Teletrabajar está a la orden del día. Muchos han descubierto esta modalidad debido a la pandemia. Y aunque no a todos les gusta, a algunos les parece una manera como cualquier otra de desempeñar sus funciones profesionales desde su propia casa. Es más. Nunca hemos tenido tantas ventajas tecnológicas para que el teletrabajo sea posible y cómodo. Para teletrabajar en solitario y para trabajar en equipo.
Precisamente, uno de los impedimentos que algunos ponen al teletrabajo es la supuesta dificultad para trabajar en equipo. Sin embargo, las herramientas de videollamadas como Microsoft Teams, Google Meet o Zoom y otras de chat en directo como Telegram o Slack permiten organizar el trabajo en equipo. Sin importar dónde estés.
Pero estos son solo algunos ejemplos de las muchas soluciones online para teletrabajar en equipo sin problemas de comunicación. Y si no terminan de convencerte, Google nos ofrece algunos consejos para organizar mejor el trabajo en equipo online.
Comunicación simple con una lista de distribución
Google empieza su primer consejo así: “¿Necesitas compartir la misma información con miembros del equipo que se encuentran en otras ubicaciones? Crea una lista de correo electrónico para facilitar la comunicación en tu equipo”.
Si tienes que enviar comunicaciones a varias personas, las listas de distribución enviarán el mensaje a una lista de direcciones seleccionadas. Así no tendrás que ir mandando el mismo mensaje a cada uno por separado.
Organizaos con calendarios de equipo
Además del correo electrónico, los calendarios son una herramienta imprescindible para visualizar las tareas, proyectos y reuniones en un marco temporal. Según Google, “puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo están disponibles”.
Creando varios calendarios, individuales y de grupo, podrás gestionar fácilmente reuniones, proyectos, vacaciones y otros eventos de equipo. Os ayudará a estar mejor organizados y a dejar constancia de esos eventos de cara al futuro.
Espacios de equipo o de proyecto
Comunicación constante. Es importante para trabajar en equipo, tanto físicamente como en la distancia si vas a teletrabajar. Sin comunicación es complicado repartir tareas, compartir recursos e información y, en definitiva, llegar a buen puerto.
En este sentido, además del correo electrónico y del calendario, resulta importante una herramienta de comunicación en tiempo real como un chat. Al principio de este artículo hemos mencionado varios ejemplos. Las soluciones de videollamadas como Zoom, Meet o Teams cuentan también con canales de chat. Y, por descontado, también es posible crear canales y privados en Telegram o Slack.
Un disco compartido
En los tres consejos anteriores hemos combatido los posibles problemas de comunicación, la principal crítica a teletrabajar y, en especial, a trabajar en equipo. Pero más allá de la comunicación, el siguiente elemento a tener en cuenta es el compartir archivos y documentos.
El consejo de Google menciona, obviamente, Google Drive. Su servicio de almacenamiento online. Sin embargo, en la actualidad hay decenas de servicios de este tipo, gratuitos y de pago. Todos ofrecen almacenamiento a distancia y la posibilidad de restringir la compartición de archivos y carpetas a ciertas personas.
También es posible compartir almacenamiento mediante dispositivos NAS o usando una computadora propia a modo de servidor de archivos.
Organización en tiempo real
Google menciona las hojas de cálculo como herramienta para que todos los miembros de un equipo informen del estado de sus tareas o actividades. Lo explica así: “Los miembros del equipo que estén en distintas ubicaciones podrán actualizar directamente en tiempo real el estado de su trabajo y no tendrán que buscar las notificaciones de los demás entre los mensajes de correo electrónico”.
Pero a poco que hayas trabajado en equipo, habrás conocido herramientas más eficientes para informar al resto de tus compañeros en qué estás trabajando en ese momento y qué porcentaje de completado llevas. La más popular es Trello, pero hay muchas más, como Asana, JIRA, Airtable o Basecamp.
Una hoja de cálculo online compartida puede servir para hacer columnas e indicar tareas completadas o en curso. Pero las herramientas antes mencionadas están pensadas específicamente para esto. Y como alternativa más rudimentaria, un calendario online también servirá.
Videollamadas y eventos a distancia
Trabajar en equipo requiere que, de vez en cuando, se realicen reuniones periódicas para poneros al día y para intercambiar información e impresiones sobre proyectos y demás aspectos relacionados con la empresa. Y teletrabajar no es incompatible con las reuniones.
Precisamente. A raíz de la pandemia y del aislamiento impuesto, hemos descubierto decenas de aplicaciones que permiten hablar a distancia por audio y vídeo con dos, cinco, diez o más personas. De ejemplos hay muchos. E incluso Telegram ha incorporado esta función de forma nativa.
Eso sí. Poder hacer videollamadas no implica abusar de ellas. Si precisamente el trabajo presencial tenía un problema endémico extendido era el de la “reunionitis”. Jornadas enteras de reuniones en las que apenas se consigue nada. Y que impide trabajar con normalidad a quienes forman parte de ellas. Las videollamadas mal empleadas pueden robarnos tiempo valioso a pesar de las ventajas de teletrabajar.