Google finalmente ofrecerá soporte para firmas digitales en Google Docs. Es una característica que hacía falta desde hace años en su servicio de documentos en la nube, que finalmente llega y simplificará procesos a millones de usuarios del servicio.
Por medio de firmas digitales será mucho más fácil compartir documentos para ser firmados por una o varias partes sin necesidad de imprimir y posteriormente escanear, como aún sucede en muchos casos en la actualidad. La otra alternativa era usar servicios de terceros, como Dropbox, Echosign, SignWell, Signaturit o similares, con los problemas que eso conlleva.
La otra alternativa, y probablemente la más popular, es emplear Adobe Acrobat, que ofrece una solución local y gratuita para firmas digitales de documentos. Incluso con certificados digitales, que lo hace válido en España.
Aunque Google asegura que más adelante en el año permitirá las firmas digitales en documentos PDF guardados en Drive. Pero no es del todo claro si se podrá firmar utilizando certificados digitales.
De momento la función está en fase beta y disponible para todos los usuarios de Google Workspace, pero solo en cuentas individuales. Para acceder a la beta en cuentas de empresa bajo los planes Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus o Workspace para organizaciones sin fines de lucro, es necesario rellenar un formulario.
Cómo funcionan las firmas digitales de Google Docs y Drive
Google ha publicado capturas de pantalla mostrando el funcionamiento de las firmas digitales directamente desde Docs. Cualquier persona que cree un documento puede incluir un campo donde se pide hacer una firma digital y/o dejar iniciales. Se puede llevar registro de la fecha en que firmó y si todas las partes ya han firmado, o no.
De momento solo se podrá pedir firmas digitales en Google Docs vía correo a usuarios de Gmail. Google asegura en su comunicado que se extenderá a cualquier servicio de correo electrónico "este año, pero más adelante".
Google Docs se ha convertido en uno de los procesadores de texto más populares del mundo
Google Docs es uno de los procesadores de texto más populares del mundo, gracias a que es gratuito, no hace falta instalar software para usarlo, está siempre disponible desde un navegador. También por sus herramientas de colaboración en tiempo real. El servicio en la nube fue lanzado en 2006, cuando la compañía adquirió una empresa llamada Upstartle, responsable de desarrollar una aplicación conocida como Writely.
Writely fue relanzado bajo el nombre de Google Docs y su objetivo principal era permitir a los usuarios crear, editar y colaborar en documentos de manera rápida y sencilla. Esta idea de trabajar en la nube, donde los archivos se almacenan en servidores remotos en lugar de en el disco local de los usuarios, fue innovadora en ese momento y allanó el camino para la colaboración en línea en tiempo real.
La capacidad de colaboración en tiempo real llegó tras la compra de otra startup llamada DocVerse en 2010. De esa forma, varios usuarios podían editar un documento al mismo tiempo, ver los cambios en tiempo real y dejar comentarios sobre el contenido. Esta función ha sido especialmente útil para equipos y proyectos en los que la comunicación en tiempo real es esencial. En 2012, Google adquirió Quickoffice y lanzó Google Sheets (hojas de cálculo) y Google Slides (para hacer presentaciones).
Con el tiempo, Google Docs se ha convertido en una herramienta imprescindible tanto para usuarios individuales como para empresas. La posibilidad de acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, así como la integración con otras aplicaciones de Google, ha hecho que sea una elección popular en el mundo digital.