Siempre he pensado que para que una organización se considere "2.0" debe tener un sistema de trabajo basado en la colaboración entre sus miembros. De poco sirve que una empresa tenga un blog, un perfil en Twitter o en Facebook, si, de manera interna, tienen unos procedimientos anclados en el pasado y no son capaces de colaborar entre las distintas áreas o departamentos. ¿Y qué es trabajar de manera colaborativa?, desde mi punto de vista, la consecución de unos objetivos comunes, maximizando resultados, minimizando la pérdida de tiempo y, sobre todo, aportando conocimiento al resto de los integrantes de un equipo de trabajo.
Cuando una empresa adopta este tipo de dinámicas de trabajo desarrollará una serie de procesos o procedimientos internos que regulen el funcionamiento de sus equipos de trabajo, los objetivos de sus proyectos, etc. Normalmente, a estos procesos se les suele dar soporte mediante herramientas en línea que faciliten la interacción entre los miembros de un equipo, su participación y, además, sirvan para realizar el seguimiento de tareas y facilitar el reporte de resultados.
Aunque lo realmente importante es la actitud de la empresa (tanto de los empleados como de la directiva) y su compromiso con este modelo de trabajo, la elección de las herramientas también puede ser determinante, puesto que unas herramientas complejas o costosas (tanto en implantación como en mantenimiento) pueden dar al traste con este tipo de trabajo.
La elección de una herramienta u otra dependerá de muchos factores: la cultura de la organización, los procesos de negocio, los tipos de proyectos y tareas que se llevan a cabo, etc. No obstante, para facilitar un poco la búsqueda, aquí vamos con diez herramientas que me parecen interesantes y con las que podemos empezar a trabajar de manera colaborativa:
Trabajo en línea y gestión de comunidades:
- Es habitual, por ejemplo, en el arranque de un proyecto o cuando estamos definiendo un plan estratégico, realizar lluvias de ideas o, por otro lado, diseñar el funcionamiento de servicios o procesos mediante esquemas o mapas mentales. Con Mindomo podemos realizar mapas mentales con los miembros de nuestro equipo o en solitario, tanto en línea como desde nuestro escritorio (mediante una aplicación realizada para Adobe Air). El servicio tiene una opción gratuita, algo limitada, y versiones empresariales de pago, con unas prestaciones bastante interesantes.
- Com8s es una herramienta colaborativa orientada hacia la formación y la educación, y con la que podremos crear una comunidad virtual de alumnos y docentes (como en Elgg o Moodle) en la que compartir documentos, utilizar videoconferencia entre la red de usuarios, discutir en foros, etc. La versión gratuita ofrece 1 GB de almacenamiento de documentos y 5GB de tráfico mensual, lo cual puede ser suficiente, por ejemplo, para el alumnado de un curso.
- Gobby es un editor de textos colaborativo y multiplataforma con el que podemos escribir textos de manera compartida con varios colaboradores (al estilo Google Docs). Está muy bien, por ejemplo, para escribir código en proyectos colaborativos de software.
Gestión de tareas y proyectos
- Mantis es una estupenda herramienta para realizar el seguimiento de incidencias. Está muy orientado al seguimiento de bugs en el desarrollo de aplicaciones, ya que el equipo que realiza las pruebas funcionales (o el cliente final), cuando encuentra una incidencia, procede a la apertura de un ticket con el problema que ha encontrado (que pasaría al equipo de desarrollo). Con esta herramienta podemos ahorrarnos gran cantidad de correos notificando incidencias, que al final, acaban emborronando todo el proceso de depuración y, además, tendremos toda la información recogida en un único lugar. Los requisitos de la aplicación son muy simples, Apache + PHP + MySQL, por lo que la instalación es de lo más rápido.
- Una gran herramienta para gestionar proyectos y trabajar de manera colaborativa es Basecamp, una completa herramienta que incluye gestión documental, gestión de tareas, foros de debate o notificaciones y avisos por correo. He tenido la ocasión de trabajar con ella y, la verdad, es que funciona muy bien, si bien tiene una pequeña pega: es un servicio de pago. Si tienes presupuesto para contratarla, es una gran opción, si, por el contrario, el dinero es un problema, también hay solución. ProjectPier es la alternativa en software libre a Basecamp. Prácticamente, es un clon de la original desarrollada para un entorno Apache + PHP + MySQL, por lo que no será nada complicada de desplegar.
- Dotproject es otra herramienta para la gestión de proyectos en línea. Esta aplicación responde al modelo clásico de gestión de proyectos, es decir, división de proyectos en subproyectos, asignación de recursos, gestión económica, cálculo del camino crítico o representación de un diagrama de Gantt de las tareas. La herramienta está bien, yo la estuve usando un tiempo (en un proyecto de consultoría) y permite realizar un buen seguimiento de la ejecución del proyecto. Además, al ser una aplicación web, todos los miembros del equipo pueden seguir el avance del proyecto y reportar sus propios avances.
- The Dead Line es otra herramienta orientada a la gestión de tareas o pequeños proyectos. Nos presenta las tareas como una lista (un "to do list") en la que iremos asignando tareas a los miembros de nuestro equipo, simplemente, haciéndoles una mención como si de Twitter se tratase o añadiendo etiquetas de la misma forma que usaríamos un hashtag. Es muy sencilla de manejar y, tras usarla un tiempo, me parece muy recomendable, por ejemplo, para coordinar equipos que trabajen bajo demanda.
- Teambox es otra herramienta para gestionar proyectos con estilo parecido a Basecamp o ProjectPier. Con la versión gratuita podremos gestionar hasta 3 proyectos de manera simultánea, con 50 MB de espacio de almacenamiento para documentos y con la posibilidad de invitar a colaboradores a los proyectos para que puedan participar en él realizando tareas.
Telepresencia:
Como no todo es trabajar parapetado detrás de una herramienta web, de vez en cuando está bien verle la cara al resto de tus compañeros y hablar con ellos a viva voz, por ejemplo, para hacer una presentación o, simplemente, mantener una reunión de seguimiento. Con Skype y su videollamada para grupos podríamos hacerlo, al igual que con Mikogo y VeriShow.
- Con Mikologo podemos montar presentaciones en línea, reuniones o conferencias con hasta 25 participantes de manera gratuita, en las que podremos compartir nuestro escritorio, ceder la palabra (y el control de la reunión) a cualquiera de los participantes, transferir archivos o utilizar una pizarra virtual. Una manera interesante y, sobre todo, barata, de montar reuniones y ahorrarnos desplazamientos.
- VeriShow es otro servicio para realizar conferencias online y compartir pizarras o escritorios, si bien la versión gratuita (y sin soporte) anda algo más recortada que Mikologo, ya que sólo tendremos acceso a 5 horas mensuales de servicio (que puede ser suficiente para pequeñas empresas).
En la red podemos encontrar muchos servicios que nos permitan colaborar con nuestros compañeros de trabajo (independientemente de su ubicación), simplemente hay que encontrar el que mejor encaje dentro de nuestra empresa. ¿Usáis este tipo de herramientas en vuestras empresas? ¿cuáles usáis?
