Cómo auto-archivar documentos con Hazel y etiquetas

Como demostré en mi tutorial para añadir descargas Torrent a un Mac de forma remota, Hazel es una aplicación que pese a que la gran mayoría de usuarios relaciona con los sistemas paperless puede echarnos una mano en una infinidad de pequeñas tareas que realizamos a diario. Solo tenemos que pensar en algo que repitamos varias veces a la semana para que se nos ocurran unas cuantas ideas sobre que podemos automatizar con Hazel o aplicaciones similares. Aunque pueda parecer una tontería, esta es una de las mejores fuentes de inspiración que podemos encontrar para estas cosas.

Desde que empecé a colaborar con Hipertextual he aumentado de forma considerable la cantidad de textos que escribo respecto al ritmo de publicación que llevaba en mi blog personal. Cada artículo una vez terminado acaba archivado en su correspondiente carpeta (siguiendo una jerarquía de año/mes/artículos), por lo que en las últimas semanas he pasado más tiempo del que me gustaría archivando documentos. Empujado por algún que otro bug que me he encontrado en el Finder de Yosemite se me ocurrió que seguramente habría un modo de archivar de forma automática y organizada un artículo una vez estuviera terminado. Pero ¿cómo indicar de forma sencilla que un archivo estaba terminado y ya podía ser archivado?

Añadiendo una etiqueta Hazel se encarga de archivar el documentoEntonces me acordé de las etiquetas que Apple incluyó en OS X Mavericks y di con el siguiente proceso: Todos los textos en los que estoy trabajando se guardan en una carpeta, una vez terminado un texto le añado una etiqueta para marcarlo como finalizado y por arte de magia se encargaría de trasladarlo a la carpeta donde guardo todo lo que he escrito en Hipertextual para después colocarlo en una subcarpeta según el año y el mes en el que se había escrito.

Cómo automatizar el proceso

Para conseguir que el flujo de trabajo funcione en Hazel, lo primero que tenemos que hacer es abrir la ventana de preferencias del Finder y crear una etiqueta que se llame Terminado (También valen otros términos siempre y cuando no interfieran con el resto de etiquetas). Una vez creada, tenemos que asegurarnos de que se encuentra en la sección de puntos de abajo, puesto que si no está no aparecerá en el menú flotante que vemos cuando hacemos click derecho sobre un archivo.

Después, tenemos que Hazel en el panel de preferencia y crear una regla como la que se aprecia en la imagen. Para ello tenemos que seguir los siguientes pasos:

• Añadimos en el panel izquierdo la carpeta en la que se encuentran los documentos en los que estamos trabajando. Una vez añadida hacemos click derecho y pulsamos en Pause XXXX rules.
• Nos vamos al panel derecho, con dicha carpeta seleccionada, y pulsamos en el botón +. En la sección de nombre ponemos una descripción de la regla que vamos a crear. En mi caso Archivar - Hipertextual - Textos.
• En la sección de condiciones elegimos la siguiente; Tags > contain tags > el nombre de la etiqueta que hemos creado para la ocasión, que en nuestro caso es Terminado.
• (Opcional) Si en la carpeta no solo almacenamos un tipo de documentos y queremos crear distintas reglas de archivado, podemos añadir una segunda o tercera condición. En mi regla yo tengo activado que solo afecte a los archivos Markdown, pero puede ser algo que haya en el nombre del archivo o incluso otra etiqueta.
• Una vez hayamos terminado las condiciones es hora de pasar a las acciones. La primera que debemos de añadir es la siguiente: Move y después elegimos la carpeta en la que queremos generar nuestro archivo.
• Con el paso anterior técnicamente ya habríamos movido nuestro documento de la carpeta de trabajo a la carpeta de archivo, sin embargo es recomendable organizarlo en un formato de subcarpetas. Yo he optado por una estructura temporal de año > mes. Para ello elegimos Sort in subfolder y como patrón elegimos Date modified seguido de > (sirve para indicar que queremos crear una subcarpeta) y de nuevo Date modified.
• Antes de seguir debemos de hacer click derecho en ambos Date modified y pulsar en Edit date pattern. Por defecto nos aparecerá con el formato año-mes-día. En el primero debemos dejar solo el año y en el segundo solo el mes. También es importante que elijamos dichas fechas aparezcan de forma numérica (2014 > 11).
• Una vez terminada con la organización en subcarpetas ya solo nos queda una acción más. Volvemos en pulsar en añadir y elegimos Remove tags y después añadimos el nombre de la etiqueta que ha accionado todo el proceso. En nuestro caso Terminado. También podemos indicar si queremos que se elimine alguna otra etiqueta.
• Por último, vamos al panel de la izquierda y hacemos click derecho sobre la carpeta y pulsamos en Resume XXX rules.

Hazel no se amortiza con un truco, pero si vamos sumando se paga soloAhora solo tenemos que añadir un archivo que cumpla todas las condiciones a esa carpeta, añadir la etiqueta en cuestión y ver si funciona como es debido. Esta será la última vez que tengamos que preocuparnos de archivar los documentos con los que hayamos terminado de trabajar.

Hazel no es una app que se amortice únicamente con uno de estos pequeños trucos, pero si vamos sumando uno tras otro veremos como esos minutos que vamos ahorrando en nuestras tareas habituales acaban valiendo mucho más que lo que cueste una licencia del programa. Como he dicho al principio, solo tenemos que dedicar un rato a pensar en tareas que repitamos a diario para encontrarnos con un puñado de ideas. Si os ha gustado, lo podéis comprar en la tienda de Noodlesoft por $29.