Calendarios hay muchos. Los tenemos de todas formas y colores, pero en lo que respecta al mundo digital, me parece que generalmente nos contentamos con el calendario que viene por default en nuestro correo electrónico. Por suerte, todos los que usamos Gmail estamos acompañados de un poderoso calendario con muchas funcionalidades, que no siempre aprovechamos como corresponde. Por eso, hoy hemos armado una lista con 10 formas de aprovechar Google Calendar para aumentar nuestra productividad.
Las formas de hacerlo están en el mismo Google Calendar, que de hecho tiene una colección de Labs muy interesante. Solamente hemos seleccionado 3 para concentrarnos en otros consejos, pero pueden revisar desde su configuración (el ícono con forma de rueda ubicado en la esquina superior derecha) para ver todas las opciones.
Rechazar automáticamente: hay días en los que estamos muy ocupados y simplemente no podemos ir a las reuniones. Eso no quiere decir que la gente no nos invite. Por eso, para ahorrarnos un paso podemos activar un Lab de Google Calendar que automáticamente rechaza los eventos que lleguen a nuestro calendario en el momento en que nosotros no estamos disponibles. Se activa desde la configuración, en el sector de Labs.
Sincroniza Calendar con Tasks: ya les hablé sobre cómo se puede usar Google Tasks para incrementar nuestra productividad. Aunque me gusta que se mantenga lo más simple posible, lo cierto es que con Tasks también podemos agregar fechas de entrega a nuestras tareas. Y Calendar nos permite sincronizar las que tengamos seteadas. Dentro de “Mis Calendarios” en el panel lateral derecho, podemos seleccionar agregar Tasks como calendario paralelo.
Compartir Calendarios: lo más importante de un servicio como Google Calendar no es solamente que podemos acordarnos de las cosas que tenemos que hacer y de los lugares a los que podemos ir. También se puede invitar de forma fácil a otras personas que tengan una cuenta Google. Así es muy simple y no tenemos que sincronizar diferentes servicios, por ejemplo. Se invita a otras personas desde el interior del evento, con el botón de Invitar. Los usuarios pueden luego personalizar la forma en la que se les recordará el evento, sin que nosotros tengamos que preocuparnos.
Usa horarios relevantes: el calendario de Google nos muestra todo el día. Esto quiere decir que podemos ver de lunes a viernes, las 24 horas, todas nuestras citas. Lo más probable es que no tengamos nada que hacer un martes a las 3 de la madrugada, así que tenemos la opción de eliminar del calendario estos horarios. Se realiza con un Lab llamado “Hide Morning and Night”. Así, además, no nos ponemos tareas después de que finaliza el horario laboral.
Atajos de teclado: así como Gmail tiene atajos de teclado que son muy útiles para ahorrar tiempo mientras navegamos por su interfaz, Calendar también nos permite ser más productivos usando solamente nuestro keyboard. Para cambiar la vista entre día, semana y mes, podemos usar las teclas D, W, M (day, week, month, respectivamente). Con Q podemos agregar una cita rápidamente.
Diferentes horarios: ¿tenemos reuniones con personas ubicadas en otros husos horarios? No debería haber problema. Con Google Calendar podemos setear dos horarios diferentes de reuniones así no dejamos lugar a la confusión. Para hacerlo tenemos que entrar en la Configuración (o Settings) en la solapa de General. Ahí encontraremos nuestra zona horaria y podremos agregar una más.
Recordatorios diarios: además de los típicos recordatorios por correo electrónico y por pop ups dentro de Calendar, también podemos elegir que la plataforma nos envíe una “agenda diaria” todos los días con las tareas y citas que tenemos pendientes. Esto se puede activar desde la solapa de Notificaciones en la Configuración. La opción se llama “Agenda Diaria”.
Archivos adjuntos: otro Lab interesante que está disponible para Google Calendar nos permite adjuntar archivos a nuestros eventos. Así, si tenemos una reunión y necesitamos que los asistentes revisen un documento antes de ir, podemos adjuntarlo. Nuevamente, se activa desde la configuración, seleccionando la opción “Archivos Adjuntos de los Eventos”.
Sincroniza con Thunderbird: Mozilla tiene un cliente excelente para correos llamado Thunderbird, del que ya les hemos hablado en varias oportunidades dadas sus capacidades de personalización a través de plug-ins. Podemos aprovechar al máximo nuestro calendario aún cuando estamos usando Thunderbird, desde esta aplicación y desde el móvil, gracias a extensiones llamadas Lightning y Provider for Google Calendar.
