Uno de los motivos por los que Google Drive tiene tantos usuarios es que ofrece hasta 15 GB de almacenamiento online de manera gratuita. La competencia suele quedarse en los 5 GB, y si quieres ir más allá tienes que pasar por caja y pagar una suscripción.

Con Gmail ocurre lo mismo. Tienes espacio prácticamente ilimitado para organizar tus correos electrónicos. Además, su filtro antispam se encarga de procesar por ti los mensajes no deseados. Eso sin contar con que puedes usarlo en cualquier computadora o dispositivo móvil desde tu navegador o desde su app oficial.

Pero todo se acaba, y esos 15 GB gratis que nos brinda Google acaban por agotarse. En ese momento, aparece un mensaje que viene a decir algo así como “El espacio de almacenamiento está casi lleno”. A continuación indica el porcentaje de espacio ocupado y nos advierte: “Pronto no podrás subir archivos nuevos a Drive ni enviar ni recibir correos electrónicos en Gmail”.

La solución obvia que nos da Google es que compremos más espacio. Es una opción a tener en cuenta, y los precios son competitivos. Pero no estás obligado. ¿Por qué no revisar ese espacio de almacenamiento y ver de qué podemos prescindir?

Encontrando a los culpables

Siempre que hago limpieza digital procuro empezar por lo más grande. Es decir, por aquellos archivos que más espacio ocupan, archivos grandes que puede que merezcan otro lugar. En mi caso personal, suelo ver el mensaje de espacio casi lleno porque uso Google Drive como espacio temporal donde guardar películas y series que luego reproduciré en mi televisor a través de mi Fire TV. Pero tras ver ese contenido, lo elimino para subir más o lo traslado a un disco externo.

El contenido audiovisual es el que más suele ocupar espacio. Hablo de vídeos, propios como vídeos caseros o proyectos personales o profesionales, así como contenido ajeno como películas, series o documentales. Si acaparas espacio en Google Drive para temas profesionales, tal vez deberías plantearte por una cuenta de pago.

Si el contenido pesado que guardas en Google Drive apenas lo has vuelto a mirar en el último mes, tal vez prefieras guardarlo en tu PC o Mac. O mejor, en un disco externo o tarjeta microSD. En ambos casos, los precios han bajado mucho y puedes tener espacio inabarcable por un módico precio.

Para ayudarte a localizar ese contenido pesado, Google Drive muestra el tamaño de los archivos. Lástima que no podamos ordenarlos de más a menos pesados. Tampoco indica el tamaño de las carpetas.

En resumen, Google Drive solo deberías usarlo para contenido al que necesitas acceder, frecuentemente o no, desde distintos dispositivos. Como almacén para archivos que no vas a ver más, puede ser útil durante un tiempo. Hasta que te quedas sin espacio.

Respecto a fotografías y vídeos personales, ten en cuenta que Google tiene una alternativa gratuita que da espacio ilimitado. Google Fotos es una buena alternativa para vaciar el espacio de Google Drive de fotos y vídeos, el contenido que suele ocupar más.

Volviendo a Google Drive, otro lugar al que deberíamos mirar es la Papelera. Parece una tontería, pero la Papelera de Google Drive no se vacía cada día. Esto significa que si sueles subir y borrar contenido de gran tamaño, se irá acumulando en la Papelera, ocupando espacio.

Divide el espacio y vencerás

Otra posibilidad consiste en crear varias cuentas de Google Drive. Tan simple como crear una cuenta de Google. Rellenando un formulario obtendrás una cuenta nueva de Gmail y otros servicios como Google Drive. ¿Y para qué podrías querer dos o más cuentas de Google Drive? Para organizar los archivos que subes ahí. En vez de tenerlos todos en un mismo espacio de Google Drive, si te quedas sin espacio prueba a separarlos. En vez de usar carpetas, utiliza las distintas cuentas. Además, con cada cuenta obtendrás 15 GB más.

Si eres usuario de Android, por ejemplo, puedes configurar dos o más cuentas de Google. Así, puedes usar una cuenta para hacer copia de seguridad de Android y de tus otras aplicaciones, como WhatsApp. Y tu segunda o tercera cuenta, las puedes dedicar a documentos, archivos varios y/o fotos, vídeos o música. Cada tipo de contenido en su propio Google Drive.

En busca de la bandeja vacía

Con lo explicado antes ya deberías tener más espacio disponible en Google Drive. Ahora toca ir a por Gmail, que también depende del espacio libre en Drive.

En principio, por muchos mensajes de correo electrónico que recibas, difícilmente agotarás los 15 GB gratuitos. Si es así, es muy probable que los culpables sean los archivos adjuntos. De ahí que convenga buscar los mensajes más pesados y decidir qué vas a hacer con ellos.

Si necesitas ese archivo con frecuencia, será más cómodo si lo tienes en Google Drive. Y si lo guardas por si acaso, tal vez deberías dedicarle una cuenta adicional de Google Drive y/o emplear almacenamiento físico como un disco externo.

Para buscar en Gmail mensajes con archivos adjuntos, prueba a poner en el buscador integrado has:attachment. También puedes pulsar en el desplegable del buscador y marcar la opción Contiene mensajes adjuntos. Precisamente, en ese desplegable puedes filtrar mensajes por tamaño.

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