El día a día está repleto de pequeñas tareas que se intercalan entre sí y nos alteran la agenda. Algunas surgen sin avisar, otras están ahí durante días. Saber en todo momento qué tarea realizar, en qué orden y cuál tiene mayor prioridad es imprescindible para que tu organización del tiempo sea impecable.
Por otra parte, depender de una lista de tareas es imprescindible para no olvidarte de ninguna tarea, cita o reunión y, lo más importante, descargar esa información de tu mente y utilizarla para lo importante, desempeñar tu trabajo diario.
Hay muchas opciones para hacer listas de tareas. Los más veteranos usan libretas, notas adhesivas o incluso pizarras o tablones. Pero la tecnología hace años que ofrece listas de tareas para tu ordenador, móvil o tablet. Es más, una de las primeras aplicaciones digitales, junto con la calculadora y el reloj, fue el bloc de notas.
Hoy nos centraremos en las listas de tareas online, una opción muy práctica en la actualidad, pues estamos constantemente moviéndonos y cambiando de dispositivo, por lo que se hace muy necesario disponer de un lugar virtual común. Además, esos dispositivos están permanentemente conectados a Internet, por lo que la información guardada estará disponible en todos los dispositivos, con la ventaja que esto supone.
De listas de tareas ya hemos hablado en muchas ocasiones. De ahí que me centraré no tanto en las más conocidas (Wunderlist, Todoist, Remember The Milk o Any.Do) sino en otras no tan populares que ofrecen una ventaja o diferencia de peso con respecto a las que he nombrado.
TodoListMe
El lema de TodoListMe es Powerfully Simple, poderosamente simple en inglés. ¿Su particularidad? No necesitas cuenta de usuario. Simplemente crea listas de tareas en tu navegador y ya.
TodoListMe está pensado para ser usado en un sólo equipo, pues no sincroniza los datos con ningún servidor. Sin embargo, es una opción interesante por su diseño. Muestra las tareas a realizar, las ya finalizadas y puedes organizar también quehaceres para mañana o para más adelante, muy práctico para jerarquizar en función del tiempo.
Por otra parte, puedes imprimir la lista de tareas, por lo que puedes usarlo también como generador de listas y así ahorrarte crear una lista en Word u otro editor de texto.
Checkvist
Si la opción anterior te parece excesivamente simple, probemos con algo más complejo. Checkvist es una herramienta muy potente, gratuita y compatible con código, por lo que te permitirá guardar contenido de programación sin problemas con el formato.
Al iniciar una lista de tareas online verás que Checkvist es extremadamente sencillo y adaptable a tus necesidades. Con tan sólo escribir las tareas y presionando Enter cambiarás de línea. Para jerarquizar, basta con usar el tabulador y el tabulador con la tecla Shift. Por otro lado, puedes usar Markdown para dar formato a la lista.
Otra ventaja de Checkvist es que se integra con otras muchas herramientas, como Gmail o tu navegador web, y puedes exportar los datos como texto plano, Markdown u OPML para usar en cualquier programa compatible.
Si además quieres adjuntar archivos e integrar la lista con otras apps como calendarios o copia de seguridad automática, cuentas con una versión de pago de 3,9$ al mes por persona.
TickTick
En el caso de TickTick, contarás con una lista de tareas online que puedes complementar con app para prácticamente cualquier dispositivo: Android, iphone, iPad, Mac, Chrome, Firefox, Android Wear y Apple Watch.
Para usar TickTick necesitas una cuenta, con tu propio correo electrónico o aprovechando tu usuario de Google+, Facebook o Twitter.
Como gestor de tareas, ofrece la simplicidad y minimalismo de otras herramientas más conocidas como Remember The Milk o Todoist. Pero cuenta con opciones adicionales interesantes, como incluir una fecha de finalización de una tarea, añadir una nota, adjuntar un archivo o marcar la prioridad como alta, media o baja con un código de colores.
Por lo demás, permite crear listas separadas y organizar las tareas por Hoy, Próximos 7 días o Inbox, siguiendo las recomendaciones del método GTD de productividad.
Plan
Con el sugerente leitmotiv de “Organiza tu vida”, Plan ofrece un espacio online en blanco donde crear listas de tareas online, así como todo tipo de listas y datos, pues se adapta a prácticamente cualquier tipo de contenido.
Para usar Plan necesitas una cuenta de Google, de manera que esta lista online aprovecha tu información de Calendario y Contactos de Google.
Plan se organiza alrededor del calendario, por lo que la lista de verás corresponde al día en curso. Desde el panel derecho podrás ver las horas del día para ver los eventos o reuniones y desde el panel izquierdo verás tus demás listas.
Un detalle interesante de Plan es su sección Insights donde verás estadísticas de tareas realizadas, reuniones a las que has asistido, tiempo empleado, etc. Se trata de una manera muy práctica para saber si esta semana has sido productivo o no. Además permite ver con quienes te relacionas más en el trabajo por motivos profesionales.
Holly
Gestión de tareas para nerds. Esta es la carta de presentación de Holly, una lista de tareas online con un diseño de línea de comandos, con fondo negro, fuente de letra antigua y un diseño muy sencillo.
Lo bueno de Holly es que toda la información en una sola página, pudiendo ver los atajos disponibles, las listas creadas, etc. Además, puedes buscar por palabra clave y exportar las listas en formato de texto plano o en PDF. Además, Holly permite compartir tu lista mediante enlace secreto.
Como en casos anteriores, las listas admiten fecha de finalización para que se no te pase ninguna reunión.