Con 15 GB para almacenar tus archivos, un filtro a prueba de correo no deseado, aplicaciones oficiales para cualquier dispositivo y la posibilidad de gestionar el correo de otras cuentas, son solo algunas de las posibilidades que ofrece Gmail, uno de los servicios de correo gratuito con más usuarios en todo el mundo.
En cualquier caso, por mucho tiempo que utilices una herramienta como Gmail, siempre estás a tiempo de descubrir opciones ocultas, características que no utilizas en tu día a día o trucos para exprimir todas sus posibilidades. Sirva este artículo para ello.
A continuación, repasamos los mejores trucos y consejos que la propia Gmail recomienda a sus usuarios para que tu bandeja de entrada luzca como nunca y gestiones tu correo electrónico de la manera más óptima.
Categorías y etiquetas
La versión más reciente de Gmail, tanto en su versión web como en las apps Android, iPhone y iPad, clasifica automáticamente tus mensajes de correo electrónico en varias categorías: Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros.
La clasificación es bastante acertada, y si se produce algún fallo, aprende de nuestras correcciones. Además, es una manera práctica para que cuando consultes el correo, puedas dedicarle tiempo a lo importante y, más adelante, consultar mensajes menos prioritarios, como aquellos que sean de publicidad.
Para ocultar algunas de estas pestañas, sólo tienes que ir al icono de Configuración > Configuración > Recibidos y desmarcar las categorías que no te interesan. Y si simplemente no quieres emplear esta clasificación, en Tipo de bandeja de entrada puedes cambiar Predeterminada por otra de las opciones disponibles.
En segundo lugar, hace tiempo que Gmail cuenta con etiquetas, un método para clasificar nuestros mensajes de una manera más artesanal y que viene a sustituir las carpetas de Outlook u otros servicios de correo.
Gmail crea por defecto algunas etiquetas, que encontrarás en icono de Configuración > Configuración > Etiquetas. Puedes ocultar las etiquetas que no te interesen e incluso crear tus propias etiquetas para clasificar tus mensajes.
Luego, dentro de un mensaje, pulsando en el icono de Etiquetas podrás etiquetar cada mensaje de manera individual. Esa etiqueta se aplicará a los próximos mensajes que se parezcan al etiquetado.
Buscar tus correos
Una de las características que más aventajan a Gmail frente a la competencia es su buscador, que permite encontrar un mensaje sin importar cuántos tengas almacenados en tu cuenta de correo.
El buscador sirve para encontrar mensajes y contactos. Además, desde las Opciones de búsqueda podemos afinar la puntería buscando por asunto, que contenga o no ciertas palabras, por tamaño del mensaje, intervalo de fechas, con o sin adjuntos, etc. Desde aquí es posible también crear filtros que nos sirven para que Gmail tome una acción automática si los mensajes entrantes cumplen ciertos parámetros. Si es así, podemos reenviarlos, eliminarlos, etiquetarlos, marcarlos como importantes, clasificarlos, destacarlos, etc.
También es posible crear filtros desde icono de Configuración > Configuración > Filtros y direcciones bloqueadas, importarlos o exportarlos.
Archivos adjuntos
Gmail también es muy práctico para gestionar los archivos adjuntos a los mensajes de correo que recibimos o enviamos. En ese sentido, si son documentos compatibles, podemos verlos directamente desde Gmail, como ocurre con los archivos PDF o de Office.
Por otro lado, tenemos varias opciones a elegir, como descargar los adjuntos a nuestro equipo o dispositivo o subirlos a nuestro espacio de Google Drive. Sólo hay que pulsar en el botón correspondiente.
También podemos hacer lo propio con imágenes y fotografías, aunque Gmail no las clasifique como archivos adjuntos.
Deshacer envío y posponer mensajes
Dos de las funciones más recientes de Gmail son las que permiten echarse atrás cuando enviamos un mensaje y la que permite recibir un mensaje de nuevo.
En primer lugar, la función Deshacer el envío permite hacer eso mismo, cancelar el envío de un mensaje de correo. Para ello, debemos ir a Mensaje enviado y veremos las opciones Deshacer o Ver el mensaje.
Por defecto, tenemos 5 segundos para deshacer el envío. Desde Configuración > General > Deshacer el envío podemos cambiarlo a 10, 20 o 30 segundos.
Otra función muy práctica es la de posponer mensajes de nuestra bandeja de entrada. Si utilizas tu bandeja de Gmail a modo de lista de tareas y quieres recibir un aviso para retomar una tarea asociada a un mensaje de correo electrónico, en ese caso basta con pulsar en el icono con forma de reloj, Posponer, e indicar hasta cuándo quieres posponer ese mensaje: Hoy más tarde, Mañana, La próxima semana o en una fecha concreta.
Una vez activado, ese mensaje desaparecerá y volveremos a recibirlo de nuevo cuando se cumpla la fecha programada.
