Etiqueta automáticamente archivos con Hazel

Si el otro día explicaba cómo enseñarle a Hazel que auto-archive nuestros documentos después de añadirles una etiqueta que los catalogaba como finalizado, hoy os traigo un nuevo tutorial de Hazel en el que volveremos a involucrar las etiquetas, solo que de manera inversa; en vez de ser ellas las encargadas de ejecutar una acción en Hazel serán la consecuencia de una serie de condiciones que tendrán nuestros archivos.

Se trata de tener las ventajas de las etiquetas sin la preocupación de etiquetarSe trata pues de hacer un uso más tradicional de las etiquetas de manera que nos ayuden a encontrar fácilmente archivos dentro de una carpeta o en nuestro ordenador mientras que en el artículo anterior hacíamos uso de ellas para que Hazel realizase una acción. Puede que si nuestro uso de las etiquetas en OS X es bastante básico no tenga mucho sentido automatizar el etiquetado de los archivos de una carpeta, pero si hacemos un uso intensivo de esta característica y variamos con frecuencia (siguiendo unas normas que nos hemos impuesto) los tags es muy posible que nos ahorremos mucho tiempo automatizando dicho proceso. Las ventajas son claras: no tenemos que preocuparnos de etiquetar (y re-etiquetar) manualmente la gran mayoría de nuestros archivos y seguimos contando con todas las ventajas de este sistema.

Lo primero que tenemos que decidir es qué tipo de etiquetas vamos usar y qué van a significar. Podemos crear etiquetas para indicar que un archivo pertenece a un proyecto o incluso podemos crear unos tags que nos ayuden a distinguir un archivo según su función dentro de un proyecto, las posibilidades son muy variadas. Una vez lo hayamos decidido es hora de pensar que detalles van a ser los que le van a indicar a Hazel si un archivo pertenece a una etiqueta u a otra.

Para explicar este tutorial he decidido que quiero que mis archivos se etiqueten según si han sido editados recientemente, y por lo tanto significa que estoy trabajando en ellos de manera activa, o si pese a estar en la carpeta de trabajo se han quedado “parados”. Para ello vamos a decirle a Hazel que mire la fecha de última edición de un archivo y según el tiempo que haya pasado adjunte la etiqueta “Trabajando” o la etiqueta “Parado” y que cuando lo haga elimine la otra.

El paso a paso

Una vez tengamos decidido que etiquetas vamos a usar y cuales van a ser las características que Hazel va a usar para añadirlas o quitarlas tenemos que generar una regla con un aspecto similar a la que tiene la foto de aquí arriba. Para ello vamos a seguir los siguientes pasos:

• Añadimos en el panel izquierdo la carpeta en la que se encuentran los documentos que queremos auto-etiquetar. Una vez añadida hacemos click derecho y pulsamos en Pause XXXX rules.
• Nos vamos al panel derecho y creamos una nueva regla. Vamos a crear una regla por cada tipo de etiqueta que queremos crear, por lo que vamos a llamar a la regla que acabamos de crear con el nombre de la etiqueta que va añadir a los archivos; en nuestro caso se llamará “Trabajando”.
• En la parte de arriba, como viene siendo habitual, vamos a introducir los condicionantes de nuestra regla. Como en el caso de la etiqueta “Trabajando” nos referimos a los archivos que hemos modificado en los últimos días el condicionan que vamos a usar es Date last modified > is in the last > tiempo. El tiempo puede ser el que nosotros queramos, algunos los preferirán muy corto y otros largo. Yo me he quedado con 2 días.
• En la parte de abajo vamos a crear dos acciones. En la primera elegiremos Remove tags y escribimos añadimos el tag contrario, en este caso “Parado”. En la segunda acción elegimos Add tags y seguidamente incluimos “Trabajando”. Cuando terminemos pulsamos “Ok” para guardar la regla.
• Por último, vamos al panel de la izquierda y hacemos click derecho sobre la carpeta y pulsamos en Resume XXX rules.

En el caso de la regla que se va a encargar de añadir la etiqueta de “Parado” tenemos que seguir los mismos pasos que acabo de explicar salvo dos excepciones:

• En el caso de esta segunda regla para la etiqueta “Parado” tenemos que cambiar ligeramente el condicionante. Seguimos teniendo que elegir Date last modified, pero la segunda parte debe de ser is NOT in the last. El tiempo debe de ser el mismo que hemos indicado en la primera regla.
• El segundo cambio, lo debemos realizar en las acciones. Cómo es lógico, Remove tags debe de estar seguido de “Trabajando” y Add tags debe estarlo de “Parado”.

Una vez hayamos terminado es hora de probar que todo funcione. Solo tenemos que añadir un archivo con las características que hemos indicado en la carpeta y ver si Hazel lo etiqueta correctamente. Si queremos usar esta regla en varias carpetas es tan simple como añadir todas esas carpetas a Hazel y después copiar y pegar las reglas que hemos creado para cada etiqueta. Por supuesto podemos utilizar condicionantes distintos a la fecha de la última edición de un archivo para aplicar estas etiquetas, solo tenemos que echar un ojo a la lista de condicionantes con la que cuenta Hazel para hacernos una idea de las posibilidades.

Después de 3 tutoriales; primero expliqué cómo añadir descargas de forma remota y después cómo auto-archivar documentos terminados, puede más de uno empiece a encontrar más interesante Hazel. En ese caso lo podéis comprar en la tienda de Noodlesoft por $29.