Desde el nacimiento de Gmail, una de sus virtudes era que podías almacenar mensajes de correo electrónico prácticamente sin límites. El espacio de almacenamiento que ofrecía no tenía rival. Otro elemento diferenciador era su buscador integrado. Si Google encontraba todo en la web, el buscador de Gmail, también de Google, encontraba cualquier correo electrónico que tuvieras en tu cuenta, sin importar en qué carpeta estaba. Pero eso no quita que queramos mantener organizado nuestro correo electrónico. Y para eso están los filtros de Gmail.
Básicamente, los filtros de Gmail “te permiten asignar una etiqueta a tus mensajes, archivarlos, eliminarlos, destacarlos o reenviarlos de forma automática”. Vamos, que automatizan cualquier tarea que hagas tú normalmente con tus mensajes de correo electrónico. Te evitan tener que hacerlo tú a mano, uno por uno. Ideal para clasificar correos por lotes, eliminar correo basura y, en definitiva, mantener tu bandeja de entrada ordenada y al mínimo.
Crear filtros de Gmail
Para empezar a crear tus propios filtros de Gmail tendrás que ir al buscador o cuadro de búsqueda del propio Gmail. Eso sí, en su versión online. Por el momento, las aplicaciones móviles no ofrecen filtros de este tipo. Para ayudarte, puedes pulsar en el icono de la derecha Mostrar opciones de búsqueda. Ahí verás todas las posibilidades al buscar un mensaje de correo electrónico.
Puedes buscar por emisor, destinatario, asunto, contenido del mensaje, tamaño del mismo, fecha de recepción y/o si contiene archivos adjuntos. Al final de ese cuadro de búsqueda, verás la opción Crear filtro.
Otra manera de crear un filtro consiste en usar un mensaje a modo de ejemplo. Es decir, abres un mensaje recibido, abres el menú Más y eliges la opción Filtrar mensajes similares. Deberás acotar el filtro para que no acabe filtrando demasiados mensajes.
Los filtros afectan a todos los mensajes que tengas en tu cuenta de Gmail. Salvo si creas un filtro para reenviar mensajes. Ese filtro afectará solo a los mensajes nuevos. Al configurar el filtro, puedes indicar que se aplique también a las conversaciones que cumplan los criterios.
¿Qué pueden hacer los filtros por ti?
Con los filtros de Gmail puedes hacer muchas cosas si recibes una gran cantidad de mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, puedes agrupar o etiquetar los mensajes que incluyan archivos adjuntos. O clasificar aquellos que sean notificaciones de redes sociales. Otra opción consiste en marcar mensajes que tienen que ver con listas de correo o en los que aparecemos en copia pero no somos el único destinatario o el destinatario principal.
En concreto, estas son las acciones que puede hacer un filtro de Gmail cuando se cumplan las reglas que has configurado previamente.
- Archivar los mensajes
- Marcar como leído
- Destacar los mensajes
- Etiquetar mensajes
- Reenviar y/o eliminar
- Marcar, o no, como importante
Como decía al principio, con los filtros puedes hacer lo mismo que permite Gmail de manera manual. Pero con la ventaja de ejecutar estas tareas de manera automática y sobre un grupo de mensajes de una sola vez. Rápido y efectivo.
Cambiar los filtros de Gmail
Una vez has creado filtros de Gmail, puedes editarlos y cambiar sus reglas cuando quieras. Basta con ir a Configuración > Ver todos los ajustes > Filtros y direcciones bloqueadas. Allí verás la lista de filtros que has creado. Pulsando en Editar o Eliminar podrás cambiarlo o borrarlo.
Cuando hayas editado un filtro, deberás pulsar en Continuar > Actualizar filtro para hacer efectivos los cambios. Así se aplicarán de nuevo con las nuevas reglas que has configurado.
Otra posibilidad que ofrece Gmail es la de exportar o importar los filtros. Aunque son fáciles de crear y son muy simples, si tienes una colección de filtros y quieres compartirla con otras cuentas de Gmail, puedes hacerlo cómodamente.
Desde Configuración > Ver todos los ajustes > Filtros y direcciones bloqueadas, marcamos los filtros que queramos exportar y pulsamos en Exportar. Obtendrás un archivo en formato XML que puedes editar a mano con un editor de texto.
Para importar ese archivo tendrás que ir a Configuración > Ver todos los ajustes > Filtros y direcciones bloqueadas y en Importar filtros, elegir el archivo en cuestión, abrirlo y luego pulsar en Crear filtros. No tiene más.
Con los filtros de Gmail mantendrás a raya tus mensajes de correo electrónico. No importa cuántos recibas, acabarán en su sitio sin que tengas que poner orden tú mismo.
