Utilidades para Office 365 que mejorarán tu productividad

El nuevo Microsoft Office 365 es, sin lugar a dudas, el paquete ofirmático más completo del mundo. Millones de hogares y empresas de todas partes confían a diario en productos como Word, Excel, PowerPoint, Outlook o OneNote para tareas como la elaboración de contenidos, la gestión de proyectos, emails, o la toma de notas.

La suite de Microsoft sigue siendo la solución más completa y potenteNo obstante, tal nivel de estandarización no es fruto de la casualidad. Tras años en el mercado, la suite de Microsoft sigue siendo la solución más completa y potente para hogares, empresas y entornos educativos, un logro que ha sido posible gracias al constante desarrollo que sufre el producto por parte de Microsoft, de quien recibe con relativa frecuencia nuevas funciones que permiten ahorrar tiempo, expandir la creatividad y mejorar los resultados finales de un informe, un cuadro de cuentas o un cuaderno de apuntes.

Además, gracias a paquetes como Office 365 —disponibles en la Microsoft Store bajo suscripción mensual—, la compañía con sede Redmond complementa perfectamente la experiencia de la suite con añadidos como 1 TB de almacenamiento en la nube (OneDrive), sincronización de documentos entre diferentes dispositivos y llamadas a números de teléfonos desde Skype. Además, con Office 365 las actualizaciones están siempre incluidas.

Ante tal número de posibilidades y opciones escondidas en la suite, hemos decidido recopilar algunos sencillos pero muy útiles trucos para Office que mejorarán tu productividad y simplificarán procesos cotidianos:

Búsqueda inteligente

Búsqueda inteligente de PowerPoint con resultados de las principales fuentes.

Búsqueda inteligente de PowerPoint con resultados de las principales fuentes.

Smart Lookup o Búsqueda inteligente (en castellano) es una función muy interesante dentro del menú de Microsoft Office 2016. Con ella es posible realizar búsquedas inteligentes y definir palabras de un documento sin necesidad de abandonar la aplicación de la suite y abrir una pestaña en el navegador web.

Para poner en práctica este sencillo truco para Microsoft Office 2016, basta con hacer clic en la pestaña “Revisar” y escoger la opción “Búsqueda inteligente”. Una vez ahí, aparecerá un panel en la zona derecha de la aplicación. Para realizar búsquedas inteligentes haciendo uso de ese panel, bastará con seleccionar cualquier palabra del texto, hacer clic secundario sobre ella y escoger “Búsqueda inteligente”.

Diccionario de sinónimos

Word 2016 encuentra sinónimos a cada palabra que elijas.

Word 2016 encuentra sinónimos a cada palabra que elijas.

A menudo, cuando se escribe un texto de cierta longitud y elaboración sobre una temática constante, puede resultar complejo hallar sinónimos que permitan enriquecer el texto y evitar la monotonía expresiva. En esos casos, uno de los trucos para Office más útiles es la función de sinónimos que esconde la suite en todas sus aplicaciones.

Para hacer uso de ella, basta con hacer clic secundario sobre una palabra y Microsoft Office mostrará una serie de sinónimos de entre los cuales podremos escoger el más adecuado para nuestro texto.

Restricción de datos introducidos

Excel restringiendo datos en un documento complejo.

Excel restringiendo datos en un documento complejo.

En aplicaciones de la suite como Microsoft Excel, es posible fijar una restricción en los datos introducidos. Así, si trabajamos con un formato de datos determinado o el rango válido no es infinito, podemos advertir a cualquier persona que haga uso de la tabla de Excel de esa particularidad.

Para hacer uso de esta característica, es necesario seleccionar, en primer lugar, las celdas sobre las que queremos aplicar la restricción. Tras esto, accedemos a la pestaña "Datos" y ahí encontraremos la opción "Validación de datos". Tras hacer click sobre ella, podremos fijar restricciones y mensajes de alerta sobre las celdas seleccionadas.

Ecuaciones matemáticas

Ecuaciones matemáticas a las que poder cambiar las variables para encontrar solución.

Ecuaciones matemáticas a las que poder cambiar las variables para encontrar solución.

Para insertar ecuaciones dentro de un documento de texto o de una hoja de cálculo, la suite Microsoft Office ofrece una funcionalidad exclusivamente destinada a este tipo de elementos. Haciendo uso de ella (escondida en el menú Insertar), podremos escribir ecuaciones y fórmulas tan avanzadas como deseemos.

Además, por defecto, la suite ofrece algunas de las ecuaciones más básicas, como el área de un círculo y similares. No obstante, lo más interesante de todo es que nosotros también podemos almacenar ecuaciones propias en la memoria del sistema, ahorrándonos una gran cantidad de tiempo en caso de que trabajemos con frecuencia con estos elementos.

Por si esto fuera poco, Microsoft Office 2016 también permite introducir ecuaciones a mano mediante el uso de un stylus y una pantalla táctil. El sistema reconoce e interpreta los elementos escritos y los digitaliza, resultando de gran utilidad para documentos con múltiples ecuaciones y operaciones matemáticas.

Incrustar fuentes en un archivo

Trucos para Office

La función para incrustar fuentes de archivo nos ahorrará incompatibilidades. Créditos: Alejandra Avila

Un error muy común al realizar documentos ofimáticos mediante aplicaciones como PowerPoint es la utilización de fuentes tipográficas muy concretas que no estén disponibles en la mayoría de dispositivos que nos rodean. Esto genera, cuando se abre el fichero en otro ordenador, errores de diseño y maquetación indeseados que perjudican a la legibilidad y el acabado final del documento.

Para evitar este fallo tan común, PowerPoint incluye una opción que permite incrustar las fuentes utilizadas en el documento dentro del propio fichero. De esta forma, al abrir el documento en un ordenador diferente al de su creación, este se mostrará exactamente igual que el original, pues las fuentes utilizadas están incluidas.

Esta opción es posible encontrarla en la ruta: Archivo/Opciones/Guardar. Una vez ahí, marcamos la casilla "Incrustar fuentes en el archivo" y el fichero incluirá las fuentes utilizadas en la presentación.

Previsiones gráficas

El análisis de datos y estudio de las previsiones también se puede hacer desde Microsoft Office 2016.

El análisis de datos y estudio de las previsiones se puede hacer desde Microsoft Office 2016.

Para los profesionales que trabajen con datos y gráficos con relativa frecuencia, Microsoft Office 2016 incorpora una función que permite realizar previsiones de datos basados en históricos. Para ello utiliza un algoritmo de suavizado exponencial (ETS). Disponible en la aplicación Excel de la suite.

Esta opción podemos encontrarla bajo el menú "Datos", en la sección "Hoja de previsión". Una funcionalidad muy útil para el procesamiento y análisis de los datos.

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