Para detectar un problema hay que analizar la situación que da pie a ese problema. Por ejemplo, para saber si pierdes el tiempo frente al correo electrónico o le dedicas el tiempo adecuado, conviene analizar los mensajes que recibes y los que envías.
Esa es la misión de My WFH in Emails, un servicio gratuito que genera un informe a partir de unos parámetros y te dice si el tiempo que pasas en Gmail está bien aprovechado, en qué momentos del día envías o recibes más mensajes, si trabajas fuera de horas o si tardas demasiado en responder mensajes de correo electrónico.
El propósito de este servicio, desde cualquier navegador web, es descubrir mediante cifras tus hábitos y si eres productivo o no gracias o por culpa del correo electrónico, y más concretamente de Gmail.
Los responsables de My WFH in Emails han creado esta herramienta pensando en las jornadas de trabajo a distancia, el teletrabajo, tan de moda en tiempos de pandemia y que no sienta igual de bien a todo el mundo. Así, con el informe que obtengas te harás una idea, entorno al correo electrónico, de tu nivel de productividad en la oficina o en tu hogar.
Entre otras cosas, el informe que obtendrás te dará algunas pistas para saber si tienes buenos hábitos productivos, si organizas bien tu tiempo de trabajo y tiempo libre o si, por el contrario, el correo eléctrico nos da un aviso sobre cómo pasas tu jornada laboral.
Estadísticas de Gmail
Para su funcionamiento, My WFH in Emails hace uso de la API de Gmail. La elección de Gmail es porque se trata de uno de los servicios de correo electrónico más populares, con permiso de Outlook.
Además, su API facilita la obtención de los datos estadísticos necesarios para generar el informe.
El proceso es simple y rápido. Desde su página oficial pulsamos en Sign in with Google. Así iniciaremos sesión en Gmail empleando nuestra cuenta de Google. El único permiso que solicita My WFH in Emails es acceder a los metadatos de Gmail. Como explica la pantalla que verás, sólo se accede a etiquetas o encabezados, no al contenido de los mensajes.
Gracias a esos metadatos obtendrás un informe en cuestión de segundos a partir de los parámetros que indiques. Primero, la franja de tiempo que quieres analizar (semanas, meses…) y cuál es tu jornada de trabajo, en días y horas.
¿Eres realmente productivo?
Para empezar, obtendrás cifras sobre el flujo de correo electrónico enviado y recibido durante el periodo de tiempo analizado y el resto de tiempo empleado en Gmail. ¿Recibes más o menos mensajes ¿Escribes más o menos correos?
El segundo elemento de análisis es el tiempo de respuesta. Con cifras concretas y gráficas, sabrás el tiempo que tardas en responder los mensajes de tu bandeja de entrada.
Otro gráfico interesante que muestra este informe es el tiempo que dedicas a enviar y recibir mensajes de correo electrónico, durante el periodo analizado y durante el resto del tiempo, dentro de tu jornada laboral y fuera de ella.
Junto a los datos y a los gráficos, recibirás consejos para que mejores tus hábitos frente a Gmail. Desactivar avisos, configurar respuestas automáticas, usar herramientas que calculan el tiempo empleado en distintas tareas, dedicar un momento concreto del día para revisar Gmail, etc.
Puede que My WFH in Emails no tenga todas las claves para salir el primero de la oficina, pero sí te ayudará a tener una visión más clara de si el correo electrónico te ayuda en tu día a día o si te quita tiempo. Además, podrás tomar decisiones para gestionar mejor tu correo, así como el resto de tareas de tu jornada laboral, en casa o en la oficina.
Detrás de My WFH in Emails encontramos Email Meter, un servicio especializado en estadísticas relacionadas con el correo electrónico. Con los datos obtenidos de analizar tus rutinas en Gmail o G Suite, entenderás mejor cómo gestionar tu correo y podrá tomar decisiones, por tu cuenta o en equipo, sobre el tiempo empleado a cada rutina en tu jornada laboral.
El objetivo último, como siempre, ser más productivo. O lo que es lo mismo, lograr más y con menos esfuerzo.