Además de tener en cuenta el contenido de un documento de Office, debemos vigilar su presentación y formato, así como la manera en que lo vamos a compartir. Pero otro aspecto que en ocasiones olvidamos es la seguridad. ¿Cómo evitar que un documento Office sea visto por quien no debería? ¿Cómo complicarle las cosas a quienes quieren acceder al contenido de tus documentos?
En el pasado vimos que un detalle que olvidamos antes de compartir documentos Office como Word, Excel, PowerPoint u otros, es que estos documentos integran información oculta, los llamados metadatos. En el artículo Si compartes documentos de Office, no olvides borrar tus datos personales de los metadatos te explicamos cómo eliminarlos para evitar que esa información oculta sea visible en caso que compartas un documento en internet o con un público extenso y/o desconocido.
Hoy vamos a ir un poco más allá para evitar que un documento sea abierto por quien no tiene permiso para ello. Y para ello, Microsoft nos ofrece diferentes soluciones. Veámoslas una por una.
Añadir una contraseña
Uno de los métodos de seguridad más antiguos es el uso de contraseña. Desde hace años, Microsoft Office permite introducir una contraseña que bloquee el acceso a un documento de Word, Excel o PowerPoint si no conoces esa clave secreta.
El proceso es tan simple como abrir dicho documento y luego ir a Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Indicamos una clave secreta y la volvemos a indicar de nuevo. Ahora sólo tenemos que guardar el documento y listo.
De ahora en adelante, sólo será visible dicho documento de Office si escribimos la contraseña. En la versión para macOS, encontraremos esta opción en Revisar > Proteger documento.
Cambiar los permisos de acceso
Si compartes documentos Office a través de OneDrive, Microsoft te recomienda aprovechar las opciones de acceso, disponibles también en servicios similares como Google Drive o Dropbox.
Cuando accedemos a nuestro espacio OneDrive, en la lista de documentos seleccionamos el que queremos restringir y luego pulsamos en el icono de Información. Entre las opciones disponibles veremos el enlace Administrar el acceso.
Además, pulsando en el icono Agregar contactos puedes invitar a otras personas para que puedan leer el documento y/o editarlo. Por seguridad, es posible indicar una contraseña de acceso y una fecha de expiración de la invitación.
Recuperar tus archivos perdidos
Siguiendo con OneDrive, una de sus muchas cualidades es la posibilidad de recuperar un documento hospedado en los servidores de Microsoft pero que hemos perdido en nuestra computadora o smartphone. En concreto, además de poder descargar cualquier documento de OneDrive, es posible recuperar documentos que hemos eliminado de OneDrive con un margen de 30 días.
Si hemos borrado los documentos Office de manera consciente, seguramente estén en la Papelera de reciclaje de OneDrive. Seleccionamos el archivo o archivos y luego pulsamos en Restaurar.
Si hemos reescrito un documento Office y queremos recuperar una versión anterior, podemos emplear la opción Historial de versiones.
Finalmente, la opción más drástica es la que encontraremos en Configuración en la esquina superior derecha y luego en Opciones > Restaurar tu OneDrive. Disponible en exclusiva para usuarios de Office 365, permite restaurar todo el contenido con un margen de hasta 30 días.