¿GTD? ¿Pomodoro? Que se dejen de tonterías. Tu problema real es que no tienes tiempo, estás tan liado que ni te planteas arrancar con la teoría de los métodos de productividad más extendidos. Simplemente, no llegas. Ni tiempo para planificar. Conoces esa situación ¿verdad? Y tampoco quieres embarcarte en un sistema que te obligue a llevar complejos apuntes o calendarios. Pues bien, para los desahuciados de los métodos de productividad ha llegado un último resorte que puede salvarte la vida: el Time Blocking. Sencillo, casi rudimentario, pero tremendamente efectivo.

¿En qué consiste exactamente? La idea básica de este sistema creado por Cal Newport consiste en repartir el tiempo en bloques, de forma que sepamos exactamente qué hacer cada hora y no perdernos con despistes, interrupciones, y sobre todo, perder el control de las tareas. Este 'anti método' no requiere además de ningún software específico y de hecho Google Calendar o incluso una hoja de papel, te servirán para ponerlo en práctica. El funcionamiento es el siguiente: si nuestra jornada es de 8 horas, decidiremos qué tareas queremos termirar ese día. Como podrás suponer, serán las prioritarias y dividiremos las horas en dos, dejando un cuadro a la derecha por cada hora en el que extenderemos la explicación de la tarea en cuestión.

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Ser honestos y huir del optimismo

Para que este método funcione, es fundamental ser honestos con uno mismo: no tiene sentido planear que se van a hacer cinco tareas en un día cuando por experiencia sabemos que no somos capaces de terminar ni dos. Con Time Blocking el voluntarismo se convierte en un incómodo enemigo que puede arruinar el sistema. Con el calendario repartido en bloques, nos centraremos en el trabajo de una forma constante, huyendo de las interrupciones y con todo el foco en lo que estemos haciendo en ese momento. Si los cálculos han sido acertados y hemos sido sinceros con nuestras previsiones, observaremos que somos mucho más productivos.

¿Cuánto más? Pues toma asiento porque los que lo utilizan aseguran que son un 50% más productivos, así que vete haciendo números a final de mes lo que supone en ahorro de tiempo. Eso sí, Time Blocking exige cierta dedicación diaria para su mantenimiento: su creador propone dedicar cada día al menos 20 minutos para planificar el día siguiente y asignar los bloques de forma correcta. Como te hemos apuntado, hacer bien este proceso es absolutamente fundamental para el éxito del sistema, como también lo es ser disciplinado en su cumplimiento: si estamos trabajando en el bloque asignado a la tarea A, hacer un poco de la B en ese bloque desbarata todos los planes.

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También para tareas reactivas

¿Quiere esto decir que los bloques son inamovibles? No. Como bien sabes, las circunstancias en el trabajo son cambiantes y no tendría sentido obsesionarse por manteenr los bloques fijos contra viento y marea. Lo bueno de este método es que cada usuario puede reasignar los bloques a medida que avanza el trabajo, aunque eso sí, una vez asignado, se debe seguir el procedimiento de forma disciplinada, huyendo de las distracciones. La clave en este sentido para lograr una buena asignación de bloques reside en no ser excesivamente específico con las tareas, y así en lugar de asignar un bloque a una tarea en concreto, es más inteligente asignarlo a un proyecto que cubra esa tarea de forma que tengamos margen de maniobra.

Pero lo realmente interesante de Time Blocking es que contempla todo, incluyendo el tiempo que dedicamos a cosas que no siempre tenemos en cuenta. Uno de los grandes problemas de la planificación es no considerar la dedicación horaria a tareas que damos por sentado como leer el correo o rellenar memorandos. Time Blocking incluye también estas tareas que califica como reactivas, y que ocupan una gran parte de nuestro tiempo, de forma que seamos más conscientes de la magnitud del trabajo que tenemos delante y mucho más capaces de atenderlo sin despistarnos.