Actualmente no existe ninguna empresa ni negocio sin una solución de comunicaciones moderna y eficaz. Cualquier otra solución clásica o tradicional es algo que impide su crecimiento y desarrollo. Esto se ha acentuado todavía más tras la pandemia y con el auge del teletrabajo, las oficinas han roto los límites de sus paredes.
Es por ello que muchas compañías se lanzan a la búsqueda de una centralita virtual o PBX que les ofrezca ese “plus” que no tienen ahora mismo o que tanta falta les ha hecho cuando su plantilla se puso a teletrabajar. El problema viene al enfrentarse a un mercado plagado de ofertas de sistemas de telefonía en la nube entre las que elegir. Dar con la adecuada, al mejor precio y con las funciones necesarias no es difícil, si se sabe qué hay que valorar.
¿Por qué es necesaria una centralita virtual?
Quizás es la primera razón para ponerse a valorar propuestas de centralitas virtuales. Ya se han esbozado algunas de sus principales posibilidades y, las principales, tienen que ver con la posibilidad de establecer un sistema de comunicaciones que no sabe ni de limitaciones geográficas o de equipamiento.
Una centralita virtual permite recibir llamadas al número de la empresa desde cualquier lugar y por cualquier persona. Y, además, lo único que se necesita para ello es un dispositivo conectado a Internet (ordenador, móvil o tablet). Lo único imprescindible es una conexión que, a poder ser, sea de fibra óptica para no tener ningún problema, aunque un ADSL sería suficiente.
Por otra parte, son sistemas escalables. ¿Qué necesitamos durante un periodo de tiempo unas decenas más de extensiones? Podemos crearlas y luego, borrarlas. La flexibilidad que ofrece la tecnología “cloud” de las centralitas virtuales es otro de sus señas de identidad porque no sólo podremos usarla desde cualquier sitio, sino también hacer cualquier cambio o configuración sin necesidad de invertir en infraestructuras o hardware local.
¿Qué hay que buscar en una oferta de PBX o telefonía en la nube?
Antes de ponernos a la “caza y captura” de la centralita virtual ideal para nosotros, hay que plantearse qué es lo que necesitamos. En esta planificación hay que establecer si vamos a querer un número virtual o varios, porque queremos dar servicio, por ejemplo, a diferentes geografías, cuántas extensiones vamos a necesitar, si vamos a hacer llamadas o sólo recibirlas, etc. Esto serían las funciones básicas, y casi cualquier proveedor lo va a ofrecer. También es lo que suele – sobre todo los paquetes de llamadas salientes – marcar la diferencia en los precios.
Pero, si queremos sacarle todo el jugo a nuestro sistema de comunicaciones, hay que ir un paso más allá. En ese sentido, lo que debemos exigir con elementos de estadísticas de las llamadas junto con grabaciones de las mismas, transcripciones a texto, o funciones avanzadas de analítica de voz que nos permitan detectar tanto factores de negocio en lo que nos dicen los usuarios como de calidad del servicio en lo que transmiten nuestros agentes.
No podemos olvidar que la centralita virtual tiene un compañero de viaje indispensable, el CRM de gestión de clientes. Por lo tanto, otro factor indispensable es la compatibilidad con cualquier sistema en el mercado. O incluso, que el propio proveedor nos ofrezca una solución ya integrada si es que no tenemos ninguna.
Además, hay un factor que se suele olvidar y que, a la larga, vale su peso en oro: la sencillez y facilidad de uso y configuración. La gestión de la centralita virtual no puede ser un trabajo más. Debe ser algo que aporte y no suponga una preocupación más. No todos los proveedores ofrecen un sistema ágil y sencillo, sin necesidad de agentes que tengan que acompañarnos.
Y las opciones de centralita virtual gratis ¿son recomendables?
Es bastante habitual que una empresa que no tiene aún este tipo de sistemas esté recelosa de pagar – muchas veces asustada por los compromisos de permanencia que suelen acompañar, por ejemplo, las grandes operadoras a estos servicios – y lo primero que teclee en Google sea “centralita virtual gratis”. Tanto para quien no lo ha usado nunca, pero también para el que está pagando y quiere ajustar sus costes es, sin ninguna duda, una gran opción, pero sólo si se elige la adecuada.
Sobre todo, porque no hay por qué renunciar a ninguna de las funcionalidades antes descritas, aunque no hay muchos proveedores de centralita virtual gratuita recomendables. Muchas empresas ofrecen un servicio “gratis” pero lleno de “extras”, limitando las funciones y empujando al cliente a pagar por casi todo si queremos algo mínimamente funcional. En este sentido, de las pocas ofertas recomendables estaría la centralita virtual de Zadarma, que reúne todas las cualidades antes descritas, pudiendo, realmente, montar un sistema de recepción de llamadas profesional y efectivo a coste prácticamente cero – únicamente unos 2 euros al mes por el número virtual que demos de alta -.
Con este proveedor se puede dar de alta una centralita virtual, configurar las extensiones y empezar a recibir llamadas en cuestión de minutos. De hecho, ahora es más fácil que nunca gracias al nuevo editor visual, donde sólo tenemos que arrastrar elementos como los menús de voz, extensiones, locuciones, etc. conectarlos entre sí – como si fuera un diagrama de flujo en un PowerPoint –, configurarlos y ponerlo en marcha en cualquiera de los números virtuales que podemos dar de alta.
Este servicio, también incluye sin pagar nada más las herramientas de estadística y analítica de voz, con elementos como la posibilidad de guardar grabaciones de llamadas, transcribirlas y analizar su contenido, crear informes recurrentes o tener el zCRM instalado y funcionando desde el primer día para la gestión de clientes, ventas, incidencias o leads.
Y si en un futuro, que no será inmediato, necesitamos más, el servicio es escalable. Su versión gratuita es altamente funcional y suficiente para poner en marcha un completo sistema de comunicaciones con hasta 30 extensiones y probar todas sus características, pero si también queremos contar con llamadas salientes se ofrecen con diferentes packs de tarifas hasta un máximo de 36 euros. Aunque, lo bueno es que no solo tenemos minutos, sino que con cada uno de ellos todas las cualidades de nuestra centralita aumentarán exponencialmente: nos aumentará el número de extensiones, el espacio de almacenamiento en la nube para las grabaciones o los números virtuales gratis que incluye, entre otras.
