Puede que a día de hoy Worfklow (4,99€) no sorprenda tanto como el primer día (aún recuerdo como la mitad de mi timeline estaba alucinando por las posibilidades mientras la otra mitad dudaba si comprarla o no por el miedo de que acabase siendo retirada del App Store), eso no tiene porqué restarle méritos.

Es probable que algunos vean a Workflow como un juguete con el que perder la tarde haciendo un par de flujos de trabajo que luego nunca usan, seguramente haya muchas personas que tras los primeros días no hayan vuelto a usar la app, pero para mí, esta app es una herramienta de trabajo. Y uno una cualquiera. Se habla mucho de que uno no puede trabajar en un iPad, pero gracias a Workflow no solo puedo hacer lo mismo que hago en un Mac si no que en muchas ocasiones es más rápido, cómodo y sencillo usar mi iPad e incluso mi iPhone.

Workflow acaba de recibir una de sus actualizaciones más importantes desde que llegase al App Store, lo cual supone, sumado las mejoras que han lanzado en los últimos 9 meses, que el análisis de Workflow que publiqué en su día se ha quedado un poco obsoleto. Por eso creo que ha llegado el momento de volver a sentarme a escribir sobre todas las características, acciones y posibilidades con las que cuenta hoy en día. El equipo detrás de Workflow ha sabido aprovechar muy bien estos 9 meses y aunque todavía no le daría el 10 sí han sabido solucionar la gran mayoría de las carencias que encontré en su día al mismo tiempo que añadían características que no se me habrían ocurrido. Todo con el objetivo de llevar nuestro iPhone e iPad un paso más allá.

Sincronización y copia de seguridad

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Desde su lanzamiento este ha sido el elefante rosa que llenaba la habitación y del que nadie quería hablar. Como le ocurrió a Things en su día, Workflow llegó al mercado con una lista de especificaciones increíble pero obvió algo vital en 2015; la sincronización y copia de seguridad en la nube. Claro que existía una forma de hacer una copia de seguridad de nuestros flujos de trabajo o de importarlos en el resto de nuestros dispositivos, solo que era tan rudimentaria (era necesario compartir una a una todos los flujos de trabajo y guardar dicha URL para después importarlos de nuevo uno a uno) que dejaba a la sincronización manual por Wifi de Things como la innovación del año. Personalmente no tengo tantos workflows como para pasar más de 5 minutos importando o exportando, pero no es para nada agradable perder un flujo de trabajo en el que has invertido gran parte de la tarde por un pequeño despiste.

Aunque lo más curioso es que al final han optado por la misma solución que Cultured Code con Things Cloud, han acabado usando sus propios servidores de sincronización en vez de usar iCloud. A día de hoy no hay ninguna función que justifique usar un servidor propio en vez de la nube de Apple o Dropbox, pero esto les da mucha más libertad para en un futuro integrar características sin restricciones.

Back-end aparte, la nueva sincronización se activa de manera automática cada vez que hacemos algún cambio o lo detecta en el servidor. Al final de la lista de flujos de trabajo aparece la hora de la última sincronización, por lo que no solo no tenemos que preocuparnos si no que podemos comprobar fácilmente si nuestros cambios se han guardado. Por último, y como era de esperar, podemos iniciar sesión usando la extensión de 1Password.

Y aunque con la sincronización en la nube y la opción de compartir flujos de trabajo deberíamos de estar más que cubiertos ante cualquier perdida de datos con la versión 1.3 se ha añadido una nueva acción llamada “Get My Workflows” que nos permite exportar todos ellos en un archivo ZIP.

Nuevas formas de lanzar

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Cuando Workflow llegó al App Store contaba con cuatro formas distintas de lanzar un flujo de trabajo: pulsando "Play" dentro del flujo, creando un acceso directo en el escritorio, desde Launch Center Pro y desde la extensión. Este último no solo fue todo un acierto, si no que se convirtió en el mejor ejemplo de todo lo que había supuesto iOS 8 a los usuarios avanzados. Sin embargo, los otros tres no me acabaron de convencer.

Workflow cuenta con uno de los widgets más avanzados y completos que he probadoNo estaba mal que los programadores ofrecieran distintas formas de lanzar flujos de trabajo, pero el principal problema estaba en lo lento que resultaba lanzar un flujo de trabajo dentro de la app. Deberían de poder lanzarse desde la pantalla principal y no tener que acceder dentro del flujo de trabajo para hacerlo. El poder crear un botón en la pantalla de inicio que lance un flujo de trabajo es un buen añadido, pero bastantes apps tengo ya como para añadir 5 o 6 flujos de trabajo. Y en cuanto a LCP la verdad es que juntaba lo mejor de los dos mundos, pero no es justo obligar a comprar otra app para usar la tuya de forma cómoda. Por suerte la situación ha cambiado en estos meses. Ahora podemos activar flujos de trabajo nada más abrir la app y ahora contamos con un widget que eclipsa a LCP y el resto de alternativas en los flujos de trabajo no pensados para la extensión.

Aunque estaba planeado que el widget estuviese incluido en la primera versión de Workflow, la retirada de Launcher del App Store por parte de Apple hizo que decidiesen retrasarlo hasta que la situación fuese más propicia. Pero comparando el widget que tenemos hoy con el que había en su día solo puedo decir que la espera ha merecido la pena. Y es que los programadores de Workflow han creado uno de los widgets más completos y avanzados que he probado.

Workflow-widget
A primera vista puede parecer que solo sirve como atajo para lanzar flujos de trabajo desde cualquier lugar del sistema (incluso la pantalla de bloqueo), pero solo tenemos que pasar unos pocos minutos con el para darnos cuenta de que no solo lanza workflows si no que los ejecuta en el propio widget, sin abrir siquiera la app. Por supuesto hay flujos que no se pueden ejecutar de forma completa desde el centro de notificaciones, bien por problemas de memoria o por que requieren introducir texto, elegir fotos o la intervención de apps de terceros, pero si nuestro flujo de trabajo carece de estas características no tendremos problema.

Pero lo realmente increíble es que si el flujo de trabajo tiene pequeñas interacciones, como elegir elementos de una lista o introducir un número, se puede ejecutar dentro del widget sin problemas. Y si a esto le sumamos la inmediatez y accesibilidad que supone estar en el centro de notificaciones no solo estamos ante una nueva forma de lanzar flujos de trabajo, si no ante una nueva forma de usar Workflow que abre la puerta a nuevos usos que o bien no eran posibles o no merecían la pena por que tardábamos demasiado en activarlos (como puede ser ajustar el brillo de la pantalla según la hora o la localización).

Workflow_Apple_Watch

Aunque personalmente lo que más me ha sorprendido es la versión para Apple Watch de Workflow. De momento es bastante limitada por culpa de WatchKit y muchas acciones se tienen que ejecutar en el teléfono (suelen estar marcadas con la etiqueta de Handoff), pero con la llegada de WatchOS 2 y las aplicaciones nativas la situación va a cambiar. De momento la única limitación que me ha molestado encontrarme es no poder enviar mensajes o realizar llamadas (ya veréis el porqué más adelante), pero en un par de semanas dejará de ser un problema. Por ahora las cosas que podemos hacer en el reloj son muy parecidas a las que se pueden hacer desde el widget, pero si tenemos en cuenta que los llevamos en la muñeca se abren nuevas posibilidades. Quien sabe si en un par de meses estaré escribiendo sobre “automatización de muñeca”.

Nuevas acciones

Workflow

A las 153 acciones iniciales con las que contaba Workflow (cuando Automator vio la luz en OS X Tiger tenía 120) estos últimos meses se han añadido 94 más hasta rozar las 250. Aunque lo mejor de todas esta nuevas posibilidades es la cabeza con las que lo han ido añadiendo, puesto que la variedad de las acciones es tal que contenta a todos los tipos de usuario. No voy a ponerme a mencionar todas y cada una de las 94 acciones, pero si echamos un ojo al tipo de acciones más extenso que se ha añadido (las que conectan con aplicaciones y servicios de tercero) nos encontramos con servicios de todo tipo, desde los más comunes como Whatsapp, Wunderlist, Tumblr y Telegram hasta otros más geeks como Pinboard, Slack, Imgur o Transmit. Y por en medio tenemos un gran abanico de servicios y apps como Instapaper, Pocket, Overcast, Calendarios, Recordatorios, Fantastical, Todoist o CityMapper. Todo ello sin contar con integraciones que ya estaban como Dropbox o Evernote.

Pero este tiro no solo mejora la integración de Workflow con terceros (que era una de las carencias que encontré en su primera versión) si no que acerca la automatización al día a día de muchos usuarios que no necesariamente buscan trabajar mejor en sus dispositivos. El mejor ejemplo de esto que digo son las acciones que nos permiten crear flujos de trabajo que lean o escriban datos en la app de Salud.

Las acciones de Salud son un claro ejemplo del enfoque de Workflow en el día a díaEn concreto son 4: “Guardar entrenamiento”, “Guardar dato de salud”, “Buscar datos de Salud” y “Obtener detalles de datos de Salud”. Pueden parecer pocos, pero son más que suficientes para crear todo tipo de flujos de trabajo relacionados con la salud. Bien desde la muñeca o desde el centro de notificaciones podemos usar Workflow para consultar rápidamente cómo han estado nuestras pulsaciones en la última semana o añadir una nueva medición de glucosa. Y eso es solo el principio, puesto que si mezclamos estas acciones básicas con el resto las posibilidades son casi infinitas. Utilizando las acciones de obtener y buscar datos de salud podríamos crear un flujo de trabajo que recoja los determinados datos médicos y después los envié en el formato adecuado al médico o un familiar. Puede parecer una tontería, pero si tenemos en cuenta que Workflow simplifica de forma extraordinaria el proceso hasta una persona mayor o poco familiarizada con la tecnología podría ejecutarlo.

Desde Workflow tampoco se han olvidado de los usuarios avanzados y actualización tras actualización han ido añadiendo acciones que abren la puerta a flujos más complejos y sobre todo con un mayor rango de acción. En el caso de las fotos se han añadido acciones para combinar y recortar imágenes. También se han incluido acciones para filtrar archivos, eventos, localizaciones y fotos según los criterios que nosotros decidamos. En el caso del contenido web, ahora podemos capturar el contenido de un artículo así como detalles específicos como el título o el autor. También se ha añadido una opción para expandir URLs así como para generar códigos QR, traducir texto y calcular estadísticas.

Nuevas posibilidades

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Estas son solo alguna de las 94 acciones que se han añadido, pero son una muestra más que suficiente para ver todas las opciones que ofrece Workflow a día de hoy. Unas opciones que se multiplican si tenemos en cuenta que también está disponible en Apple Watch y que se puede lanzar desde más lugares que nunca. Solo necesitamos encontrar una necesidad que queramos cubrir.

En mi caso podría dedicar un artículo entero a todos los flujos de trabajo que he creado y uso a diario o me gustaría crear pero aún no he tenido tiempo, pero para que os hagáis una pequeña idea aquí tenéis unas cuantas necesidades del día a día que cubro con Workflow:

Controlar mi diabetes. Aunque mi medidor de glucosa almacena todos los controles que me hago, desde que mi móvil y mi reloj miden todo lo que me muevo me gusta meter estos datos en el iPhone. La visualización dentro de Salud deja algo que desear, pero para mí es de una grandísima ayuda poder ver la relación entre lo que me muevo y el azúcar que tengo en sangre. No solo me anima a moverme más al estar más saludable y tener que medicarme menos, si no que me ayuda a comprender mejor ciertas situaciones como los bajones o subidones de azúcar. Claro que puedo añadir estos datos desde la propia app de Salud, pero requiere desbloquear el iPhone, buscar la app de salud, ir al panel de Glucosa en sangre, pulsar en añadir, meter todos los datos y darle a aceptar mientras que con Workflow simplemente tengo que abrir el centro de notificaciones, pulsar un botón, meter los datos (sin salir del Widget) y darle a OK. O bueno, puedo ir a mi reloj, ejecutar el flujo de trabajo, meter los datos y darle a aceptar. Y si tenemos en cuenta que la mayoría de controles son antes de las comidas esta inmediatez y facilidad hace que no me de pereza guardarlo.

Avisar a mi novia cuánto voy a tardar en llegar. Quizás este es el workflow más “del día a día” de todos. Una vez activado el flujo de trabajo me localiza y calcula (previa pregunta) cuanto tardo desde donde me encuentro hasta casa de mi novia para después enviárselo por iMessage. De esta forma, y con solo un botón, puedo avisarle de lo que voy a tardar en llegar para que se vaya preparando. Actualmente lo suelo lanzar desde el centro de notificaciones, pero lo ideal sería hacerlo desde la muñeca (sobre todo cuando me muevo en bici). De momento las apps de terceros no pueden enviar mensajes o realizar llamadas desde el reloj, limitaciones de WatchKit, pero con WatchOS 2 la cosa cambiará.

Obtener y preparar imágenes para mis artículos. Estos tres flujos de trabajo se activan desde las extensiones. El primero me permite guardar imágenes de webs que “no se dejan” descargar. El segundo está pensado para lograr los iconos o las capturas de una app que aparecen en su página del App Store (esencial para muchos artículos). El tercero me permite juntar varias capturas de pantalla en una sola imagen. Este último es un claro ejemplo de cómo Workflow me ahorra tiempo, puesto que en vez de juntar a mano las tres capturas en Photoshop o Pixelmator simplemente me tengo que ir a Fotos, elegir 3 capturas y lanzar el flujo de trabajo. Para cuando me quiero dar cuenta tengo el resultado en Dropbox o en el carrete.

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Abrir enlaces de Pinboard o Instapaper en el navegador. Aunque la app de Instapaper es mi lugar preferido para leer y Pushpin funciona a la perfección hay ocasiones en las que prefiero abrir un enlace directamente en Safari o Editorial, bien por que prefiero ver la web original o por que quiero usar un flujo de trabajo sobre ella (como los que he mencionado antes). Hacer esto desde Pushpin es bastante inmediato (salvo que quiera abrirlo en Editorial que lleva más pasos), pero en el caso de Instapaper hay que pasar por varios menús hasta lograrlo. De ahí que hacerlo “a mano” no compense si puedo usar este flujo de trabajo sin salir del propio widget de Workflow en el centro de notificaciones. Una vez accionado me pregunta por la fuente (Instapaper o Pinboard) después me muestra los últimos 5 enlaces que he guardado y cuando elijo uno me da la opción de abrirlo en Editorial o Safari. 4 toques y listo.

Capturar contenido con Evernote. Aunque este es un tema del que ya he hablado, no deja de ser curioso que con Workflow pueda lograr un capturador web al nivel del Web Clipper de Evernote en escritorio y ellos tengan una extensión tan chapucera.

9 meses empujando los límites

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En estos 9 meses Workflow no solo ha demostrado que iOS puede ser igual o más potente que OS X si no que además ha conseguido dos grandes hitos: El primero, es que la propia Apple acepte, promocione y premie una aplicación en el App Store que hace solo un año sería imposible imaginar que fuese a ser aceptada. El segundo es quizás todavía más importante, puesto que Workflow no solo ha conseguido llevar la automatización a las tareas del día a día (como se ve en muchos de los flujos de trabajo que he compartido en este artículo), si no que la ha democratizado haciendo que cualquier persona con un poco de interés pueda crear un Workflow que le facilite el día a día. Pero lo mejor de todo es que esto solo es el principio.

El siguiente gran paso está a la vuelta de la esquina con iOS 9 y watchOS 2La primera versión de Workflow se llevó un 9 en mi análisis, y aunque parecía casi perfecta sus creadores han demostrado actualización tras actualización el potencial que tiene la app. Conforme han ido añadiendo nuevas acciones, han pulido el código y han añadido extras como el widget Workflow ha demostrado que el limite es nuestra imaginación.

Y ese límite no va a parar de expandirse en los próximos meses. En solo unas pocas semanas Workflow volverá a actualizarse con la llegada de iOS 9 y watchOS 2 y no puedo esperar a ver todos los usos y flujos de trabajo que podremos crear cuando funcione en “SplitView” junto con otra app en el iPad o, mejor aún, cuando Workflow funcione de forma nativa en el reloj y apenas dependa del iPhone.

Si aún no habéis comprado Workflow (no sé a qué esperáis) podéis hacerlo en el App Store por 4,99€ (Universal).