La productividad es el noble arte de hacer el máximo de trabajo posible en el menor tiempo disponible, a poder ser con el mínimo de recursos a tu alcance. Obviamente, en esta afirmación que parece tan fácil de aplicar hay muchos elementos a tener en cuenta, como qué clase de trabajo haces, si dependes de otras personas o variables para poder desempeñar tus tareas o si en tu camino hacia la productividad te encuentras con ladrones de tiempo o impedimentos varios.
El caso es que para ser productivo no necesitas vaciar la sección de libros de autoayuda dedicados a la productividad, ni aplicar métodos exóticos como Pomodo o Getting Things Done. Simplemente una buena herramienta en tu computadora, smartphone o tablet y ponernos en marcha.
No hace mucho vimos una selección de aplicaciones para medir el tiempo que empleamos en nuestro día a día laboral. Ahora toca aprovechar los conocimientos de productividad disponibles y que han sido integrados en las siguientes herramientas para ponérnoslo un poco más fácil.
ToDoist
Seguramente has oido hablar de ella o incluso la has usado o la estás usando ahora mismo. ToDoist es una lista de tareas con mayúsculas, con todas las mejoras y posibilidades que ofrece una herramienta disponible en todas las plataformas que puedas imaginar: PC (Windows y Linux), Mac, iPhone, iPad, Android, Chrome, Safari, Firefox, Apple Watch, Wear OS… Incluso puedes integrarlo en Gmail y Outook.
ToDoist combina la simplicidad de la lista de tareas de toda la vida con un cúmulo de opciones adicionales que te permitirá capturar cualquier cosa que debas hacer más tarde, programar recordatorios y avisos, organizar esas tareas en proyectos o categorías, destacar lo más relevante… Y al final de la semana, ver qué tal ha ido y si has sido productivo o deberías afinar un poco más la puntería.
Por si todo esto fuera poco, ToDoist se lleva bien con aplicaciones de otros, como el Calendario de Google, Dropbox, Drive, Mapas, Alexa, IFTTT, Alexa, Workflow y muchas más.
Trello
Junto a ToDoist no puede faltar Trello, un tablero donde organizar nuestro trabajo y el de nuestro equipo. O para simplificar, una lista de tareas para grupos de trabajo.
Mediante tableros, listas y tarjetas seremos capaces de unificar todo el flujo de trabajo. Además, cuenta con filtros para facilitar el visionado de nuestras tareas y las de determinada persona o proyecto, etiquetas, vista en forma de calendario y, para ponerlo más fácil, las tarjetas admiten todo tipo de contenido: texto, listas, archivos adjuntos, imágenes, enlaces…
Por lo demás, Trello está disponible para trabajar con ella desde cualquier dispositivo, vía web o desde sus aplicaciones oficiales. Y como en el caso de ToDoist, se lleva bien con otras aplicaciones como Dropbox, Google Drive, Slack, etc.
Slack
Además de una lista de tareas y de un tablero necesitamos algo con lo que comunicarnos en tiempo real. Aquí destaca Slack, una app con la mantener conversaciones de texto, voz o vídeo, intercambiar enlaces y archivos y, en general, que el flujo de comunicación sea constante y fluido, ya sea en conversaciones privadas o en canales.
Para no perder nada, podemos destacar mensajes, guardarlos y exportarlos o buscarlos desde el buscador integrado de Slack. Y como no podía ser de otra manera, se nutre de otras aplicaciones para mejorar sus funciones e incluir otras nuevas.
En resumen, desde Slack podremos centralizar la comunicación de nuestro equipo de trabajo y exportar cualquier tarea o información relevante a las demás herramientas que utilices, como Gmail, Calendario, Asana, Zoom, Drive, GoToMeeting o OneDrive.
Calendar
Lista de tareas, tablero virtual, mensajería instantánea. ¿Qué nos falta? Un buen calendario donde organizar el trabajo en función del tiempo disponible. Aquí destacamos Calendar, con un estilo similar al Calendario de Google pero repleto de sorpresas.
Como todo calendario, ofrece varias vistas para ver mejor las tareas pendientes o completadas, cuenta con notificaciones y avisos, permite conectar calendarios de Gmail, Outlook y Apple, gestionar varios calendarios a la vez e incluso tiene función de transcripción para poner por escrito lo que se hable en una reunión.
Y para que todo vaya con buen pie, Calendar tiene una sección donde veremos estadísticas del trabajo realizado y así saber qué tal ha ido la semana o el mes, si hemos tenido demasiadas reuniones o si el flujo de tareas es excesivo.
To-Do
Cerramos esta selección de apps must have de productividad con To-Do, la solución de Microsoft más completa basada en la antigua Wunderlist y que cada vez cuenta con más adeptos.
Como su nombre indica, To-Do es una lista de tareas disponible en la web y en forma de app para Windows, iPhone y Android. Puedes usarla por separado o integrarla con Outlook y/o con Office 365.
Por lo demás, permite crear listas de tareas, compartirlas y/o exportarlas, organizar las tareas, configurar recordatorios, personalizar las listas con temas de colores, adjuntar archivos en las tareas, etc.