Anteriormente en Bitelia hemos hablado del método GTD, el método más popular para la gestión de tareas entre los amantes de la productividad, y por supuesto, de Evernote, la herramienta más usada por personas de todo el mundo para capturar notas e información de todo tipo.
GTD (Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo creado por David Allen, y popularizado en el libro How to get things done. Desde la publicación de este libro, el método de Allen se ha propagado por el mundo convirtiéndose en una suerte de Santo Grial de la productividad al cual personas de todas partes le rinden culto como a un Dios.
Existen innumerables herramientas diseñadas especialmente para implementar el método GTD, pero algunas personas encuentran más fácil integrarlo en su flujo cotidiano de trabajo, por ejemplo usando Gmail o simplemente lápiz y papel. Para aquellos que ya son usuarios de Evernote, es posible que estas ideas les ayuden a adaptar su propio sistema para implementar GTD en Evernote.
Recopilar, procesar, organizar y accionar
Si bien el método de Allen es bastante complejo y detallado para resumirlo en un post, la idea central es simple (y poderosa en su sencillez): el método reposa en la noción de sacar las tareas y los proyectos (y en general, cualquier idea) de la mente, al depositarlas en un lugar externo y seguro, y luego dividirlas en elementos accionables. Este principio tiene la finalidad de permitir que tu atención se enfoque en tomar acciones (específicamente, en la acción más próxima que tengas a mano) en lugar de recordar todas las cosas que tienes pendientes.
Evernote te permite crear "notas" para cada ítem, que son como piezas de papel digital individuales, lo que lo hace ideal para el proceso de "recolección" que define Allen en How to get things done: el primer paso a seguir a la hora de implementar GTD es vaciar tu mente en piezas de papel separadas, una cosa en cada pieza de papel, sin detenerte a pensar en nada hasta que tu mente esté completamente vacía. Desde este primer paso, Evernote ya es ideal para ayudarte.
Evernote permite crear las notas directamente desde cualquiera de sus apps, o a través de un e-mail, lo que lo hace ideal, también, para evitar usar tu bandeja de correo como lista de tareas. Para evitar la multiplicación de "bandejas de entrada" de cosas por hacer, Allen recomienda centralizarlas en un solo lugar, y con Evernote esto se logra fácilmente con tan sólo reenviar los correos electrónicos a tu cuenta de Evernote.
En el proceso de recolección, puedes crear cuantas notas sean necesarias y luego, en el siguiente paso "procesarlas" una a una, ya sea llevándolas a cabo directamente (si toman menos de cinco minutos) o asignándoles proyectos y contextos según sea el caso.
Etiquetas y Contextos
Evernote te permite asignar etiquetas y libretas a las notas, y éstas pueden ser usadas para las categorías y contextos de GTD. La manera de emplearlas dependerá de tu manera de trabajar, pero una forma, por ejemplo, es usar etiquetas para las categorías y contextos, y usar libretas para agrupar los proyectos.
Bandeja de entrada (Inbox): Es el lugar donde se capturan las tareas y nuevos elementos, por ejemplo, el lugar donde se reciben las cosas que llegan por e-mail.
Siguiente (Next action): Acá van las tareas inmediatamente siguientes en cada proyecto. Por ejemplo, si el próximo paso es llevar a cabo una reunión con Juan, la tarea puede ser "llamar por teléfono a Juan". Si no tengo el número de Juan a mano, la siguiente tarea no es llamarlo, sino "buscar el número de teléfono de Juan". Es la tarea más pequeña y accionable que te puedas imaginar.
En espera: Las tareas que están esperando respuestas o acciones por parte de otras personas. Por lo general es útil añadirles una etiqueta de contexto que indique el @nombre de la persona por quien estás esperando.
Algún día/Quizás: Allen recomienda tener una lista o categoría donde conservas las cosas que quieres hacer algún día, pero que no son urgentes o inmediatas (digamos, tomar clases de paracaidismo o visitar Portugal) y revisarla cada cierto tiempo para sacar de ahí acciones y moverlas a Siguiente cuando corresponda.
Las etiquetas contextuales, por otra parte, son esenciales en GTD para filtrar las acciones que corresponden al momento, lugar e incluso estado de energía que tienes en ese instante. Por ejemplo, etiquetas contextuales pueden ser @oficina, @teléfono, @casa o cualquier otra similar, y algunos recomiendan crear etiquetas contextuales de acuerdo a la energía que tengas para enfrentar una tarea, por ejemplo, @A, @M y @B para "Alto", "Mediano" y "Bajo" (ya tú verás qué nombres ponerles). Esto funciona de maravilla, por ejemplo, para un viernes por la tarde en el que te sientes cansado y sin ganas de nada, pero aún así no quieres perder el tiempo: puedes tener tareas de poca energía guardadas para esa ocasión, como archivar papeles o hacer llamadas telefónicas.
Usar las búsquedas y los avisos de Evernote
Por último, es de mucha utilidad tener en cuenta los operadores de búsqueda de Evernote para crear vistas personalizadas según nuestras necesidades, por ejemplo, hacer una búsqueda como:
tag:@oficina reminderTime:day todo:true
arrojará elementos que tengan el contexto de @oficina, que posean un recordatorio fijado para el día de hoy y que posean elementos con caja de verificación ("to do") marcadas como hechas.
Los operadores de búsqueda de Evernote son increíblemente poderosos y ameritan un poco más de detalle, pero eso queda para otra ocasión. Ahora es el momento para empezar a probar GTD en Evernote.