Cuando alguien nos pregunta qué conocimientos tenemos de Office o Word, siempre decimos que nivel medio. Ni demasiado malo ni demasiado bueno. Y es que trabajar todo el día con una misma herramienta no significa que la dominemos. Depende del uso que le demos y de la curiosidad que tengamos escudriñando sus menús y opciones más ocultos.
Hay tareas que parecen sencillas en Word pero que se nos pueden atragantar, como alinear una imagen alrededor de un texto. Otras tareas simples pero que no todos logramos dominar es la de crear índices automáticos que enumeren los títulos o subtítulos de un documento y la de numerar páginas de un documento una vez terminado.
No importa que hayas usado Word durante años. Tal vez nunca hayas tenido que realizar estas dos tareas o puede que no lo hayas hecho correctamente. Veamos cómo hacerlo, paso a paso.
Crear índices en Word
La mayoría de versiones de Microsoft Word, desde 2007 a 2019 en adelante, permiten generar automáticamente un índice de contenido a partir de los títulos y subtítulos que hemos escrito previamente.
Además de diseñar ese índice, podemos insertarlo en una página a modo de índice para todo el documento, como ocurre en revistas, libros y toda clase de publicaciones de cierta envergadura.
La manera más simple de crear un índice o tabla de contenido es insertar una nueva página desde Insertar > Páginas > Página en blanco y luego, en esa página en blanco, desde Referencias > Tabla de contenido elegiremos un estilo de índice.
De esa manera podremos diseñar manualmente nuestro propio índice de contenido con títulos, subtítulos, etc. Y desde Tabla de contenido > Tabla de contenido personalizada es posible configurar el estilo de tabla que mejor se ajuste a nuestras necesidades. Además, es posible activar funciones interesantes como “Mostrar números de página” o “Alinear números de página a la derecha”.
Si preferimos que el índice sea automático y actualice la numeración de página sin nuestra intervención, primero debemos marcar las entradas, que pueden ser un título, una categoría o una sección.
Desde Referencias > Índice seleccionamos el elemento y hacemos clic en Marcar entrada. Desde la ventana emergente podremos personalizar su funcionamiento, como por ejemplo indexar entradas y subentradas, cambiar el formato de los números de página dentro del índice, etc.
Una vez tengamos el índice con sus marcas configuradas, bastará con ir a Referencias > Índice > Insertar índice para que éste aparezca donde tengamos el cursor. Eso sí, antes tendremos ocasión de cambiar la configuración del índice, como por ejemplo que ocupe una o varias columnas, el idioma, alinear números a la derecha, rellenar el espacio con puntos o líneas, etc.
Posteriormente es posible marcar más elementos para añadir al índice. Una vez marcados, deberemos hacer clic en Actualizar índice para que surta efecto.
Numerar páginas en Word
Otra tarea que parece sencilla en Word es la numeración de páginas. Algo tan simple como incluir números en una esquina de cada página para manejar mejor documentos de larga envergadura, en especial si tenemos que imprimirlos.
Puede que años atrás numerar páginas tuviera cierta dificultad y nos obligase a hacerlo manualmente mediante pies de página, pero desde Word 2007 en adelante, es tan fácil como acudir a Insertar > Número de página y elegir ubicación y estilo según queramos ver los números al principio, al final, en los márgenes, etc.
Desde Insertar > Número de página > Formato del número de página es posible cambiar números por letras o números romanos, incluir también el capítulo en el que estamos, seleccionar un separador distinto al que hay por defecto…
Una vez aplicada la numeración, la pestaña cambiará a Diseño de la numeración, de manera que veremos opciones adicionales. Desde Opciones, por ejemplo, es posible iniciar la numeración en otra página con Primera página diferente, muy útil si queremos una portada.
Tras personalizar la numeración, deberemos hacer clic en Cerrar encabezado y pie de página para que la numeración quede bloqueada y podamos seguir editando el documento, a no ser que queramos cambiar en el futuro.
