Servicios como Gmail, y por supuesto Google Apps, llevan años demostrándonos que, hoy en día, no es necesario invertir en grandes infraestructuras y sistemas para desplegar un servicio de correo corporativo de calidad. Gracias a los servicios en la nube podemos encontrar aplicaciones en modo servicio (SaaS), plataformas en modo servicio (PaaS) e, incluso, infraestructuras en modo servicio (IaaS); un cambio de paradigma que nos permite dar solución a nuestras necesidades y requisitos sin tener que invertir en infraestructuras dedicadas o destinar recursos a la gestión y mantenimiento de aplicaciones o servidores.

Hoy en día son muchas las empresas que han externalizado sus sistemas e infraestructuras y los han llevado a la nube; un cambio de visión que permite a las empresas centrarse en la gestión de su negocio y cubren sus necesidades con servicios que ofrecen terceros como Google o Amazon. Amazon, además de ofrecernos una gran tienda online, también es uno de los mayores proveedores de servicios en la nube que podemos encontrar y, dentro de su cartera de servicios, podemos contratarles infraestructuras y plataformas sobre las que apoyar nuestros servicios.

Los servicios en la nube pueden abaratar los costes operacionales de nuestra empresa.

Al hablar de servicios en la nube, a veces se tiende a pensar en grandes infraestructuras y servidores virtuales; sin embargo, la nube también puede ser la base para construir los cimientos de una empresa. En Internet podemos encontrar múltiples servicios que, combinados, nos pueden ayudar a cimentar algunos procesos y servicios básicos que cualquier empresa necesita para funcionar en su día a día.

Dejando a un lado Gmail y Google Apps (que en este caso es un servicio de pago), la nube nos puede ofrecer servicios básicos con los que sustentar las operaciones de nuestra empresa con dos grandes ventajas. Por un lado, nos descarga de las tareas de mantenimiento y gestión de las aplicaciones (hosting, housing, administración de sistemas, aplicación de parches, etc) y, por otro lado, existen muchos servicios gratuitos (o a un precio más que razonable) que nos pueden ayudar a abaratar los costes operacionales.

¿Y es posible encontrar herramientas gratuitas para organizar una empresa? Pues sí, aunque nos pueda parecer casi imposible, en la nube podemos encontrar múltiples servicios que nos ayudarán a poner en marcha nuestra empresa sin que los costes operacionales se nos disparen y, como prueba de ello, vamos a repasar algunos servicios:

Trello

Independientemente de la actividad a la que se dedique una empresa, todos tenemos tareas que acometer e hitos que cumplir. Organizar estas tareas e hitos adecuadamente nos ayudarán a optimizar esfuerzos y recursos además de evitarnos algún que otro disgusto o sobresalto cuando se acerca un deadline, es decir, la fecha comprometida con un cliente.

En el ámbito de la gestión de tareas podemos encontrar múltiples recursos en la nube aunque uno de mis favoritos es Trello (que, por cierto, es uno de los pilares sobre los que se apoya Hipertextual). Trello es una herramienta online y gratuita (aunque también ofrece servicio premium) que nos permite organizar el trabajo y planificar todas las tareas e hitos que tenemos que acometer.

Uno de los factores clave de esta herramienta es su flexibilidad y podremos usarla tanto para trabajar de manera individual (aplicando GTD) como para trabajar en equipo y tener una visión general de cómo van nuestros proyectos y a qué tareas están dedicados nuestros compañeros de trabajo.

trello

Controlar deadlines, asignar recursos a tareas, implementar "flujos de trabajo" o tener una visión de las entregas comprometidas (incluyendo conexión con Google Calendar) son algunas de las funcionalidades que encontraremos en esta herramienta a la que podremos acceder cómodamente usando una cuenta de Google o Google Apps y a la que también podremos acceder desde aplicaciones móviles.

Drobpox

Dropbox es un servicio que, a estas alturas, no necesita presentación porque se ha convertido en un must para muchos usuarios. Si bien es cierto que Dropbox ofrece un servicio específico para las empresas, la opción gratuita puede ser una buena idea para arrancar nuestras operaciones.

Dropbox, 7 herramientas gratuitas para organizar una empresa

Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube; dicho de otra forma, es un repositorio de archivos que nos permite almacenar información que consideramos de valor y compartirla con otros usuarios del servicio. Tanto si trabajamos en equipo como de manera individual, todos necesitamos un lugar en el que almacenar documentos y, a ser posible, que este repositorio sea fiable y sea algo más robusto ante accidentes o desastres que el disco duro de nuestro ordenador.

En principio contaremos con 2 GB de espacio gratuito pero, con el uso, podemos ir consiguiendo espacio adicional al invitar a otros usuarios o aprovechar algunas de las ofertas que se van lanzando. Usando Dropbox podremos mantener sincronizados nuestros equipos para que tengan siempre accesible la misma información y si alguien modifica un archivo, los cambios se propagarán a todos los usuarios que compartan las mismas carpetas de información.

A veces desplegar un almacenamiento compartido puede ser complejo porque no contemos con los conocimientos o la infraestructura necesaria; con Dropbox lo podremos hacer de una manera rápida, simple y, sobre todo, barata.

Google Drive

Google Drive es otra herramienta interesante que debemos tener en cuenta. Cierto es que, al igual que Dropbox, nos ofrece un espacio de almacenamiento en la nube para almacenar ficheros pero, en mi opinión, el gran valor de este servicio está en las Google Drive Apps.

Dicho de otra forma, Google Drive (el gran heredero de Google Docs) nos ofrece aplicaciones ofimáticas en la nube; por tanto, contaremos con procesador de texto, hojas de cálculo e, incluso, una aplicación para preparar presentaciones y todo ello accesible desde nuestro navegador. Además, para que podamos trabajar de manera colaborativa, todos los proyectos pueden ser accedidos por múltiples usuarios y todos podemos trabajar sobre los documentos sin que exista conflicto (además de realizar comentarios ad-hoc mientras escribimos).

Expensify

Llevar el control de los gastos no es algo que debamos llevar mediante una hoja de cálculo, es un asunto serio que requiere que busquemos soluciones robustas. En la red podemos encontrar servicios como Wave que nos permiten llevar al día la contabilidad y confeccionar facturas aunque, eso sí, es bastante complicado encontrar una herramienta que se adapte a todos los países y las distintas tasas e impuestos.

Expensify, 7 herramientas gratuitas para organizar una empresa

Lo que sí que podemos simplificar es el control de gastos internos de la empresa sin pasar por los libros contables y apoyarnos en servicios como Expensify para gestionar los informes de gastos de nuestros empleados.

Cuando salimos en un viaje de trabajo, lo más normal es guardar los recibos de compras y tickets para justificar nuestros gastos de viaje; una tarea que se puede automatizar y digitalizar gracias a este servicio en la nube con el que ir escaneando los recibos de gastos, apuntar el concepto o cuándo ejecutamos el gasto y, poco a poco, elaborar el informe que procesaremos en nuestra empresa.

Ideal si, dentro de nuestro equipo, hay gente que viaja mucho y es algo laxa a la hora de justificar los gastos realizados.

LiveMinutes

Si contamos con un equipo de trabajo que se encuentra disperso geográficamente y trabaja de manera remota, ni el chat ni el correo electrónico son siempre las mejores formas de mantener el contacto o mantener una reunión de trabajo. Los hangouts que nos ofrece Google+ pueden ser un recurso a tener en cuenta si, por ejemplo, queremos mantener reuniones virtuales sin necesidad de invertir en una cuenta profesional de Skype; sin embargo, creo existen herramientas mucho mejores y que, además, nos van a ayudar a ser más productivos y ágiles.

LiveMinutes es, en mi opinión, una de las mejores opciones que podemos encontrar en la red; un servicio que, por cierto, es utilizado por compañías como Evernote, StarBucks o Apple. ¿Y qué es LiveMinutes? En este servicio encontraremos un entorno de colaborativo de trabajo que nos permite interactuar con nuestros compañeros de trabajo para mantener reuniones virtuales, editar un documento en línea, realizar aportaciones o revisiones a un diseño o, incluso, realizar una presentación en remoto al compartir nuestra pantalla.

La versión gratuita nos ofrece hasta 5 espacios de trabajo (es decir, 5 proyectos o 5 salas de trabajo) aunque, eso sí, en la versión de pago podremos contar con espacios ilimitados y si "evangelizamos a otros usuarios" también podremos ampliar nuestros recursos de manera gratuita.

Podremos mantener sesiones de videoconferencia multiusuario, usar una pizarra virtual para tomar notas o realizar exposiciones, elaborar el acta de la reunión y subirla a Evernote directamente (se integra este servicio); funciones muy interesantes con las que potenciar las reuniones virtuales y, de esta forma, ahorrarnos desplazamientos y viajes.

MailChimp

Aunque las empresas suelan enfocarse últimamente en las redes sociales, las newsletters siguen siendo un recurso muy útil y, de hecho, aún se usan los correos electrónicos en campañas de marketing. Mantener la comunicación con nuestros clientes es algo más que recomendable; hacerles llegar nuestras ofertas o novedades (sin llegar al spam) es una buena manera de conseguir que no se olviden de nosotros y que tengan nuestro nombre presente, por ejemplo, a la hora de localizar un proveedor de servicios.

MailChimp, 7 herramientas gratuitas para organizar una empresa

Para listas de correo con menos de 2.000 de suscriptores y una tasa de envío de mensajes inferior a 12.000 al mes, MailChimp es una solución que debemos tener en cuenta porque, cumpliendo estos dos requisitos, el servicio es gratuito.

El objetivo creo que, más o menos, todo el mundo lo debe tener claro: enviar mensajes de correo a los usuarios suscritos a una lista; un proceso que podemos hacer simple gracias a este servicio y, de esta forma, ahorrarnos el tedioso proceso de enviar un correo añadiendo destinatarios en copia oculta (Bcc). Entre otras cosas, podremos trabajar con plantillas (controlando la imagen corporativa de nuestro *newsletter), insertar imágenes, vincular nuestros perfiles sociales o, incluso, obtener algunos datos sobre las campañas que pongamos en marcha (quién abrió el mensaje, quién hace clic en los enlaces, etc.).

Insightly

Si gestionar la comunicación con un cliente puede llegar a ser complicado, gestionar una cartera con múltiples clientes es muchísimo más complejo. Mantener al día una ficha con sus datos de contacto, las reuniones periódicas que debemos mantener, posibles visitas comerciales y, sobre todo, centralizar toda esta información para que nuestro personal funcione como una maquinaria bien engrasada y ninguno haga "la guerra por su cuenta".

Para dar respuesta a este tipo de requisitos, las empresas suelen poner el foco en las herramientas de CRM (Customer Relationship Management); herramientas que nos ayudan a centralizar la información de nuestra cartera de clientes para que trabajemos de manera coordinada.

Cuando entramos en el segmento de las herramientas empresariales, en el campo del CRM (y también en el del ERP) uno encuentra un amplio abanico de soluciones, por supuesto, de todo rango de precios. Si buscamos una solución low-cost, Insightly es una opción a tener en cuenta porque, en su versión gratuita, nos ofrece recursos con los que poder arrancar nuestra gestión centralizada de clientes.

200 MB de espacio de almacenamiento, 3 usuarios simultáneos y hasta 2.500 clientes que podremos catalogar; quizás sean unos recursos limitados pero, para pequeñas y medianas empresas, puede ser más que suficiente.

Por cierto, para los fanáticos de Gmail, soluciones como Streak son también un recurso a tener en cuenta porque podemos transformar nuestra bandeja de entrada de Gmail en un completo y funcional CRM. Y si buscamos algo que podamos hospedar nosotros mismos, SugarCRM es otro recurso con el que podemos contar.