Las reuniones se han convertido en algo habitual en el día a día del trabajo. Rara es la jornada en la que no tengamos algo planificado y de hecho, en algunas organizaciones asomarse a comienzos de semana a la agenda pone los pelos de punta. Y siendo algo por lo que tenemos que pasar nos guste o no, no queda otra que pertrecharse correctamente para sacar el mejor provecho ¿Cómo? Os cuento mi experiencia personal y las herramientas que utilizo.
La principal máxima que hay que tener clara es que las reuniones son de por sí un recurso caro: se inmoviliza la agenda de todas las personas involucradas y por otro lado, todos sabemos que cuando concluyen el trabajo sobre la mesa se dispara. Es un doble efecto: paralizante (durante la reunión estamos 'secuestrados') y acumulativo (al regresar a nuestra mesa los emails se han multiplicado y parece que todo el mundo se ha puesto de acuerdo para llamarnos por teléfono).
¿Cuáles son las claves para sacar un óptimo rendimiento de las reuniones? Emplear un hardware adecuado (en mi caso un iPad) y una serie de herramientas en la nube que nos ayudarán a trabajar y sobre todo, a no dejar nada en el tintero. Vamos con ellas:
Evernote: ¿Quién no lo conoce? Esta herramienta que se define a sí misma como un cerebro externo nos puede facilitar mucho la vida. En mi caso, es la herramienta sobre la cual trabajo directamente en la reunión para anotar todo lo que se dice. En ella apunto las ideas básicas, pero principalmente aprovecho otras funciones del sistema que me ayudan a contextualizar después la reunión: la posibilidad de tomar fotos y añadir audio. Uno de los problemas de las reuniones reside en dejar cuatro notas que al cabo de una semana pierden fuerza sin el contexto, pero si sacamos una foto de un esquema o un boceto, y también añadimos unos segundos de audio de parte de la reunión recordaremos en segundos el contenido de la misma por mucho que pase el tiempo. Al ser multiplataforma y en la nube, podremos leer o editar en cualquier otro dispositivo de forma sincronizada.
Any.Do: Siempre me ha llamado poderosamente la atención el poco eco que ha tenido esta versátil herramienta. Con ella puedes crear tareas en cuestión de segundos a medida que va transcurriendo la reunión. Olvida de perder el tiempo rellenando campos: con Any.do puedes crear avisos o tareas en cuestión de segundos, y de una manera totalmente intuitiva. Permite geolocalizar las notas y así se pueden establecer avisos por ubicación geográfica, pero sobre todo, además de su sencillez, lo que más me ha cautivado es su interfaz, clara y directa.
Scanner Pro: en realidad, aplicaciones que convierten el smartphone y tablet en un escáner hay muchísimas, así que más que centrarme en esta en concreto, lo haré en su funcionalidad. Como sabes, en una reunión son muchos los documentos que pueden pasar por tus manos, y mi consejo es evitar el papel a toda costa: lo mejor es fotografiarlo con una app de este tipo que depura el contenido, e incluso alguna incorpora funciones OCR (que yo personalmente no suelo usar). La idea es integrar luego esta imagen en la nota de Evernote, aunque como sabes, la propia herramienta de Libin cuenta con una función similar, pero menos potente.
Mind Meister: al igual que sucedía con la función de escáner, no te quedes con la app en concreto, sino con su funcionalidad. Los mapas mentales son unas potentísimas herramientas que ayudan a ver las cosas de una manera más clara. En una reunión se pueden ir anotando los conceptos de forma gráfica en la app, para luego, con lo anotado en Evernote ir atando los cabos. Es sorprendente descubrir el rendimiento que se puede sacar de los mapas mentales y la claridad de ideas que aportan.
Hay multitud de aplicaciones que hacen lo descrito, pero lo fundamental es que cada uno encuentre la que utilice con mayor comodidad. El único requisito real es que sea en la nube y multiplataforma, para poder obtener el máximo rendimiento de las mismas.
