La herramienta a la que prestamos más tiempo y atención en el trabajo es el correo electrónico. Desde ahí nos llegan nuevas tareas, información y nos permite estar comunicados con compañeros, jefes y clientes. Al ser tan importante, y por el mal uso que se le da en ocasiones, ha conseguido mala reputación y es considerada como uno de los principales ladrones de tiempo. De ahí que muchos apuesten por acompañar el cliente de correo de turno por un práctico gestor de tareas. Algunos ya integran esa función, como Outlook en el escritorio o Gmail vía web. Así pues, si dedicamos tanto tiempo al correo, ¿por qué no usar tu correo como gestor de tareas?
Esta pregunta tiene muchas respuestas, algunas a favor y otras en contra. Usar tu correo como gestor de tareas tiene sus riesgos, ya que utilizas una misma herramienta para dos cosas diferentes, por lo que sin una buena organización puedes tener problemas en el procesamiento de datos. Otra desventaja es que si la herramienta falla, pierdes el acceso a tu correo y a tu lista de tareas.
Requisitos de un buen gestor de tareas
En primer lugar, un gestor de tareas tiene que estar accesible. Yo, personalmente, uso Evernote porque puedo usarlo desde el navegador, desde el trabajo en un PC con Windows, desde casa en mi Mac, desde mi iPhone cuando voy en transporte público... En este sentido, el correo electrónico tiene la misma ventaja, pues puedes acceder a tu correo desde cualquier dispositivo gracias a la tecnología POP e IMAP.
En segundo lugar, un buen gestor de tareas tiene que permitir cierto grado de personalización. En este sentido, es básico poder crear categorías para clasificar las tareas en función de proyectos o ámbitos de tu vida (personal, laboral...). Lo mismo si quieres aplicar un método o sistema productivo, como Getting Things Done, que requiere crear carpetas específicas para cada proceso al gestionar tareas. En este sentido, la práctica totalidad de gestores de correos permiten crear carpetas o en su defecto etiquetas para diferenciar correos electrónicos.
Aunque hay muchas más razones por las que un gestor de tareas es mejor que otros, éstas son las principales razones, a mi entender. También está la integración con otras herramientas, como calendario, bloc de notas o acceso a aplicaciones web, pero eso es algo que podemos arreglar fácilmente, si bien en caso de necesitarlo, Gmail, por ejemplo, se integra perfectamente con las demás herramientas de Google, como el calendario o el editor de documentos.
Claves para usar tu correo como gestor de tareas
En primer lugar, hay que tratar cada mensaje de correo como una tarea. No es difícil, pues en la práctica actuamos así. Sin embargo, hay que tener claro que para que esto sea posible, los mensajes que recibamos deben estar bien redactados. En cualquier caso, gracias a las conversaciones anidadas, que juntan varios mensajes relacionados, no es tan complicado agrupar un mensaje o más que traten de una misma tarea.
La segunda clave es disponer de carpetas o etiquetas donde colocar los mensajes/tareas. Como dije antes, la mayoría de clientes de correo electrónico y servicios de correo tienen esa función. ¿Qué carpetas crear? Eso ya depende de ti. Un ejemplo muy simple es crear una carpeta para tu trabajo y otra para tu vida personal. Otra opción es crear etiquetas con distintos niveles de prioridad: urgentes, importantes, urgentes/importantes, por ejemplo, o numerarlos del 1 al 4 en función de cuándo tienes que haber terminado esa tarea (1-Hoy, 2-Mañana, 3-Esta semana, 4-Algún día). También puedes crear carpetas acordes a GTD (Getting Things Done), como Acciones próximas, Proyectos, En espera, Algún día/Quizá... Las posibilidades son infinitas.
Otra clave es tener cierto orden en tu bandeja de entrada, algo que ya vimos en un artículo anterior y que no está de más recordar. De esta forma te aseguras tenerlo todo bajo control y evitar dolores de cabeza o tardar más tiempo en encontrar lo que buscas.
¿Qué ocurre con las tareas que nos surgen por teléfono, cuando estamos en una reunión o que se nos ocurre por cuenta propia? Al igual que en un gestor de tareas creamos la tarea, o en un bloc de notas virtual como Evernote o OneNote creamos la nota, en tu correo electrónico, la opción más rápida es crear un correo electrónico. Comparándolo precisamente con un bloc de notas, el correo ofrece las mismas ventajas de edición, y gracias a los correos enriquecidos puedes añadir enlaces web, fotografías, tablas... La mejor opción es guardarlo como borrador, pues así no pierdes tiempo reenviándotelo a ti mismo ni se duplican (mensaje enviado y el mensaje recibido). Además, los borradores permiten también ser etiquetados, y puedes reeditarlos cuando quieras.
¿Es el correo electrónico el mejor gestor de tareas? ¿Es el peor? Como siempre digo en estos casos, decidirte por un gestor de tareas u otro, o usar tu correo como gestor de tareas, dependerá del tipo de tareas que realices, de tus rutinas laborales, de tu manera de trabajar, etc. Cada persona necesita un gestor y un método propio de gestión. Elegir uno u otro dependerá de ti. En cualquier caso, la opción existe, y los gestores de correo actuales lo permiten.