Si sientes que el tiempo se te va en reuniones y respondiendo correos electrónicos, tenemos algo para decirte: no estás sola, no estás solo. De acuerdo con un análisis realizado recientemente por Microsoft, las personas llegamos a invertir en estas dos actividades el equivalente a dos días laborales a la semana. Y puede ser peor.
El hallazgo es parte del estudio anual de la compañía sobre las tendencias de productividad en el lugar de trabajo. Considera la actividad de millones de trabajadores de todo el mundo que utilizan las aplicaciones de Microsoft 365.
Microsoft, junto con Google, Slack y Zoom, es uno de los mayores proveedores de herramientas de oficina. Todo esto hace que este estudio sea uno de los más grandes y representativos sobre cómo las personas organizamos nuestras jornadas laborales.
Los investigadores descubrieron que los empleados que más usan Microsoft 365 en sus jornadas (el 25% del todos los usuarios) pasan un promedio de 8,8 horas a la semana leyendo y escribiendo correos electrónicos. 7,5 horas de su tiempo se invierte solo en atender reuniones. Puede ser peor porque no se toma en cuenta el tiempo dedicado a la mensajería instantánea, las llamadas telefónicas o charlas improvisadas con compañeros de trabajo.
Luego de las reuniones y correos, ¿qué queda?
El empleado promedio pasó el 57% de su tiempo de oficina para comunicarse con sus compañeros: reuniones, correos, chat, entre otros. El resto del tiempo, el 43%, lo utilizó para crear cosas, como editar hojas de cálculo o escribir presentaciones con PowerPoint.
A la par de este análisis, Microsoft realizó una encuesta a 31 mil personas en 31 países, entre empleados y líderes de equipo. Todos se quejan de que la sobrecarga digital está afectando la innovación y la productividad.
Casi 2 de cada 3 personas (64%) dicen que les cuesta tener el tiempo y la energía para hacer su trabajo. Según el sondeo, es 3,5 veces más probable que estas personas también tengan dificultades con la innovación y el pensamiento estratégico. En el caso de los líderes, casi 2 de cada 3 líderes (60%) ya están sintiendo los efectos y dicen que la falta de innovación o ideas innovadoras en sus equipos les angustia.
"La gente se siente bastante abrumada. Es la sensación de tener dos trabajos: el trabajo para el que fueron contratados y este otro trabajo de comunicación, coordinación y colaboración", dijo Jared Spataro, líder de la investigación de Microsoft, a The Wall Street Journal.
Más fácil comunicarse, más difícil estar al día
Vivimos una paradoja: la gente dice que es más fácil que nunca comunicarse, pero más difícil mantenerse al día. La mayoría (68%) de los encuestados por Microsoft señalaron que, entre la lluvia de correos y reuniones, no tienen suficiente tiempo de concentración ininterrumpido durante la jornada laboral.
¿Cuál es el principal elemento distractor? Sí, de nuevo, las reuniones. La emergencia por el coronavirus terminó, pero las telerreuniones se quedaron. Desde febrero de 2020, las personas participan en 3 veces más reuniones y llamadas de Teams (la aplicación de comunicación de Microsoft 365) por semana. Es un crecimiento de 192%.
Los resultados son un llamado de atención a los gerentes y coordinadores de equipo. La mayoría de los consultados dijo que no está bueno hacer una lluvia de ideas en una reunión virtual (58 %). También que los próximos pasos al final de una reunión suelen no quedar claros (55 %) y que es difícil resumir lo que sucede en el encuentro (56%).
La mayoría, directamente, cree que no deberían realizarse: solo 1 de cada 3 personas (35%) piensa que la extrañarían si no asistiera a la mayoría de sus reuniones.
