Gracias a Google Docs puedes abrir, ver y editar documentos desde tu navegador, conectado a internet. Nada de instalar programas en tu ordenador. Sí, en cambio, en tus dispositivos móviles. Y lo mejor de todo es que es gratis e incluye espacio gratuito para guardar tus documentos y archivos en general.
Con Documentos de Google puedes hacer de todo, sin envidiar a Microsoft Word: listas numeradas, insertar imágenes, crear tablas, configurar márgenes, añadir una marca de agua, insertar un formulario, hacer un índice…
Muchas de las tareas que puedes hacer con Google Docs están a la vista. Otras, en cambio, se dejan ver poco. O puede que no hayas reparado en ellas y te salven el día mejorando tu documento o haciéndolo más profesional. Te proponemos tres ejemplos para que tus Documentos de Google luzcan mejor.
Crear un índice de un documento
Un clásico de la ofimática es el índice. Con él podemos ordenar un documento extenso y saber en qué página está cada contenido. El caso es que toda herramienta ofimática que se precie tiene que poder crear automáticamente un índice para un documento.
El índice automático de Google Docs te ahorrará tiempo y mejorará el aspecto de tus documentos de varias páginas. Además, es muy fácil de crearlo y puedes editarlo si algo no cuadra.
Con el documento abierto, haz clic en el lugar donde quieras insertar el índice. Normalmente suele estar después de la portada, aunque también puedes colocarlo al final del documento. Luego pulsa en Insertar > Índice. Tan solo tendrás que elegir un formato de los que te propone Google Docs. El primero es el índice clásico numerado. El segundo enlaza a los títulos para que te puedas mover más rápido por dentro del documento.
Si no te gusta el resultado, puedes hacer clic derecho encima y pulsar en Eliminar índice. Si haces cualquier cambio en los títulos que forman parte del índice, los cambios se verán en el índice después de que actualices el documento.
Insertar una marca de agua con Google Docs
La marca de agua es una imagen o texto que aparece en medio de una fotografía, vídeo o documento. Su propósito es destacar la autoría de cierta empresa, marca o persona. Así, si alguien difunde ese contenido, aparecerá el autor igualmente.
Oficialmente, Google Docs no tiene una función de marca de agua, pero si lo piensas, la marca de agua no deja de ser una imagen o texto. Y en Documentos de Google puedes insertar imágenes y texto con facilidad.
Desde el menú Insertar vamos a Imagen. Hay varias opciones a elegir, aunque en este caso seguramente tengas una imagen propia, un logotipo que insertar. Una vez añadida la imagen al documento, en Ajuste de texto marcamos la opción Detrás del texto. En Ajustes podrás regular la transparencia para que la imagen no impida leer el texto. En cuanto al tamaño y posición de la imagen, puedes hacerlo a mano o acudir a Posición, dentro de Opciones de imagen. Ahí, por ejemplo, deberías marcar la opción Posición fija en la página.
Si en vez de una imagen prefieres añadir una marca de agua en forma de texto, tendrás que hacer lo mismo. Pero para ello tendrás que acudir a Insertar > Dibujo y luego pulsar en Cuadro de texto. Con esta opción podrás escribir una palabra o frase, darle un tamaño, fuente de letra, color de letra y color de fondo.
Procura que sean colores suaves para no impedir la lectura del texto principal del documento. Ten en cuenta que al insertar un dibujo en el documento original de Google Docs no podrás editar la transparencia. También puedes girar el texto para que se muestre la marca de agua de esquina a esquina, en diagonal.
Una vez has terminado el dibujo, pulsa en Guardar y cerrar y aparecerá en el documento original. Ahí podrás colocarlo donde quieras, cambiar su tamaño y fijarlo con independencia del texto.
Para evitar que alguien elimine la marca de agua, tienes varias opciones. Las más obvias, imprimir el documento o difundirlo en formato PDF. Otra posibilidad consiste en facilitar que los demás vean el documento pero no editarlo.
Hacer un formulario o encuesta
Técnicamente, Google Docs no permite hacer un formulario o encuesta. Pero si abres la lista de herramientas asociadas a Documentos de Google, una de las más recientes se llama precisamente Formularios de Google o Google Forms en inglés.
Con esta herramienta podrás crear en minutos un formulario, encuesta o cualquier tipo de documento con el que quieras preguntar algo a alguien y gestionar las respuestas. Puedes usarlo con tus amigos, familiares, compañeros de trabajo, clientes, compañeros de clase, alumnos…
Al igual que ocurre con Google Docs, puedes empezar de cero o acudir a la ayuda de una de las plantillas disponibles. Así te será más fácil saber todo cuanto puedes hacer. Por ejemplo, tienes diferentes tipos de preguntas para obtener respuestas concretas. Respuesta corta, párrafo, varias opciones…
También puedes poner un límite de tiempo para que quien reciba el formulario responda lo antes posible. Por lo demás, el formulario que crees con esta herramienta admite, además de texto, imágenes y vídeos de YouTube.
