Una buena forma de organizar los proyectos y tareas que tenemos que acometer cuando trabajamos en equipo es, sin duda, apoyarnos en alguna herramienta de gestión de tareas y proyectos. Si bien cuando hablamos de gestión de proyectos se tiende a pensar en Microsoft Project y el típico diagrama de Gantt, la verdad es que tenemos a nuestra disposición un buen número opciones con las que organizar a nuestros equipos y, por supuesto, organizar nuestras propias tareas y conseguir mejorar nuestra productividad. Tanto Trello como Asana son dos muy buenas opciones con las que organizar a nuestro equipo y, particularmente en el caso de Asana, además del cliente web contamos con un buen número de recursos adicionales con los que exprimir más este servicio y hacer que nuestro equipo sea mucho más productivo.
Asana es una aplicación muy interesante para gestionar equipos de trabajo y, de hecho, nos permite gestionar tareas y proyectos con hasta un máximo de 15 colaboradores (de manera gratuita) y, además, integra login usando cuentas de Google (lo cual facilita mucho el arranque). El cliente principal de Asana es la web y, de hecho, la aplicación se presenta en un interfaz muy agradable y simple que, en nuestra primera visita, se encuentra salpicado de indicadores de ayuda y un pequeño tour para hacer más sencilla la adaptación al entorno.
Otro detalle a tener en cuenta son los recursos que Asana pone a nuestra disposición para no perder detalle del avance de nuestros proyectos sin necesidad de tener que estar con el interfaz web abierto.
Aplicaciones móviles
Hace algún tiempo, las aplicaciones móviles no eran el punto fuerte de Asana y la aplicación iOS (que fue la primera en estar disponible) no era lo cómoda que uno podría esperar. En este tiempo hay que reconocer que han sabido reaccionar y además de llegar a Android, han mejorado sensiblemente ambos clientes y, por ejemplo, en la aplicación Android recibiremos notificaciones push cuando se produzcan cambios en tareas en las que estamos vinculados y también podremos adjuntar archivos (ideal para trabajar cuando estamos viajando y disponemos solamente de nuestro terminal móvil).
Extensión para Chrome
Si bien Asana es una aplicación web y, por tanto, usamos nuestro navegador para trabajar con ella; no es necesario que tengamos una ventana de navegador abierta siempre para estar al día de lo que sucede en nuestros proyectos. Asana nos ofrece la posibilidad de recibir notificaciones por correo electrónico y también tenemos el push en los clientes móviles pero tenemos una tercera vía para estar en contacto con Asana mediante una extensión para Chrome.
Gracias a esta extensión podremos crear tareas directamente desde el navegador sin necesidad de acceder al cliente web, podremos vincular la url de la web que estamos visitando a una tarea (crear una tarea a partir de la web que estamos visitando) o asignar tareas a algún miembro de nuestro equipo (haciendo distinción entre los distintos espacios de trabajo en los que estemos implicados).
Integración con otros servicios
Otros recursos que Asana pone a nuestra disposición y con los que podemos sacarle aún más partido a este servicio para gestionar tareas son las integraciones con dos servicios de peso de Google: Google Drive y Google Calendar así como otros servicios de calendarios.
Asana nos permite usar los archivos que almacenamos en Google Drive, es decir, que además de vincular a las tareas documentos que tenemos almacenados en local en nuestro equipo también podremos agregar documentos almacenados en la nube de Google y acceder a nuestro espacio de almacenamiento (un detalle muy interesante, sobre todo, para trabajar en movilidad).
Lógicamente, cualquier planificación y lista de tareas debe tener asociado un deadline, es decir, una fecha para finalizar la tarea. Tener una visión rápida de todo lo que tenemos comprometido es algo siempre interesante y gracias al servicio de calendario que ofrece Asana podremos integrar la lista de deadlines en Google Calendar, iCal, Outlook o cualquier otra aplicación que admita calendarios remotos (como la extensión Lightning de Thunderbird).
