formas con nuestra estimación raspando siempre el plazo máximo.
- Principio de Laborit: “No somos demasiado objetivos al escoger tareas, tenemos tendencia natural hacia las que nos conllevan menor esfuerzo, que son más rápidas, fáciles, que nos gustan, urgentes o de materias que dominamos”.
No tiene más secreto, tendemos a hacer espontáneamente lo que nos gusta antes de lo que no nos gusta siempre que no haya una fuerza mayor tirando en dirección opuesta. Por tanto, y como debemos hacer de todo, es bueno combinar tareas de todo tipo y tener en cuenta nuestro nivel de energía a la hora de escoger. Aunque claro, hay un pequeño truco, y es intentar que lo que tenemos que hacer nos guste, a mi me gusta escribir y no sufro.
- Ley de Eisenhower: “Lo que es importante pocas veces es urgente, y lo que es urgente, pocas veces es importante”.
Dwight Eisenhower pasó a la historia por sus habilidades de gestión pero se le recuerda porque fue el presidente de los Estados unidos que ganó la Segunda Guerra Mundial. Su aportación al campo de la gestión es básicamente un principio de establecimiento de prioridades, que consiste en una matriz de colores que refleja en el eje vertical la importancia de una tarea, y en el horizontal su urgencia.
La idea básica es que de un vistazo podamos saber qué hacer con cada elemento. Cada vez que llega algo nuevo debemos preguntarnos antes de hacer la tarea: ¿para cuándo? y ¿para qué? Y así elegimos qué hacer en función de su importancia o urgencia.
- El principio de Peter: “En una jerarquía, todo empleado tiende a ascender hasta su nivel de incompetencia: la nata sube hasta cortarse”.
El principio de Peter o principio de incompetencia de Peter está basado en el estudio de las jerarquías en las organizaciones modernas y fue formulado por el catedrático de ciencias de la educación de la Universidad del Sur de California, Raymond Hull, en su libro The Peter Principle, en 1969. Supuestamente las personas que realizan bien su trabajo son promocionadas a puestos de mayor responsabilidad, a tal punto que llegan a un puesto en el que alcanzan su máximo nivel de incompetencia. Y esto realmente puede entenderse de dos formas, de manera empresarial, ascender a veces significa que se aparta a un buen empleado de un trabajo en el que es el mejor y le asignan otro en el que puede ser un desastre (durante un tiempo). Pero de forma individual también puede seguir esa premisa de: cuando eres el mejor de una habitación ya no estás aprendiendo nada y deberías cambiar de habitación para progresar o te estancarás.
- Ley de ventanas rotas o teoría de las ventanas rotas: “El estado de desorden o deterioro de las cosas fomenta un empeoramiento en este estado de deterioro o desorden”.
En principio es una teoría de criminología que sostiene que mantener los entornos urbanos en buenas condiciones puede provocar una disminución del vandalismo y la reducción de las tasas de criminalidad. Pero se ha aplicado, y con un éxito razonable, a la productividad personal. En realidad, es mucho más sencillo dejarse arrastrar por los acontecimientos sin tomar cartas en el asunto. Si nos dejamos llevar, nuestros hábitos serán controlados por las circunstancias y el caos atraerá más caos sucesivamente. Y al revés, preocupa más encontrar un fallo en un trabajo perfecto, que en uno que ya tiene decenas de fallos.
Dije quince y he puesto sólo catorce, es verdad. La decimoquinta es un cliché llamado Murphy. La Ley de Murphy: Si algo puede salir mal, probablemente saldrá mal. Y por esta misma razón, probablemente las otras catorce hagan acto de presencia en tu próximo proyecto.
