Los documentos Office, ya sea Word, Excel o PowerPoint, incluyen cierta información dentro del documento que no son visibles a simple vista pero que resultan muy prácticos, tanto por parte de Office como para nosotros mismos.
Entre esos datos podemos encontrar las fechas de creación y modificación del documento, el nombre de su autor… Pero hay mucho más. Cuando editamos un documento hay elementos que se pueden añadir más allá de un texto, una hoja de cálculo o una presentación, como anotaciones, comentarios, documentos asociados, versiones previas y demás contenido, visible u oculto.
No siempre somos consciente de toda esa información, y es posible que si compartimos documentos Office olvidemos que en su momento incluimos un comentario interno que nadie más debería ver o, simplemente, no queremos que nadie sepa cuándo creamos ese documento.
Desde Office 2010 en adelante, Microsoft incluye en su suite ofimática una herramienta llamada Inspector de documento que nos ayuda a localizar toda esa información y datos personales generados por la propia herramienta Word, Excel o PowerPoint o que nosotros mismos introdujimos en su momento pero que no logramos recordar. Con esta herramienta podremos eliminar esa información adicional rápidamente y evitar sustos o malentendidos.
Inspeccionar y eliminar
Tal y como indica Microsoft en su página de soporte para Office, entre la información o datos personales que deberíamos vigilar, podemos encontrarnos con datos ocultos o información personal que es posible que no deseemos compartir”, “los datos Excel que se agregan a un libro al colaborar con otras personas” o “datos ocultos o información personal que pueden estar en la presentación o en sus metadatos”.
Pues bien. Si queremos compartir un documento Office pero limpiarlo previamente de metadatos, lo primero que haremos es crear una copia. Así mantendremos la información personal en el documento original, que por otra parte nos es útil, pero la limpiaremos en la copia creada.
Abrimos la copia del documento y vamos a Archivo > Información. Hacemos clic en Comprobar si hay problemas y se abrirá un desplegable. Elegimos Inspeccionar documento y se abrirá una nueva ventana con todas las opciones disponibles.
En esa nueva ventana podemos dejar marcadas todas las opciones o desmarcar aquellas que queremos mantener. La lista incluye todo el contenido susceptible de ser eliminado, como comentarios, marcas de revisión, versiones, anotaciones, propiedades del documento, información personal asociada a nuestra licencia de Office o a nuestra cuenta de Microsoft, texto oculto, datos XML y un largo etcétera.
Una vez hemos marcado y desmarcado lo que nos interesa de esa ventana, hacemos clic en Inspeccionar para que Office busque ese contenido en el documento que tenemos abierto. Al finalizar obtendremos los resultados de búsqueda. Si todo está bien, pulsamos en Quitar todo en cada elemento a eliminar. Finalmente hacemos clic en Finalizar o en Volver a inspeccionar si queremos cerciorarnos de que ya no quedan más datos personales. Al finalizar, ya tendremos un documento de Office limpio de datos personales para compartir sin problemas.
