Llevamos pocos días tras el estreno del nuevo año y, seguramente, algunos aún estén recapitulando sus propósitos y retos para este año 2014. Desde el punto de vista profesional, mejorar nuestra productividad, u organizar mejor la información que manejamos, pueden ser dos buenos propósitos a realizar en este año 2014 y que nos ayudarán a organizar mejor nuestro tiempo y a ser más eficaces en lo que hacemos.
Cuando hablamos de productividad, casi de manera automática, solemos pensar en aplicaciones y aunque es cierto que existen muchas aplicaciones que nos pueden ayudar a ser más productivos, el milagro no es instantáneo. Por el mero hecho de instalar una aplicación, o registrarnos en un servicio en la nube, no vamos a mejorar nuestra productividad; todo depende de nuestra constancia, el uso que hagamos de las herramientas y si, de verdad, las hemos integrado de manera natural en nuestra dinámica de trabajo.
Particularmente, una de las herramientas que mejor he integrado dentro de mi día a día es Evernote; hace tiempo que sustituí el cuaderno de papel por Evernote y lo he transformado en mi "centro de conocimiento personal", el lugar en el que tomo mis notas de trabajo, hago seguimiento de los proyectos en los que trabajo, apunto mis recordatorios o incluso clasifico documentos que uso como referencia. Gracias a Evernote he conseguido concentrar, en un único lugar, toda la información relevante que manejo dentro de mi día a día e, incluso, me permite clasificar correos electrónicos y gestionar la información de estos de una manera mucho más eficiente.
Evernote, además de desarrollar un gran servicio, también ha abierto las puertas a los desarrolladores para que puedan implementar aplicaciones y servicios que se sustenten sobre el API de Evernote e integren este servicio. El ecosistema de Evernote es muy amplio, de hecho, tanto en iOS como en Android podemos encontrar múltiples apps que tienen un puente con Evernote al igual que también las podemos encontrar para Windows y OS X.
Con la idea de ampliar nuestra cartera de recursos con los que organizar mejor nuestra información y ganar en productividad, vamos a seguir explorando el ecosistema de Evernote para conocer algunas aplicaciones y servicios que vale la pena probar y, sobre todo, integrar dentro de nuestra rutina de trabajo:
PopClip
PopClip es una aplicación de pago para OS X (hasta hoy 6 de enero está a 1,99 dólares y su precio normal es de 4,99 dólares) que añade unos cuantos "esteroides" a nuestro sistema cuando seleccionamos texto. Si tenemos PopClip instalado en nuestro Mac, cuando seleccionemos cualquier texto (en cualquier aplicación) aparecerá un menú que, además del clásico "copiar", nos permitirá ejecutar acciones adicionales.
PopClip se basa en el uso de plugins con los que personalizar estas acciones adicionales, podremos realizar búsquedas tomando como base el texto seleccionado, buscar en un diccionario, buscar una traducción en Google Translate e, incluso, redactar un tweet. Dentro de todas estas funciones adicionales, existe un plugin de Evernote que nos permite llevar el texto seleccionado a una nueva nota en Evernote.
La funcionalidad es parecida a lo que podemos hacer, por ejemplo, con el web clipper de Evernote en Google Chrome o Firefox; sin embargo, la ventaja de esta aplicación es que podremos llevar el contenido a Evernote desde cualquier parte, por ejemplo, un documento de texto.
Foxit Reader
Foxit Reader es una aplicación bastante conocida dentro del mundo de la ofimática; gracias a esta aplicación podremos contar en nuestro sistema con una impresora de documentos PDF que, además, se integra bien dentro de Microsoft Office (en forma de pestaña con herramientas y utilidades) y nos ofrece algunas funciones adicionales.
Además de poder crear documentos PDF, visualizarlos y firmarlos digitalmente, Foxit Reader es capaz de tender un puente con Evernote y nos permite enviar el documento PDF que estamos visualizando como archivos adjunto a una nota en nuestro cuaderno digital de Evernote. De esta forma, documentos que estemos revisando y queramos conservar, podrán enviarse fácilmente a Evernote con un solo clic de ratón.
Clarify
Clarify es una interesante aplicación para Windows y OS X que nos permite tomar capturas de pantalla. Dicho así, quizás, nos pueda sonar algo extremadamente básico que podemos hacer con muchas otras aplicaciones (incluyendo Skitch); sin embargo, Clarify posee un valor diferencial que la hace especialmente interesante: genera un documento con todas las capturas que vamos tomando para plasmarlas en forma de secuencia.
¿Y para qué nos puede servir una secuencia de capturas de pantalla? La respuesta es extremadamente simple: desarrollar un tutorial o un manual. Precisamente, este es el objetivo de Clarify, hacernos fácil el desarrollo de cualquier tipo de manual; podremos tomar capturas de pantalla (con bastantes opciones de selección), añadir textos o anotaciones a las fotografías y, poco a poco, generar un documento que podremos llevar a Evernote como nota.
Si almacenamos en Evernote nuestro manual, siempre los tendremos ahí como referencia y, si trabajamos en grupo, solamente tendremos que compartir la nota con nuestros compañeros para que estos se pongan al día.
Doo
Doo es un servicio multiplataforma que tiene como objetivo sincronizar todos nuestros documentos independientemente del dispositivo o servicio que estemos usando.
Si nos paramos a pensarlo un poco, no es raro que tengamos la información dispersa entre la carpeta "Mis Documentos" de Windows, archivos que tenemos en Dropbox (aunque se puede sincronizar con nuestros ordenadores y dispositivos móviles), información que tenemos en Evernote, archivos en Google Drive y un largo etcétera de opciones.
Precisamente, Doo tiene como objetivo tender un puente entre todos estos repositorios de información y unificar toda la información para que podamos realizar búsquedas (independientemente del repositorio) y localizar documentos, notas, archivos o cualquier cosa que coincida con el término buscado.
El servicio es interesante porque, automáticamente, irá sincronizando su base de datos conforme vayamos añadiendo nuevos documentos a las carpetas sincronizadas o a los servicios que hayamos vinculado.
Found
Found es otro servicio que unifica la información que tenemos dispersa en Gmail, Google Drive o Evernote.
En este caso, Found es una aplicación disponible para OS X que ofrece al usuario la posibilidad de buscar archivos y documentos tanto en las carpetas el Mac como en Dropbox, Evernote, SkyDrive y Google Drive; de hecho, para facilitar las cosas a los usuarios, nos permitirá "arrastrar y soltar" cualquier archivo a un correo electrónico aunque éste esté en la nube.