Los filtros de Gmail son una manera sencilla y práctica de gestionar tus mensajes de correo electrónico. Así, cuando recibas un nuevo mensaje, los filtros harán la acción que haya programado. Puedes eliminar mensajes, moverlos, etiquetarlos… El resultado, una bandeja de entrada limpia y ordenada sin importar que recibas decenas o centenares de correos electrónicos al día.
Y es que procesar tus correos electrónicos a mano puede ser una tarea que requiere tiempo. Tiempo que no te falta y que podrías dedicar a otras tareas. Y si hablamos de trabajo, ese tiempo te servirá para dedicarte a lo importante y no perderlo con el correo electrónico leyendo mensajes innecesarios.
Veamos algunos ejemplos de filtros de Gmail que te ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo procesando tus mensajes automáticamente. Así tu vida será más fácil si el correo electrónico es un eje central de tu productividad o de tu vida personal o profesional.
Guardar recibos y facturas
Creo que prácticamente todos tenemos una carpeta o etiqueta en nuestro cliente de correo electrónico con el nombre de Facturas o Recibos. Resulta inevitable, ya que hoy en día recibimos por correo electrónico los recibos de agua, electricidad, gas natural, telefonía, compras en tiendas online…
Y como ocurre con el papel, guardar tus recibos a buen recaudo te será útil para el futuro. Nunca se sabe cuándo necesitas saber la fecha de una compra, el precio original o recordar el modelo de aquel producto que adquiriste hace unos años.
Puedes usar varios filtros para esta tarea. Uno consiste en etiquetar como Recibos todos los mensajes que vengan de la dirección de correo de tu proveedor. Suele ser una dirección fija. Si esas direcciones suelen ser variadas, prueba con el campo Contiene las palabras al crear el filtro. Esas palabras pueden ser pedido, compra, factura, recibo…
Vaciar la carpeta de spam automáticamente
A la carpeta Spam van a parar todos los mensajes de correo electrónico que Gmail considera no deseados. Suele acertar bastante, ya que la mayoría de mensajes de spam coinciden en ciertas características. El problema es que, con el tiempo, la carpeta se llena y deberías vaciarla.
Gracias a los filtros de Gmail puedes vaciar la carpeta automáticamente. Eso sí, procura revisarla de vez en cuando no vaya a ser que te haya llegado un correo electrónico deseado accidentalmente.
Para crear este filtro, en el campo Contiene las palabras pon is:spam y, tras pulsar en Crear filtro, utiliza la acción Eliminar. Al crear el filtro, Gmail te avisa de las características de usar “is” u otros métodos de búsqueda.
Elimina mensajes que se saltan el filtro antispam
Aunque el filtro antispam de Gmail suele acertar en la mayoría de casos, en ocasiones seguimos recibiendo mensajes de correo electrónico que se saltan ese filtro. No pasa nada. Con los filtros de Gmail los eliminaremos para que no ocupen espacio ni te molesten en la bandeja de entrada.
Tan simple como indicar la dirección de correo electrónico (ejemplo@ejemplo.com) o el dominio de la dirección (*@ejemplo.com) de la que no quieres saber nada en el campo De y, en la lista de acciones, puedes usar directamente Eliminar. Adiós a esos mensajes molestos e indeseados.
Destaca los mensajes de tu jefe o pareja
Si recibes decenas de mensajes a diario es posible que no mires tu bandeja de entrada salvo contadas ocasiones, cuando tienes tiempo suficiente. Pero hay mensajes y mensajes. Es posible que recibas mensajes más importantes que otros. Por ejemplo, los correos electrónicos de tu jefe son prioritarios comparados con los de tus compañeros. O los correos de un cliente importante. O un familiar o tu pareja.
Con un filtro de Gmail indicando la dirección de esa persona importante en De y luego seleccionando la acción Destacar o Marcar siempre como importante, te será más fácil ver primero los mensajes relevantes. Luego ya mirarás el resto de correos electrónicos.
Las newsletters para cuando tengas tiempo
Los boletines o newsletters parecían algo del pasado. Pero en los últimos años se han puesto de moda y son una alternativa interesante para informarte, leer contenido de calidad, etc. Los hay muy completos y te evitarán tener que visitar decenas de páginas o usar otros métodos como los lectores de noticias o los gestores de feeds RSS.
Precisamente, la gracia de los boletines es que puedes leerlos con tranquilidad, no requieren que los consumas rápido o al instante. Por eso, no son tan prioritarios como otros mensajes de correo electrónico. Así pues, ¿por qué no mover esos correos electrónicos a una etiqueta que consultaremos cuando dispongamos de un momento de descanso?
Primero creamos una etiqueta del tipo Boletines, Lecturas o Newsletters. Luego creamos el filtro de Gmail indicando en el campo Contiene las palabras conceptos habituales en un boletín: “darte de baja”, “suscribirte”, “unsubscribe”, etc. Si las direcciones de correo electrónico son siempre las mismas, puedes crear una lista e incluirla en el campo De al crear el filtro. Finalmente, como acción elegimos Aplicar la etiqueta y elegimos la que hemos creado al principio.
Una etiqueta para cada cuenta de correo
Una característica de Gmail muy útil es la que permite recibir mensajes de varias cuentas de correo. Es decir, que puedes usar Gmail para gestionar el correo electrónico de dos o más cuentas de Gmail. Y también de Yahoo!, Outlook, iCloud y un largo etcétera. Así no tendrás que iniciar sesión constantemente. Una única bandeja de entrada para todas tus cuentas.
Normalmente, al importar mensajes de otras cuentas, automáticamente Gmail les asigna una etiqueta o te ofrece la posibilidad de hacerlo. En cualquier caso, puedes crear filtros de Gmail para que esos mensajes, no sólo aparezcan etiquetados en la bandeja de entrada, también aparezcan bajo las etiqueta que harán de bandejas de entrada alternativas.
Primero, en el campo Para indicas la dirección de correo electrónico que gestionas. Un filtro para cada dirección. Luego, en las acciones, eliges Saltar Recibidos (Archivarlo) para no ver esos mensajes en tu bandeja de entrada principal. Finalmente, Aplicar la etiqueta y eliges la etiqueta que hará de bandeja para esa dirección concreta.
El resultado, tener la carpeta Recibidos para tu cuenta principal y las etiquetas correspondientes para el resto de cuentas de correo electrónico. Todo en orden.