Workflow
análisis

Workflow

Por 5/01/15 - 18:57

Ficha técnica

Workflow
Desarrollador: DeskConnect LLC Versión: 1.0.1 Precio: 2,99€ (oferta de lanzamiento, después 4,99€) Tamaño: 17,8 MB Idioma: Inglés En familia: Disponible Compatible con: iOS 8.0 o posterior.

La automatización de tareas es uno de los principios básicos de la informática y ahora gracias a Workflow por fin podemos decir que se ha terminado de democratizar y ha empezado a despegar en iOS.

Desde la creación de los primeros ordenadores, como el que Alan Turing usó para descifrar Enigma, se ha buscado que estas máquinas se encarguen de realizar tareas demasiado pesadas para los humanos por sí mismas. Al principio se buscaba que realizasen las tareas más complejas e imposibles y con el tiempo todo se ha ido democratizando y se ha buscado que los ordenadores nos ayuden incluso en las tareas más simples. Todo para hacer más sencilla nuestra vida. Con la llegada de los ordenadores personales y de las grandes empresas de software los ordenadores han ganado la posibilidad de encargarse por ellos mismos de las tareas más variadas; desde los cálculos más sencillos hasta el diseño industrial más complejo. Pero siempre manteniendo el mismo ideal; realizar de la forma más automatizada posible un trabajo que hasta entonces era lento y costoso para las personas. Puede que no nos demos cuenta, pero incluso algo tan sencillo como llamar por teléfono, enviar un mensaje o aplicar un filtro sobre una foto es el resultado de una serie de acciones que se realizan de manera automática tras pulsar un determinado botón en nuestro teléfono u ordenador.

Desde el boom de la informática han existido aplicaciones para cubrir todo tipo de necesidades, pero si queremos algo a medida (y no contamos con el presupuesto como para contratar un programador) nos toca crearlo a nosotros mismos. Al principio crear nuestros propios automatismos o flujos de trabajo era realmente complejo, puesto que hasta para la tarea más simple necesitábamos saber algún lenguaje de programación. Con el tiempo la situación ha cambiado y poco a poco han ido apareciendo distintas aplicaciones que nos permiten crear flujos de trabajo (o pequeñas aplicaciones) dentro de ellas sin ser programador.

Así nacieron los llamados programas de automatización. Programas como Automator, Keyboard Maestro, Hazel o Textexpander, cuyo objetivo es hacer más fácil la vida a los usuarios de Mac al ocuparse ellos de las tareas más aburridas y repetitivas. Por desgracia el panorama de la automatización en iOS ha sido radicalmente distinto (por no decir inexistente). Las limitaciones del sistema operativo (sandboxing) y las restricciones del App Store han hecho que durante años la automatización en iOS no sea más que un sueño.

Workflow trae a iOS la realidad de la automatizaciónEs cierto que desde hace un par de años contamos con aplicaciones como Drafts 4, Launch Center Pro (LCP) o Textexpander, pero sus características han sido muy limitadas hasta la llegada de iOS 8; y en el caso de las dos primeras su objetivo principal no es el de automatizar tareas si no el de acelerar la forma en la que trabajamos en iOS (compartiendo de maneras inimaginables en Drafts y lanzando acciones en LCP). Por no hablar de que para encadenar varias acciones era un auténtico suplicio debido a la complejidad que llegaban a tener las URL que se encargaban de unirlas.

Pero hay veces en las que los sueños se hacen realidad, y gracias a la llegada de Workflow (2,99€ Universal) al App Store la automatización en iOS por fin es una realidad. Y ademas no es solo una realidad para los usuarios más avanzados, si no que gracias a que los flujos de trabajo de Workflow se crean arrastrando y soltando distintas acciones cualquiera con una idea y un poco de maña puede automatizar sus tareas del día a día. No es necesario que sepamos de URL Schemes y codificaciones, tampoco tenemos que conocer Python ni ningún otro lenguaje, solo tenemos que tener una idea y juntar unas cuantas piezas (como un niño que juega con sus Lego).

Posibilidades infinitas

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La verdadera magia de Workflow no viene por las amplias posibilidades que ofrece, si no por la sencillez en la que lo hace. Por fin la automatización deja de ser algo reservado exclusivamente a los usuarios más avanzados para ser accesible a todo tipo de usuarios. Y es que no solo se democratiza el acceso a las herramientas al hacerlas mucho más sencillas, si no que también se democratiza al permitir automatizar las tareas presentes en el día a día de muchas personas.

Todo esto se consigue gracias a los flujos de trabajo que podemos crear dentro de Workflows. Para aquellos que no estén familiarizados con el termino, deberían saber que un flujo de trabajo es una pequeña aplicación que creamos dentro de una app de automatización la cual se encarga de realizar una serie de acciones por si misma convirtiendo un archivo o dato en otra cosa que hayamos especificado. De esta forma, si hay alguna tarea repetitiva que realizamos a diario podemos crear un flujo de trabajo en esta aplicación que se encargue de realizar todo el proceso por nosotros, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo.

Workflow nos permite crear “apps” adaptadas a nuestras necesidadesPor supuesto, estas pequeñas aplicaciones que podemos crear dentro de Workflow no son tan completas o complejas como el software que podemos adquirir en el App Store (tenemos que tener en cuenta que cuentan con ciertas limitaciones), pero eso no quiere decir que no resulten útiles si no todo lo contrario. En muchas ocasiones estos flujos de trabajo pueden sernos incluso más útiles que una app del App Store, sobre todo si tenemos en cuenta que ofrecen soluciones totalmente adaptadas a nuestros problemas. O lo que es lo mismo, podemos contar con mini aplicaciones que realicen una labor que ninguna otra app realiza.

En el caso de Workflow, los flujos de trabajo pueden tener dos modos distintos de funcionamiento; uno como “app” independiente y otro a modo de extensión. En el primero los flujos de trabajo se comportan como si de una app del menú de inicio se tratase, mientras que en el segundo se activan desde el menú de compartir de iOS 8 lo que nos permite crear extensiones personalizadas que mejoren las existentes o suplan carencias. A parte del tipo de flujo de trabajo, cada “mini-app” cuenta con un nombre, color, icono y descripción que nos ayuda a crear la sensación de estar más ante una app del App Store que un automatismo creado por nosotros.

Por supuesto, para poder realizar una tarea es necesario tener un documento o información sobre la que realizarla y después contar con una serie de acciones que sean capaces de realizarla. Para ello Workflow cuenta con 153 acciones distintas (aquí la lista completa). Cuando Automator vio la luz en OS X Tiger tenía 120. Algunos de ellos son los denominados input o fuentes y el resto son acciones o pasos.

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Es gracias a la gran variedad de fuentes de las que podemos obtener archivos e información que Workflow resulta tan útil. No importa si queremos capturar información de una web, desde el carrete, el calendario, Evernote, Dropbox, la app de Música, mapas… tendremos la opción de realizar acciones con esa información de base. Y si contamos las zonas en las que podemos ejecutar la extensión o tiramos de portapapeles las opciones son casi infinitas. Y gracias a la gran variedad de pasos o acciones las tareas que podemos realizar son de lo más variado. La aplicación divide las acciones según su naturaleza, y nos encontramos con 10 grupos distintos:

  • Condicionantes, variables y URL Scheme
  • Calendario
  • Contactos
  • Documentos
  • Mapas
  • Música
  • Fotos y video
  • Compartir
  • Texto
  • Web

Por supuesto esta es la lista disponible en la fecha de la publicación de este análisis, pero ya han prometido aumentarla en el futuro con próximas actualizaciones. Quizás se echa en falta una mayor integración con aplicaciones de terceros, la posibilidad de ejecutar código Python, o un mejor comportamiento de la URL-Scheme (que no termina de funcionar de manera adecuada cuando un flujo de trabajo funciona como una extensión), pero son pequeños detalles que solo afectan a los usuarios más avanzados. Con tantas piezas disponibles es fácil comparar a Workflow con un set de Lego. Puede que viendo todas las piezas (de input o de acción) por separado muchos no sean capaces de ver la grandeza de esta app, pero con un poco de maña podemos crear flujos de trabajo impresionantes. El límite está en nuestra imaginación.

Ahora que conocemos qué es un flujo de trabajo os preguntaréis, “¿Y cómo se supone que los activamos?”. Cómo algunos habrán supuesto, esto se puede realizar desde dentro de la propia app, pero como vamos a ver a continuación no es ni la manera más rápida ni la más cómoda. Por suerte, gracias a iOS 8 y el sistema de comunicación mediante URLs que pueden usar todas las aplicaciones del App Store, Workflow cuenta con una gran variedad de alternativas para activar o lanzar un flujo de trabajo en cualquier situación que nos podamos imaginar. Aquí tenéis una lista con las opciones:

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Desde la app: El hecho de tener que hacer tres pasos para lanzar un flujo de trabajo hacen que esta sea una de las opciones más lentas de todas. Lo cual junto con la imposibilidad de coger información si no se ha especificado dentro del flujo de trabajo lo convierten en una de las peores opciones. Aún así es de gran utilidad mientras estamos creando nuestros propios flujos de trabajo y comprobamos si funcionan. – Desde la pantalla de inicio: Mientras editamos nuestro flujo de trabajo, si pulsamos en el engranaje y accedemos a las opciones podemos añadir a nuestra pantalla de inicio un icono que activará el workflow nada más lo pulsemos. De todas las opciones es la que más refuerza la idea de que Workflow nos permite crear nuestras propias aplicaciones dentro de si. Es una de las opciones más rápidas cuando los documentos o datos vienen del portapapeles o se eligen dentro del workflow. – Desde el menú compartir: De nuevo en las opciones del flujo de trabajo podemos elegir la opción (llamada Action Extension para ser exactos) de que el flujo de trabajo se pueda activar desde el menú compartir de iOS 8. De esta forma podemos utilizar la aplicación para crear nuestras extensiones personalizadas. La magia de iOS 8 en estado puro. – Desde Launch Center Pro: Aunque no es tan rápido como el icono en la pantalla de inicio lanzar acciones dese LCP es una de mis opciones preferidas. No solo podemos crear una pantalla dedicada a “aplicaciones” de Workflow, si no que las opciones son mucho más amplias. Podemos integrar IFTTT, alarmas temporales o de proximidad en nuestras acciones, por no hablar de que tenemos una mayor libertad a la hora de escoger que tipo de información transmitimos. – Vía URL: Aunque pueda parecer que este método se ha quedado anticuado con la llegada de iOS 8 la realidad no puede ser más distinta (es más, es el sistema que se utiliza para que LCP y Workflow se comuniquen). Gracias al URL Scheme de Workflow podemos integrar en otras aplicaciones de automatización existentes como Drafts 4 o Editorial. No es tan sencillo de configurar como las otras opciones pero si es la más versátil y polivalente.

No se explica como una app como Workflow carece de copias de seguridadY mientras que las opciones para lanzar nuestras “mini-aplicaciones” son de lo más variadas, las posibilidades de organizar nuestros flujos de trabajo dejan bastante que desear. Pese a los colores, los iconos y que podemos reordenar los flujos de trabajo a nuestro gusto, no es muy difícil que nuestra lista de acciones acabe siendo un completo desastre tras unas pocas semanas de uso. De ahí que LCP o los iconos en la pantalla de inicio resulten tan útiles, no están todas las acciones solo las que nosotros hemos añadido. En el caso de las acciones que lanzamos desde la extensión el problema se suaviza ligeramente gracias al filtrado en base a los datos que acepta cada acción, pero sigue existiendo. Pese a ser una versión 1.0 no llego a comprender como no se ha incluido un buscador que nos ayude a filtrar la lista de acciones. Tampoco estaría nada mal que se añadiese la opción de crear carpetas.

Tampoco llego a comprender como una aplicación en la que invertimos horas y horas creando complejos automatismos no cuenta con un sistema de copias de seguridad que ponga a buen recaudo nuestro trabajo. Si no tenemos cuidado y restauramos o cambiamos de dispositivo podemos encontrarnos con un panorama desolador. A día de hoy la única opción que tenemos de asegurar nuestras acciones es compartirlas una a una y guardar los enlaces a buen recaudo. Nada al nivel de una app como Workflow. Del mismo modo, y teniendo en cuenta que la app es universal, tampoco estaría de más un servicio de sincronización en la nube bien en iCloud o en Dropbox.

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Por último, me gustaría mencionar lo fácil que es descubrir nuevos flujos de trabajo gracias a la forma en la que se ha diseñado la app. Y es que gracias a lo simple que es compartir una acción y las muchas formas que existen de descubrirlos en la red es posible que cualquier usuario disfrute al máximo de la aplicación sin haberse tenido que ensuciar las manos creándolos. Aquí tenéis una lista con las mejores opciones:

  • Galería: Disponible en la propia aplicación, la galería de acciones de Workflow funciona de manera similar al App Store, solo que todo el contenido es gratis. Aunque de nuevo seguimos sin contar con un buscador, todas las acciones están organizadas por secciones lo que junto con el razonable número de acciones disponible hace que navegar por ella sea posible. La variedad no es excesiva pero si de gran calidad, resultado de la labor de selección que realizan los creadores de la app. Cualquier usuario puede enviar su flujo de trabajo a la galería desde la propia app.
  • Twitter: Bien mediante una simple búsqueda o siguiendo a la gente adecuada en Twitter podemos encontrar una gran cantidad de workflows casi sin darnos cuenta. Eso si, a diferencia de la galería su funcionamiento no está asegurado.
  • Reddit: Es el núcleo de la comunidad que se ha generado alrededor de Workflow. En r/workflow no solo nos encontramos con un buen puñado de usuarios compartiendo orgullosos su último flujo de trabajo, si no que muchos aprovechan para preguntar dudas e incluso realizar peticiones. Además es una de las mejores formas de contactar con los creadores de la app, puesto que ellos son los moderadores.
  • Workflow Gallery: Aunque esta web no pertenece a los creadores de la app, todos los flujos de trabajo que se muestran en ella han sido revisados por Will Smidlein. De nuevo poca variedad pero muy buena selección.

Crear flujos de trabajo

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Lo primero que debemos hacer antes de abrir siquiera Workflow es tener una idea aproximada de lo que queremos conseguir. No voy a negar que de vez en cuando es inspirador echar un ojo a la lista de acciones disponibles e imaginarnos sobre la marcha que podríamos construir, pero en mi experiencia personal esto no lleva más que a acciones sin terminar o a monstruos sin sentido. Lo bueno de tener la idea más o menos clara es que si rebuscamos por Twitter, Reddit o la galería de la app probablemente nos encontremos con algún flujo de trabajo similar de otra persona. De esta forma no solo tenemos algo más de inspiración, si no que muchas veces con modificar ligeramente dicho flujo de trabajo tendremos suficiente.

Una vez tengamos claro si queremos manipular una imagen y guardarla en un determinado lugar o si queremos crear un flujo de trabajo que nos ayude a crear un enlace afiliado de Amazon es la hora de pensar dos aspectos clave: cómo vamos a lanzar el flujo de trabajo y de donde va a recibir la información. En el primer caso, como hemos visto antes hay bastantes diferencias entre unos métodos u otros, sobre todo a la hora de obtener información. En el caso de querer crear un flujo de trabajo que genere enlaces afiliados podemos recurrir a todas las alternativas (si copiamos el enlace en el portapapeles), pero lo más lógico sin duda alguna es activarlo desde la extensión (sobre todo teniendo en cuenta que se puede activar desde la app de Amazon). El hecho de decidir esto nos indica de manera inmediata cual va a ser la fuente de entrada de la información y que forma va a tener, algo esencial para crear un buen flujo de trabajo.

Ahora que sabemos que queremos hacer, como lo vamos a lanzar y de donde viene la información es hora de plantear cuales son los pasos a seguir. Queremos convertir un enlace de Amazon a un enlace afiliado, pero ¿qué pasos hay que seguir para lograrlo con la información que usamos? ¿Necesitamos limpiar la URL? ¿Hay que separar el link de algún otro texto? ¿Es necesario pasar por alguna otra app para realizar una acción (debemos recordar que si tenemos que pasar por otra app no podemos usar la extensión)? Tenemos que conocer la forma de la información que vamos a introducir y después plantear paso a paso que tipo de cambios tiene que sufrir.

Es importante tener bien claro cuales van a ser los pasosPor último tenemos que decidir que vamos a hacer con el resultado de los distintos pasos que hemos ideado, puesto que si no el resultado se quedará en el limbo. Siguiendo nuestro ejemplo, podríamos decidir compartir dicho enlace en Twitter/Facebook, también podríamos guardarlo en una nota o añadirlo al final de un archivo .txt en formato de enlace Markdown. Si tenemos varias opciones en este apartado y no queremos crear varios flujos de trabajo podemos crear una bifurcación con condicionantes.

Una vez tengamos claros todos estos pequeños detalles ya nos podemos poner a unir las piezas en Workflow. Está claro que para las acciones más simples no merece la pena tomarse demasiado enserio este proceso, pero en las más complejas nos ahorra mucho tiempo y frustraciones. Puede parecer una nimiedad, pero tras crear decenas de flujos de trabajo para facilitarme el día a día este es el mejor consejo que puedo dar a la hora de empezar con una app de este estilo.

Acciones

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Una vez conocemos cómo crear flujos de trabajo en Workflow, aquí van unos cuantos ejemplos de acciones que uso en mi día a día:

  • Subir fotos a Dropbox y borrarlas después del carrete: Aunque Carousel (la app de fotos de Dropbox) cuenta con una opción similar, con este flujo de trabajo replicamos el mismo proceso y nos evitamos instalar una app más. Por supuesto esta acción es mucho más completa (incluso que la app de Dropbox) al permitirnos elegir que imágenes queremos guardar y donde cada vez que lo ejecutamos. Aunque sirve para hacer una copia de seguridad de nuestro carrete, lo suelo utilizar para subir a Dropbox las imágenes que utilizo para trabajo o estudios y separarlas de mis fotos personales.
  • Limpiar de capturas de pantalla el carrete: Como periodista tecnológico realizo a diario decenas de capturas de pantalla, lo que supone que mi carrete se llena rápidamente de imágenes de apps. Con este flujo de trabajo puedo borrar todas aquellas que no haya borrado al pasarlas a Dropbox con el flujo de trabajo anterior.
  • Descargar un archivo: Con este simple flujo de trabajo podemos coger un enlace de descarga y obtener su archivo mientras vemos una barra de progreso. Después nos abre el “document picker” y nos pregunta donde queremos guardarlo. Gracias a la flexibilidad del “document picker” no solo podemos guardarlo en iCloud, si no en cualquier app compatible: como Dropbox o Transmit.
  • Capturar a Evernote: La extensión de Evernote es muy buena, para que negarlo, pero gracias a Workflow podemos hacer cosas que la extension no puede: añadir el contenido capturado a una nota existente en vez de crear una nueva, que es lo que hace la extensión oficial.
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  • Guardar imágenes de una web: Gracias a este flujo de trabajo Workflow se encargará de mostrarnos una lista de todas las imágenes de una web para después guardarlas o hacer con ellas lo que queramos. No sabéis la de veces que me ha salvado esto el culo.
  • Crear PDF y a Dropbox: Hay ocasiones en las que más que capturar la información en si, necesito crear un PDF. Con esta extensión no solo puedo convertir una web (o cualquier tipo de archivo) en PDF si no que después tengo la opción de guardarlo en Dropbox.
  • Link de Youtube a código HTML para WordPress: Como muchos sabréis, la app de Youtube de iOS solo permite copiar la URL del video, pero no el código que se utiliza para insertar un video en un artículo. Gracias a este flujo de trabajo puedo copiar un enlace a un video y convertirlo al formato que necesito para incrustrarlo en un artículo sin pestañear.
  • Abrir en Tweetbot: Como el propio nombre lo indica, este flujo nos permite abrir en Tweetbot cualquier web de Twitter que estemos viendo en Safari. Muy útil cuando comparten con nosotros una cuenta de Twitter o un tuit pero no queremos usar la versión web.
  • Tabla en Numbers o Excel a tabla Markdown: Creado y compartido por Federico Viticci en Macstories este flujo de trabajo permite transformar una tabla de Excel o Numbers (muy sencillas de crear y editar) a una de Markdown (mucho más compleja) con solo copiar, activar el workflow y pegar.
  • Compartir desde Overcast: Aunque no soy muy fan de compartir los podcast que escucho, resulta realmente interesante ver como con Workflow podemos crear una extensión que comparta contenido con el aspecto y forma que nosotros queramos. Este flujo de trabajo está pensado para Overcast, pero podemos crear lo mismo para cualquier tipo de contenido o app.
  • Guardar imagen de Instagram: Esta red social no deja bajarnos sus imágenes o videos, pero con este Workflow podemos descargar la foto de cualquier publicación de Instagram cuya URL tengamos en el portapapeles.
  • Agregar al portapapeles: Con este flujo de trabajo añadimos al portapapeles la información que hemos compartido desde la extensión sin perder la información que habíamos copiado previamente. Ideal cuando recopilamos información.
  • Enviar canción de iTunes: Como lo oís. Este flujo de trabajo nos permite coger una canción de nuestra librería y enviar el MP3 a donde queramos.

Cómo veis algunos de estos “workflows” realizan la función de extensión y otros se encargan de realizar tareas repetitivas por ellos mismos. Si bien es cierto que en algunos casos crear una extensión para una app que ya cuenta con una parece que carece de sentido, si tenemos una necesidad especifica podemos crear un flujo de trabajo que mejore la extensión original.

Conclusión

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Workflow es el mejor ejemplo de lo que ha supuesto iOS 8: aplicaciones más potentes, más conectadas y más abiertas. Tras el movimiento aperturista que dio Apple el verano pasado en las políticas del App Store, la emoción inicial y las disputas posteriores con el equipo de revisión por fin hemos podido ver el verdadero potencial de nuestros iPhone e iPads. ¿O a caso alguien se imaginaba que algún día pudiéramos tener una versión de Automator adaptada a nuestro iPad?

Workflow es una aplicación difícil de conocer y probar, puesto que al igual que ocurre con los set de Lego nada más abrir la caja nos encontramos con un montón de piezas que por separado no son nada ni parecen hacer gran cosa. Sin embargo, como en los buenos set, con un poco de paciencia, buenas ideas e incluso algún que otro tutorial podemos construir cosas increíbles (como los flujos de trabajo que acabamos de ver). Las casas, castillos, naves y coches que podemos construir con 1000 piezas de Lego son infinitas. Igual de infinitas son las apps y extensiones que podemos crear con las 153 piezas con las que cuenta actualmente Workflow.

Puede que muchos se sientan decepcionados al no saber muy bien que crear con todas estas piezas que nos brinda la app, pero gracias a la extensa comunidad que se ha generado en las últimas semanas a su alrededor podemos sacar provecho de ella sin tener ningún conocimiento sobre como crear flujos de trabajo en ella.

Al igual que ocurrió con Editorial, Workflow es una de esas aplicaciones que lleva al SO un poco más allá y establece nuevos límites, nuevas reglas. Puede que a muchos les de pereza dedicar media hora en intentar automatizar un trabajo de unos pocos minutos, pero a la larga estos 30 minutos que podemos llegar a invertir en crear un flujo de trabajo nos puede acabar ahorrando horas y horas. Un tiempo que seguramente valoremos más que los 2,99€ que cuesta actualmente Workflow.


Pros

  • Automatizar y crear flujos de trabajo nunca ha sido tan sencillo.
  • Podemos ejecutar los workflow desde muchos lugares: LCP, homescreen, extensiones…
  • Facilidad de compartir y descubrir acciones.

Contras

  • Ni sincronización ni copia de seguridad.
  • El soporte X-Callback-URL y la integración con aplicaciones de terceros puede mejorarse.
  • No podemos duplicar un flujo de trabajo ni copiar pasos de uno a otro.

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