En la actualidad, cada vez es mayor el número de empresas, marcas, Administraciones Públicas o incluso profesionales que tienen presencia en la red a través de blogs o perfiles en distintas redes sociales (perfil en Twitter, página en Facebook, perfil de empresa en LinkedIn, etc). Lógicamente, esta presencia en redes sociales implica un contacto mucho más cercano con nuestro público, nos hace más transparentes y nos permite mantener una comunicación algo menos formal. Sin embargo, si echamos una vistazo al interior de la empresa, puede que esta imagen de apertura o transparencia que se está proyectando al exterior no case para nada con el modelo organizativo interno y, por tanto, estemos intentando "vender algo que no somos".
Si, por ejemplo, la comunicación interna en nuestra empresa no fluye, no fomentamos la colaboración o no compartimos el conocimiento de manera interna, los encargados de gestionar nuestros perfiles no lo tendrán nada fácil a la hora de recopilar información sobre qué hacen las distintas áreas operativas de la compañía o detectar hitos que se puedan comunicar al exterior.
Una buena forma de hacer que la información fluya es contagiarse dentro de la compañía de un espíritu mucho más participativo, orientado a compartir conocimiento y en el que se fomente la colaboración, de la misma forma que lo haríamos con un perfil público en Twitter o una página en Facebook pero, en este caso, en el interior de nuestro firewall corporativo. Al igual que existen redes sociales de carácter público también existen redes sociales orientadas a las empresas con las que instaurar modelos de comunicación más fluida y directa entre compañeros de trabajo que puedan dar pie a que circule la información y el conocimiento "de manera espontánea", disolviéndose así las arcaicas "islas" entre departamentos.
Gracias a estas redes sociales corporativas, podemos relegar a un segundo plano el correo electrónico y usar esta herramienta, únicamente, para comunicaciones muy formales; dejándola a un lado para asuntos de carácter interno y potenciando comunicaciones algo más informales, directas y, sobre todo, públicas que sirvan para coordinarnos, indicar qué estamos haciendo o pedir ayuda a un compañero. De hecho, además de usarlo como vía de comunicación, también podemos valernos de este tipo de herramientas para compartir contenidos más allá de nuestro círculo más cercano y cimentar una cultura de empresa basada en el conocimiento colectivo.
¿Y de verdad esto funciona? Es cuestión de mentalizarse y, sobre todo, creer en este tipo de comunicación a todos los niveles. Si tanto los empleados como la dirección creen en este sistema, éste tendrá éxito y la organización, con el tiempo, podría evitar cientos de correos electrónicos con n-versiones de los documentos o contestar correos a destiempo, ganando en proactividad, productividad y eficiencia. En Hipertextual, por escoger un ejemplo cercano, hace bastante tiempo que relegamos el correo electrónico a un segundo plano y la información fluye mediante una red social interna al igual que la comunicación entre los distintos miembros del equipo.
Una forma de abordar este nuevo planteamiento en la comunicación interna de nuestra empresa es mediante el microblogging corporativo, con el que podemos enviar mensajes de una manera rápida y simple para indicar qué estamos haciendo, solicitar ayuda a nuestros compañeros o compartir un contenido (de la misma manera que podríamos hacerlo en Twitter pero con un ámbito mucho más acotado). Este tipo de herramientas son multiplataforma y encontraremos versiones web, clientes para smartphones y tabletas o, incluso, clientes de escritorio; por lo que no perderemos detalle de lo que sucede en nuestro equipo.
Una de las herramientas más conocidas en este campo es Yammer que, precisamente, ayer fue comprada por Microsoft en una operación de 1.200 millones de dólares que, junto a los más de 5 millones de usuarios del servicio, ponen de manifiesto que esta vía de comunicación es algo que cada vez está calando más en el mundo empresarial y donde también podemos encontrar otras alternativas como Socialcast o Chatter.
Dependiendo del grado de compromiso y el alcance que queramos dar a este proyecto, podremos ir dotando a nuestros empleados de más herramientas y canales con los que comunicarse y compartir conocimiento, por ejemplo, mediante redes sociales internas o redes de blogs, como Elgg, con las que compartir qué hacen o qué consejos pueden ofrecer a sus compañeros.
Adoptar estos modelos de comunicación es un cambio de paradigma que, en una primera instancia, puede costar poner en marcha pero tienen un fuerte retorno a corto-medio plazo gracias al fomento de la proactividad, la mejora del clima laboral y las relaciones entre compañeros de trabajo. Además, y creo que lo más importante, haremos fluir la información y, paso a paso, estaremos creando una base de conocimiento abierta y accesible a todos.
Imágenes: SXC y Alan Dowzal
