Un buen ejercicio que todos deberíamos hacer de vez en cuando es revisar las contraseñas guardadas y comprobar las cuentas de usuario que tenemos abandonadas. Tal vez hayan desaparecido, pero la mayoría suelen estar en hibernación, con los datos todavía disponibles. Lo mismo ocurre con tu cuenta de Google. Tu cuenta de Gmail va guardando mensajes, contactos, inicios de sesión, historiales de navegación y demás información personal. ¿Qué hacer con esos datos e información cuando ya no estés o dejes de usar tu cuenta de Gmail?

Técnicamente, tu cuenta de Gmail o cuenta de Google permanecen activas durante dos años. O dicho de otra forma, 24 meses. Y no es el único que tiene esta política. Microsoft también. Hace años, el periodo de gracia era de solo 9 meses. Cuando la cuenta pasa a estar inactiva, el contenido asociado a esa cuenta es borrado de los servidores de Google. Mensajes, archivos, fotografías, vídeos, contactos… De todas formas, Google te enviará varios mensajes avisándote de ello para que puedas iniciar sesión con tu cuenta y así poner a cero el contador.

Pero hay una manera de acelerar este proceso, o de personalizarlo. En la práctica, puedes configurar tu cuenta de Gmail o cuenta de Google para que se autodestruya al cabo de un tiempo en desuso, es decir, cuando dejes de iniciar sesión con ellas. Así, cuando llegue el momento, todo el contenido de tu cuenta Gmail será borrado de los servidores de Google.

El Administrador de cuentas inactivas

Mensajes de correo, conversaciones privadas, datos de contactos, notas personales… Tu cuenta de Gmail es muy personal porque en ella guardas contenido sensible. Y si tenemos en cuenta que tu cuenta de Gmail es también cuenta de Google, ten en cuenta que esa cuenta guarda información relacionada con Drive, YouTube, Mapas, Android, Chrome y un sinfín de aplicaciones, servicios y herramientas online, móviles y de escritorio.

Gracias al Administrador de cuentas inactivas de Google, presentado en octubre de 2021, podemos decidir cuándo nuestra cuenta de Google o cuenta de Gmail será considerada inactiva y, por tanto, los datos y contenidos asociados serán eliminados de los servidores.

Encontrarás el Administrador de cuentas inactivas en este enlace. Para acceder a él tendrás que iniciar sesión con tu dirección de correo y tu contraseña. Una vez dentro, podemos hacer varias cosas. Pulsando en el botón Iniciar, Google nos preguntará cuándo queremos que nuestra cuenta de Gmail aparezca como inactiva. En el momento de escribir estas líneas, las opciones a elegir son 3 meses, 6 meses, 12 meses y 18 meses. Para que el contador se ponga en marcha, deberás dejar de iniciar sesión con tu cuenta de Google o cuenta de Gmail.

Como dije antes, Google te avisará antes de que esto pase. “Antes de tomar medidas, intentaremos ponernos en contacto contigo varias veces por SMS y correo electrónico”. A continuación de este mensaje, puedes indicar tu número de teléfono móvil y/o tus direcciones de correo electrónico. Si ya están en tu perfil personal, aparecerán ahí.

Compartir los datos de cuenta de Google

De manera opcional, puedes decidir a quién o a quiénes avisar cuando tu cuenta de Google aparezca como inactiva. Hasta un máximo de 10 personas. También podrás decir qué información o datos compartir con esas personas. Esta opción tiene que ver con quienes fallezcan. Así, a modo de testamento digital, podrás decidir si quieres legar parte de tus datos a amigos, familiares y/o conocidos o no dejar rastro por motivos personales. Es más, puedes configurar un mensaje de respuesta automática para responder los mensajes que reciba esa cuenta.

Finalmente, podrás confirmar que quieres que tus datos e información personal se elimine cuando tu cuenta de Google o Gmail se configuren como inactivas. Esto ocurrirá al cabo de unos tres meses si decides compartir tus datos y contenido. Es decir, que una vez inactiva la cuenta, quienes puedan acceder a su contenido dispondrán de tres meses para ello. Después será imposible, ya que la cuenta y archivos asociados serán eliminados.

Como has podido comprobar, configurar tu cuenta de Gmail para que se autodestruya es muy fácil. Lástima que el periodo de tiempo o cuenta atrás sea de varios meses. Con todo, gracias a esta opción, si dejas de usar tu cuenta de Google, podrás olvidarte de ello, ya que la propia Google borrará tu cuenta y su contenido al cabo de unos meses en una franja de tiempo menor que los dos años actuales.