Llevamos años usando el email y sin embargo, seguimos teniendo un problema con la gestión de los emails que recibimos. Parece raro por lo menos que usando el email como una de nuestras principales formas de comunicación, a diario y en casi todos los ámbitos de nuestra vida, aún hoy sea un gran dolor de cabeza para muchas personas.
Uno de los detalles en los que muchos no reparan es el del asunto (subject en inglés) del email, y sin embargo es uno de los más importantes para la transmisión del mensaje, el desarrollo de la conversación y las búsquedas posteriores.
Mira los emails no leídos de tu bandeja de entrada. Probablemente haya muchos (sí, es un mal de nuestro tiempo), pero ahora detente en los títulos de esos emails. Seguramente tu vista irá rápidamente a algunos y leerás primero esos, o entenderás mejor un mensaje cuando haya tenido un buen asunto o subject. El subject o asunto permite preparar al destinatario del email sobre lo que va a leer a continuación, y eso puede agilizar mucho la comprensión del mensaje, la toma de acción o evitar malentendidos posteriores.
Qué tener en cuenta para titular un email
- Mencionar claramente de qué trata el email: Para escribir un buen asunto de email un buen ejercicio es pensar en el tema, de qué trata tu email. Es un poco como el titular de una noticia. No estamos diciendo que los títulos tienen que ser indicativos o totalmente descriptivos siempre, puedes usar el factor sorpresa, como por ejemplo: "¿Sabes qué planeamos para este fin de semana?", pero aún así estás usando las palabras "fin de semana" con lo que aunque se mantenga la sorpresa, el destinatario rápidamente puede darse cuenta del tema del email, posibles plazos para contestar, y relacionarlo con quien envía el mensaje.
- Concreta, usa palabras clave: con la gran cantidad de emails que recibimos, cada vez más buscamos los emails leídos haciendo uso del buscador. Ten en cuenta que más adelante tú o la otra persona pueden necesitar recuperar ese email, y mientras más concretamente titules, más fácil será encontrar la conversación.
- Renueva el asunto: si en la conversación posterior se cambia de tema o se decide algo y el primer email no tenía un título correcto, no tengas miedo de cambiar el asunto e iniciar una nueva conversación.
- Evita títulos demasiado largos: pueden no leerse bien en todos los dispositivos y además, para eso está el cuerpo de texto del email. Economiza también aquí.
- Los "Hola!", "Mira esto", "FW:", o "Mensaje de Fulanito" son la mejor forma de hacer invisible tu email en una pila de mensajes. No los uses, sé más creativo.
- Úsalo como motto: El título de tu email, además, tiene una función oculta: cada vez que alguien conteste en la conversación, lo que hayas puesto como subject será lo primero que todos vuelvan a leer al recibir el email, por lo que será una consigna muy repetida en la mente del que lee. Por lo tanto evita títulos desagradables, y aprovecha para transmitir un lema o un concepto necesario que mantendrá el foco de la conversación.
- Escribe correctamente: porque será leído muchas veces, por el tema del buscador, y porque los detalles cuentan, es muy importante que el título no tenga errores de ortografía, revísalo dos veces.
- No dejes el asunto en blanco**: obvio, ¿verdad? No iba a ponerlo pero ¿por qué tanta gente lo hace? Enviadores de email que hacen eso lo mínimo que se merecen, creo, es que les envíen un enlace a este post como castigo.
