Para las empresas, el **correo electrónico** es obsoleto. O por lo menos, debería serlo. Aunque en su momento fue una herramienta muy útil, hoy en día existen muchas alternativas (la mayoría, gratuitas) que permiten una comunicación y una gestión más eficientes. De acuerdo con [un estudio](http://www.washingtonpost.com/blogs/achenblog/post/the-new-digital-divide/2012/04/06/gIQAfDydzS_blog.html) de la firma Forrester Research, **30% del correo laboral es «spam ocupacional»**, provocado por el envío indiscriminado de copias a destinatarios que no las requieren. Una comunicación deficiente, al corto y largo plazo, provoca pérdidas en la productividad.

Piense, por un segundo, en el tiempo que invierte en revisar su bandeja de entrada. Piense en las razones. La mayoría responderemos dos razones principales: comunicarse con los colegas o recibir (y enviar) un archivo. Para ambas tareas, existen mecanismos más especializados que ahorran tiempo y esfuerzo, así como fomentar la colaboración. Aquí les presento algunas alternativas que, tanto en la teoría como en la práctica, le ayudarán a prescindir del correo electrónico en una empresa:

###1. Comunicación

Como señala la investigación de Forrester Research, el problema con el correo electrónico es que hay una buena cantidad de basura en nuestra bandeja. Más que eso, tiene que ver **con cómo creamos redes de trabajo**. En ambientes con mucha burocracia, es costumbre que cada correo deba ir con copia para alguien más. Así, quedan tres o más personas involucradas en una conversación. Nunca falla que -por descuido u omisión- alguien presione «Responder a» en lugar de «Responder a todos», con lo que se rompe el flujo. En otras, la conversación ya no interesa a alguno de los involucrados, pero éste sigue recibiendo copias de intercambios ajenos. Tanto una como otra situación provocan ruido en la comunicación.

En ese sentido, las redes sociales para ambientes laborales son una solución. Alternativas como **[Yammer](http://yammer.com)** o **[Socialcast](http://socialcast.com)** permiten que los grupos de trabajo queden definidos desde un principio, creando conversaciones (o hilos) en los que todos los integrantes de dicha red pueden participar. A veces basta con un simple ‘like’ en un comentario para dar por enterado que el mensaje se ha leído. Permiten también dar información adicional del usuario (perfil, datos de contacto), así como compartir documentos, vínculos y otros recursos en el ambiente de colaboración.

###2. Gestión de archivos

Curiosamente, una de las principales razones por la que las empresas emplean el correo electrónico es **el intercambio de archivos**. Según Osterman Research, el alojamiento de correo laboral ha crecido de 20 a 25% por esta causa. A mí parecer, es un pésimo sistema. Una solución es crear una carpeta compartida en algún servicio de alojamiento en la nube, **como [Dropbox](http://dropbox.com) o [Box](http://box.com).** En mi caso, utilicé Dropbox en una editorial. Así, mis colaboradores subían los textos a una carpeta, donde yo los corregía. Una vez terminados, los movía a la carpeta de los diseñadores, donde ellos sólo tomaban el fichero para darle forma en la revista.

En otro proyecto tuve la oportunidad de conocer [**GitHub**](http://github.com). Si se dedican a la informática, permite crear repositorios en línea donde todos colaboran en el código de algún desarrollo o cada quién sube una parte que trabajó por separado. Lo que normalmente es un proceso engorroso de intercambio de correos, se puede solucionar de forma sencilla y práctica. Si de todos modos, su empresa les obliga a usar el correo, otra opción es integrarlo a Dropbox mediante [**Save my inbox**](http://savemyinbox.com), una aplicación web que guardará todos los adjuntos que reciban en una carpeta.

###3. Colaboración

En las empresas, otro fenómeno que afecta la productividad es **el «rebote» de documentos**: un archivo que va de un lado para otro, sufriendo modificaciones menores o correcciones. Al final, no hay control de versiones, y en el peor de los casos, el documento termina extraviado. La solución más simple es [**Google Docs**](http://docs.google.com), mediante el cual se puede trabajar algún proyecto entre varios usuarios, con la posibilidad de saber quién realizó qué cambios.

Sin embargo, personalmente soy adicto a [**Evernote**](http://evernote.com). Se trata de un software que permite sincronizar notas entre todos tus dispositivos. En su versión de paga -cinco dólares al mes- permite compartir tus notas con otros usuarios. Para cuestiones de tormentas de ideas o desarrollos conceptuales, es una gran herramienta, pues permite anotar ideas en un espacio colaborativo.

###4. Gestión de tareas

Aquí sólo hay una palabra: [**Wunderlist**](http://wunderlist.com). Para ambientes laborales, le permite hacer listas compartidas con tareas, así como asignarles una fecha de entrega. Así puede llevar un seguimiento de a quién le corresponde determinada actividad, cargándose muchas juntas innecesarias o varios correos electrónicos masivos. Puede tener listas independientes -en mi trabajo, por ejemplo, llevo una del Departamento de Desarrollo y otra del de Diseño-, y una propia en la que lleve el control de sus tareas por realizar.

Este artículo no intenta dar por muerto el correo electrónico, pero sí dejar en claro que, para el trabajo, existen decenas (o centenas) de recursos que permiten **hacer más sencillo y productivo** su día. La mayoría de estas opciones ofrece una integración con otros servicios, lo cual le deja crear su propio ecosistema de aplicaciones. A la larga, notará cómo usa tu correo electrónico para tareas muy específicas (por ejemplo, que te escriba un cliente), y aumentará su eficiencia laboral.

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39 Comentarios

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  1. El autor de este post propone 4 – 5 distintos servicios para sustituir al email: absurdo, años después vendrá con la maravillosa idea de que el email simplifica las cosas al ser «mensajeria unificada»

  2. Se me hace algo aventurado afirmar que el correo para empresas es obsoleto, aún existe mucha utilidad dependiendo, por supuesto, el campo en el que se requiere.

    Habra entornos que puedan prescindir de él y habra otros que el intentar una alternativa de comunicacion podria ser complicado.

    Por ejemplo Office tiene un messenger que funciona muy bien cuando esta la red debidamente configurada, pero para mensajes con adjuntos o algo similar que deba guardarse «para consultar despues» creo que el correo es lo más factible.

  3. Si bueno .. también Megaupload era maravilloso Tenemos que encontrar el punto fino entre irnos ala nube o pisar la tierra.. nada que nfs y svn no puedan hacer..

  4. Pocas empresas me da que conoces a nivel de políticas de seguridad, privacidad y confidencialidad como para proponer servicios como dropbox y/o Google.

    Por ahí han apuntado muy bien a la LOPD, y es mas, en algunas empresas el uso de dropbox esta prohibido para evitar fuga de información.

    Saludos y suerte a la próxima!

    1. Estoy completamente de acuerdo, el autor no tiene idea del ambiente empresarial, propone soluciones que rompen con todas las politicas de seguridad en una empresa formal… por favor sean serios!

  5. Supongo que te refieres a ‘empresas’ de freelancers por que la verdad no veo a empresas grandes usando esas herramientas.

  6. Señoras y señores, lo han dicho en Washington: Para la gente, andar es obsoleto. O por lo menos, debería serlo! Según un estudio realizado por una empresa de transporte, ir a pie es cansado y poco eficiente para casos como: largas distancias, carga de grandes pesos o cruzar agua (un auténtico engorro).

    A ver, el correo electrónico es con diferencia el sistema más simple, sencillo y versátil para enviar información. Si a alguien le da por chatear mediante email es otra cosa (que poder se puede…), pero empezar con «Para las empresas, el correo electrónico es obsoleto. O por lo menos, debería serlo.» no lo veo yo…

    Por cierto, el articulo no está mal, pero sentí un pinchacito en mi cerebro al leer que solo hay un sistema de gestion de tareas digno de mencionar. Vale que sean los que pagan, pero alguno otro más aunque sea para que no se note…

  7. Todos esos puntos los resuelve ActiveCollab de manera increible, para los desarrollodores incluso tiene la opcion de montar repositorios SVN para llevar un control de las sub- versiones en las que cada quien trabaja, ademas asigna tareas a cada miembro y quien es el responsable, tiempos de entrega, progreso de cada tarea por medio te tickets, chat, bueno un sin fin de aregados que si se saben utilizar es inebitable pensar que el correo electronico no sirve de nada!

  8. Buen post, son alternativas que sin duda hay que tomarlas en cuenta. Sin embargo, es relativo el éxito y la factibilidad de se su uso ya que dependerá de varios factores únicos y diferentes que caracterizan a cada empresa. Algo que esta claro es que el correo electrónico permanecerá vigente bastante rato…

  9. A los que sean un poco curiosos os recomiendo Groupnic
    para colaboración de grupos con espacio en Nube va de fábula, con una herramienta de mensajes sencillamente genial.

  10. En la empresa que trabajo usamos el spark, un sistema de mensajería open-source basado en xmpp, permite inclusive enviar archivos y vídeos llamadas.

  11. gran articulo pepe, un tanto radical con el mail, pero muy interesante. desconocía yammer y socialcast. un saludo

  12. estas completamente equivocado. el correo es hy en dia una herramienta fundamental si es bien usada. ADemas, subir a «la nube» ciertos datos es arriesgado y si contienen info personal, ilegal -lopd

  13. Estoy de acuerdo con esto: terminamos usando miles de aplicaciones, memorizando interminables cuentas y contraseñas que solo enlentecen la labor. Correo, google docs, yammer, github, 5pm, gotomeeting, skype, servicios de im, etc, etc, etc. Pero bueno ‘es parte del trabajo’, verdad?

  14. En la empresa donde trabajo se utiliza tanto el correo como Yammer. Ninguna funciona eficazmente: sigo recibiendo mails ‘coartada’ como citaron anteriormente, o hilos interminables de mails que ya no me interesan o no me corresponden, y Yammer se volvió inutilizable, un minifacebook (por llamarlo de algun modo) donde un sector solo lo abarcó por completo publicando trivialidades o material ‘ultil’ solo para ‘ellos’. Cada vez de ubicar algun dato importante, es un sacrificio. Inclusive se utiliza una aplicación web para gestionar proyectos. Ésta si ha dado mayores resultados organizativos, pero no así en la comunicació interpersonal inmediata. GitHub para su proposito parece ser útil.

  15. Estoy seguro que en muchas empresas sigue muy vivo el email, sobre todo en aquellas en las que los empleados no saben mucho sobre internet y todos esos servicios de los que se habla en el articulo.

  16. Hola a todos:

    Mi opinión: el operador Google, brinda todas herramientas para cubrir todo este escenario (Comunicación, Gestión de archivos, Colaboración, Gestión de tareas): Apps, calendar, site,etc

    1. al final necesitas 5 servicios para reemplazar lo que hacias en 1

      No es tampoco una solución práctica :P

      Mejor el correo.

      1. El email ha sido efectivo hasta estas fechas y muchas veces para verificar tus inscripciones se te pide tu correo, no vengan ahora con que al descubrir los servicios de nube, redes sociales empresariales y otras tecnologías se sienten que descubrieron la octava maravilla, tranquilos niños, hay diferentes servicios para diferentes necesidades.

      2. Exacto… intenta convencer a los usuarios que piensen 0,5 segundos cual de las 5 herramientas propuestas deben utilizar, teniendo el mail allí, tan tentador, tan facil…

      3. No es suficiente el email, pero es mejor un solo proveedor de servicios y mucho mejor si integra todos con una sola cuenta, me refiero a Google por algo existe Google Apps, otro Zoho

  17. Pepe Flores, dónde andabas?? pensé que ya no se te vería por Alt1040. BTW buen post, aunque a mi se sigue gustando mucho GMAIL

  18. Y qué alternativa hay para empresas que deben hacer llegar información a muchas personas y clientes? Les dice a miles que se unan a un grupo? O sigue 100% vigente el mail en ese caso?

  19. En mi caso uso mi email, wunderlist y dropbox. Si la empresa crece, buscare otras opciones pero hasta el momento no se necesita mas comunicación, pero dropbox y wunderlist son una maravilla.

  20. añado una tipologia de mail inutil que detesto: el mail «coartada». Ese que pone en copia a media empresa, obiviamente a los jefes, y que basicamente dice «que conste que yo he hecho mi trabajo…»

  21. Y creo que faltó una de las mejores: la de encontrar tiempo para reuniones con cosas como NeedtoMeet. Outlook tiene algo parecido, pero no todas las empresas tienen Outlook o un servidor Exchange.

    1. Me parece algo tonto este comentario; yo trabajo en una empresa y manejan mucha pero mucha informacion es algo tonto y algunos troll te podran apollar pero en una empresa los correos son importantes porque manejan documentos como contrato, certificados, carta de presentacion, etc. y muchos empresa son celosos con su informacion no creo q a mi jefe le interesa tu comentario absurdo. y publicar sus contrato de sus proveedores o certificado y que esten por ahi en la web cuando unos hackerlo pueden tener cuando se le ocura.

      Ahora habla de gestion de archivos. te imaginas en una empresa con 20 Pc utilizando el internet con unos archivos que pesan entre 2mb a 3mb o a mas. jalando la informacion y dando permiso a 5 PC a una carpeta tan solo de ver mas no de modificar y otras 3 Pc del mantenimiento como puedes controlar los permisos, y el internet quedaria muy pero muy corto, si en una Red Lan con Cat5e queda muy corto por eso ahora van a pasar a Cat6. este comentario que da muy fuera de lo comun. la solucion a todo esto es con Actige Directory, etc.

      La gestion de Tarea.aqui lo utilizamos Exchange y tiene muchos cosas que Wunderlist no ofrece incluso se puede compartir calendarios. pero bueno que puedo decir si otras empresa no lo explotan. ni modo yo que trabajo en una empresa de Drogueria y la informacion que menejas no van optar por esta solucion. incluso ahora quieren poner mas seguridad debido al ISO.