En nuestro trabajo diario procuramos delimitar el tiempo en unidades de medida propias para hacer más digerible los proyectos a los que nos enfrentamos: trimestres, semanas laborales... Por otro lado, intentamos organizar ese trabajo mediante métodos de productividad de lo más variopinto, como GTD o alguna de sus alternativas. Aunque la exigencia es alta, cada vez es más habitual encontrar perlas como IQTELL, que nos ahorran tiempo y nos ayudan a maximizar nuestra producitividad dentro de lo humanamente posible, claro. Otra herramienta realmente útil que he descubierto hace poco es Week Plan, que organiza tu semana laboral y personal siguiendo algunas reglas de gestión de tiempo fáciles de aprender.
Antes de nada, hay que decir que Week Plan se basa en los principios del libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. En este libro de autoayuda, que habla de aspectos profesionales pero también personales, y dejando de lado ciertos aspectos filosóficos, se extraen algunos consejos que pueden serte útiles para organizarte mejor. Pues bien, a partir de este libro y de ciertas reglas de productividad, Week Plan pone a tu disposición una herramienta online accesible tanto desde tu navegador de escritorio como desde tu móvil y tablet.
Week Plan necesita únicamente una cuenta de usuario para funcionar, que puedes crear con tu correo electrónico o aprovechando tus credenciales de Google. Por defecto, el servicio es gratuito, aunque si quieres opciones adicionales, como soporte para automatizar tareas con Zapier, subtareas o copias de seguridad descargables de las tareas, tienes la posibilidad de hacerte con una cuenta de pago.
¿Cómo se organiza Week Plan? Su aspecto minimalista, dominado por el blanco, está dividido en dos áreas: "Plan & Do" y "Reflect". Para cambiar entre una y otra puedes acudir a la barra superior negra. A su vez, "Plan & Do" está dividido en calendario y en lista de tareas.
En "Plan & Do", como indica su nombre, planeas qué tienes que hacer o qué vas a hacer y te pones a ello. En este sentido, dispones de un calendario que organiza tu semana, y las venideras, añadiendo tareas. Éstas, a su vez, también se organizan en función de tu rol, es decir, como empleado, como padre de familia, como amigo, etc. No es lo mismo hacer la compra del mes que presentar el informe trimestral. En tercer lugar, Week Plan hace uso del cuadrante de urgente e importante de Stephen Covey, el autor del libro en que se basa esta herramienta productiva, y que permite jerarquizar tus tareas en función de que sean urgentes (la típica de "lo quiero para ayer") o importante ("el informe es para el jefe de la empresa").
Como complemento al calendario, que permite filtrar las tareas por texto, rol, cuadrante o estado de la tarea, tienes una segunda vista, llamada "Parking lot" para ver las tareas organizadas en temas en vez de en días. La versión gratuita ofrece hasta tres listas distintas, que puedes renombrar cuando quieras.
Una de las cosas que más me han gustado de Week Plan es su apartado "Reflect", dedicado a plasmar por escrito lo que hayas aprendido, qué puedes hacer mejor en el futuro y, en resumen, todo lo bueno que puedas extraer de las tareas realizadas esa semana. Destaco este apartado porque casi todos los sistemas de gestión de tareas lo incluyen pero casi siempre olvidamos ponerlo en práctica. Nos centramos tanto en realizar tareas que olvidamos que para que un sistema de organización funcione tenemos que revisarlo constantemente.
Sobre las tareas creadas en Week Plan, podemos configurarlas al máximo añadiendo lista de tareas, adjuntando archivos relacionados, especificando un intervalo de tiempo y activando un aviso por correo electrónico cuando quede poco para que finalice la fecha de finalización de la tarea.
Independientemente de que hayas leído a Stephen Covey, incluso si te echan para atrás libros de autoayuda de este tipo, Week Plan es una excelente herramienta que consigue hacer suyos principios útiles para organizar tu tiempo de trabajo sin olvidar tu ocio y descanso. Usando diferentes parámetros (calendario, listas, urgencia/importancia y rol), Week Plan organiza tu semana de forma ágil y precisa. Además, una vez terminado el día, o la semana, tienes un espacio de reflexión para vez qué estás haciendo bien y qué necesitas mejorar.