Si estás familiarizado con Evernote, sabrás que es un servicio web y aplicación que te permite guardar y organizar notas de texto, PDFs, notas de voz, imágenes, etc. Pero estoy seguro de que, como a mí me pasó, no sabes por dónde empezar. Todo el mundo habla de Evernote, todo el mundo lo usa, todo el mundo lo adora, todo el mundo es superproductivo... pero yo no le sacaba partido, acababa usándolo esporádicamente. Hasta que di el paso y comencé a dominarlo.
A más información tengas guardada, más fantástico e irremplazable te parecerá Evernote
En el artículo hablo de mi experiencia personal y de cómo lo uso. Creo que los artículos con ejemplos y experiencias son más didácticos y e inspiradores que el típico tutorial con las cuatro cosas básicas y lo maravilloso que es para guardar equis cosa. Uso Evernote para guardar información, es mi librería personal, no es mi aplicación de GTD, ni mi lista de tareas ni nada por el estilo; no obstante, hay muchas personas que usan Evernote para todo, incluso para sus listas de tareas. Yo para eso uso Omnifocus, creo que Evernote no está diseñado para GTD y donde brilla es como aplicación que te sirva de referencia para tus actividades.
Captura todo, libreta Inbox
Este es el principal fallo que cometí en las repetidas ocasiones que intenté usar Evernote, no capturar todo lo que podría necesitar (o no) en mi vida. Evernote es maravilloso cuando tienes todo lo que necesitas a dos clicks dónde, cuándo y cómo quieras, no sirve de nada sin información. El gran error que cometía era pensar que mi joven cerebro se acordaría de todo, inmune al paso de las horas, días y semanas.
Apunta las cosas para liberar tu mente, no para crearte una nueva tarea
No es así, no soy una máquina, tampoco lo eres tú. La cabeza es mejor usarla para ser creativos, para crear, para producir, para resolver problemas, no para recordar cosas que puedes apuntar. Antes de nada, olvídate de los Notebook, de los Tag etc. Instala Evernote en todos tus dispositivos (está disponible en casi todas las plataformas del mercado) y crea una libreta por defecto.
Yo la llamo Inbox.
Ahí irán todas las fotos, todos los PDFs, todos los emails y todas las notas que vaya enviando a Evernote a lo largo del día. Es la información que tendrás que procesar cuando tengas tiempo no pierdas el tiempo intentando pensar libreta, tag, título de la nota... por Dios, apuntamos las cosas para olvidarlas de nuestra cabeza, para perder sólo unos segundos, no distraernos y seguir trabajando, disfrutando de nuestro viaje o de cualquier actividad que estemos realizando.
Cómo capturo contenido en mi Evernote
Estoy haciendo hincapié en cómo capturo información en mi Evernote, creo que es lo más importante. Suelo capturar de estas 4 formas:
* Drafts: una de mis aplicaciones favoritas. Cualquier idea, información, serie que me piden ver, algo que tengo que hacer, citas de algún libro que estoy leyendo... todo lo escribo rápidamente en Drafts y me olvido de ello. Luego proceso esa lista de notas, derivándolas entre tareas (van a Omnifocus) e información que podré necesitar más adelante a modo de referencia (Evernote). Más información en su blog.
* Forward de email a mi dirección de email de Evernote: lo uso muy a menudo ya que en el email archivo todo y no tengo ni carpetas, ni filtros, ni etiquetas... nada. Solo un inbox y un archivo. Si el email lo puedo contestar en menos de 2 minutos lo hago, si no lo guardo en Evernote u Omnifocus. Puedes generar tu propia dirección de correo de Evernote para que cuando hagas forward de un email su asunto y cuerpo sean una nota con su título e información correspondiente. El email no es ni mi gestor de tareas ni mi sistema de referencia digital. En su blog explican cómo hacerlo a la perfección.
* Web Clipper: complemento ideal cuando estoy en el Mac (sirve para casi cualquiera navegador). Sirve para capturar una página web, o parte de ella. Es ideal para guardar tutoriales, información de referencia, manuales PDF, etc. Puedes elegir desde aquí en qué libreta meter la nueva nota, pero yo siempre lo hago en el Inbox. Me gusta procesar con detenimiento la información. Descárgalo.
* Atajo de teclado global en OS X: Evernote como aplicación de escritorio te permite configurar accesos rápidos de teclado globales a configurar. Pon una combinación que no usen las aplicaciones y podrás emplearla en cualquier momento, escribes y cierras. Voilà, ya tienes tu cerebro libre y la información donde tiene que estar: fuera de tu cabeza y sincronizada con todos tus dispositivos.
Organizando mi libreria digital
Antes de hablaros de cómo proceso el Inbox tengo que hablaros de cómo organicé la estructura de mi Evernote. Es complicado. Se puede hacer de tres formas: usando sólo libretas (Notebooks), etiquetas (tags) o combinándolos.
Aquí el consejo que os doy es que cuantas menos libretas y menos etiquetas, mejor. Cread las justas y necesarias, si no veréis muchas divisiones en vuestra librería digital que son inservibles. Aún así, es preferencia personal, yo lo que hice fue un mapa mental con toda la información que suelo tener como referencia de mis proyectos futuros, pasados o presentes. El vuestro ha de ser como vosotros queráis.
La organización de tu Evernote debe cambiar al ritmo que lo hace tu vida
Pese a que os recomiendo pensar un poco la estructura que vais a emplear antes de usar Evernote, descubrirás que tendrás que hacer cambios muy a menudo (proyectos que ya no son relevantes, libretas que casi ya no usas o creación de unas nuevas).
Me decidí por combinar libretas y etiquetas, pero podéis tener tres libretas solo; por ejemplo (Inbox, Archivo, Papelera) y organizar todo mediante etiquetas + búsqueda. Puedes así mismo prescindir de etiquetas.
Da igual la estructura que uses, lo mejor es que si buscas algo concreto utilices el buscador. Es muy potente y rápido, por eso es una fantástica idea procesar bien nuestro Inbox.
Procesando mi Inbox
Cuando tengo un rato libre, aunque suele ser en el iPad antes de dormir, lo que hago es clasificar esa montaña de papeles virtuales que tengo en mi libreta Inbox.
Muchas veces las notas son irrelevantes y las borro, no tengas miedo en hacerlo. Si no te sirve porque ya no es relevante al final del día bórrala sin miedo, no acumules "mierda" es tu librería virtual. A veces, por ejemplo, junto varias notas en una sola si es investigación sobre un futuro artículo. Intento que cada nota sea válida por sí misma, y si hace falta, que la información que dependa de ella esté correctamente enlazada.
Una vez que tengo la nota preparada la muevo a su libreta y etiqueto pertinentemente. Puedes etiquetar por contexto (PC, Casa, Familia, Recados...) o por temáticas. Como uso Evernote como referencia futura siempre etiqueto por temática.
Limpiando mi librería digital
Cuando una nota no es relevante ya, he acabado ya un artículo y las notas eran relativas a él, la muevo a una libreta denominada Archivo o la borro. Suelo limpiar cuando me acuerdo, a veces una vez a la semana, a veces una vez al mes. Pero es importante que lo hagáis para mantener todo ordenado, al igual que os lo recomendaría si es una librería física.
Esta es mi experiencia y uso. Evernote es muy potente y casi ilimitado en funciones, adáptalo a tu uso y a tu vida. La herramienta se tiene que adaptar a ti, no al revés.
