Hemos hablado largo y tendido sobre Trello, una excelente aplicación de productividad que en poco tiempo se ha transformado en santo de nuestra devoción. Por ejemplo, afirmamos que se trata de una de las apps de productividad que tienes que comenzar a usar este año, y además hablamos un poco sobre las diferentes posibilidades de aplicación a través de la metodología GTD (getting things done). Hoy vamos a dar algunas ideas y consejos para aprovechar Trello al máximo, teniendo en cuenta sus funcionalidades básicas, sus trucos para expertos, y mucho más.

Trello principal

Para aprovechar Trello al máximo, tenemos que conocer bien qué es. Si realmente no han probado Trello, ahora es un buen momento para hacerlo. Estamos acostumbrados a organizar nuestras tareas en listas, pero gracias a Trello podemos tener un acercamiento más visual. Las tareas se organizan dentro de tarjetas o cards que se insertan en tableros o boards, como si se tratase de un pizarrón. Estas cards luego se pueden ir moviendo de un estado a otro, en columnas que pueden ser personalizadas para adaptarse perfectamente a nuestra dinámica de trabajo. Esto es, por supuesto, una explicación muy básica de lo que se trata, pero no tardaremos en acostumbrarnos a todos sus detalles.

A continuación, les presentamos esta serie de ideas para aprovechar Trello al máximo, que van desde simple atajos de teclado hasta programas más avanzados que nos permiten crear calendarios, y consejos de productividad para ordenarnos mejor.

1. Usa los atajos de teclado

Somos amantes intensos de los atajos de teclado. Hace apenas unos días presentamos una lista con los que consideramos más prácticos para Windows 8, y esta aplicación de productividad tampoco es ajena. Por eso, para comenzar realmente a aprovechar Trello al máximo podemos aprender a dominar sus atajos de teclado. La realidad es que no son demasiado complicados, y requieren apenas un poco de tiempo para poder memorizarlos.

Por ejemplo, para navegar nuestras diferentes cards tenemos que usar las flechas, además de usar J y K para movernos hacia arriba y hacia abajo. Si queremos archivar una tarjeta, nada más tenemos que apretar la tecla A. Si queremos poner una fecha límite o due date, presionamos D. Para poder abrir una tarjeta cuando está seleccionada, presionamos Enter. Como pueden apreciar, son todos atajos intuitivos, pero podemos encontrar la lista completa en una sección especial de Trello.

2. Habilita las notificaciones de escritorio

Trello puede ser una excelente herramienta para aumentar nuestra productividad, pero la realidad es que si no le prestamos atención, pasa sin pena ni gloria por nuestras vidas. Por eso, una buena forma de estar siempre encima de lo que está sucediendo es a través de las notificaciones de escritorio. Esta funcionalidad está disponible para Google Chrome, y para Safari 6, pero si usamos estos navegadores específicos, podremos estar más informados de los vaivenes de un proyecto.

La manera de activar las notificaciones es igual a la forma que podemos hacerlo en otras aplicaciones. Recibiremos una opción que nos dirá “Permitir Notificaciones”. Si no lo activamos la primera vez, podemos ir a Configuración > Under the Hood > Privacidad > Configuración de Contenidos > Notificaciones (en Chrome). O en Safari, más simple, Preferencias > Notificaciones. Al recibir notificaciones podemos saber cuándo una tarea cambió de estado o cuándo alguien nos está mencionando en una determinada card porque necesita de nuestra ayuda, por ejemplo.

3. Usa markdown para sumar formato a las tarjetas

Hablamos hace poco sobre qué es markdown y los beneficios de su uso. No vamos a expandirnos mucho más, pero sí vamos a aclarar que se trata de un lenguaje específico que nos permite agregar formato a los textos, sin caer en riesgo con abultados códigos HTML. Markdown es muy útil a la hora de escribir en internet, pero también forma una parte crucial de nuestra guía de consejos para aprovechar Trello al máximo. ¿Por qué? Porque nos permite agregar formato a las descripciones de las tarjetas.

Trello iPad

Cuando creamos una tarjeta, vamos a notar que no nos encontramos con un editor WYSIWYG (what you see is what you get) pero tampoco podremos andar haciendo magia con HTML. Sí vamos a poder aplicar formato como itálicas, cursivas, ítems, y más, a través de markdown. Si todavía no están familiarizados con el lenguaje, les recomendamos que visiten la página oficial del proyecto fundador de markdown, donde se encuentran todas sus peculiaridades, y formas de uso, fundamentales para poder aplicar el formato a nuestras cards de Trello.

4. Aprovecha las aplicaciones

Trello es una plataforma muy completa, pero no se queda ahí. Por un lado, tenemos aplicaciones desarrolladas por ellos mismos para dispositivos móviles. Y por otro lado, tenemos infinidad de aplicaciones basadas en su API que sirven para propósitos más específicos. La cuestión es que podemos aprovechar Trello al máximo a través de estas apps, porque hay para todos los gustos, y para todas las cosas que podamos llegar a hacer.

Trello nos propone aplicaciones para iPhone, Android, Google Chrome y Windows 8. Pero también tenemos otras aplicaciones que ofician como cliente no oficiales del servicio. Es el caso de Trellizzo para Windows Phone 7, Trellobook para la Playbook de Blackberry, la extensión para Google Chrome para trabajar a través de la metodología SCRUM (de hecho, hay muchas extensiones dedicadas exclusivamente a Trello, que deberemos repasar dentro de algunas líneas), una aplicación para enviar cards directamente desde el correo electrónico llamada Emello, y muchas más.

5. Usa extensiones

Además de la extensión oficial de Trello, y la que nos permite usar la metodología SCRUM, encontramos muchas otras en la tienda oficial de Google que nos permiten aprovechar Trello al máximo. Lo bueno de estas extensiones es que, al encontrarse directamente en el navegador, no requieren que tengamos un software adicional abierto, que puede llegar a suceder con las aplicaciones que mencionamos anteriormente. Si somos usuarios intensos de Google Chrome, entonces al menos una de estas extensiones resultará interesante.

Por ejemplo, tenemos Allerto, que nos brinda notificaciones para Trello más avanzadas; Trello Clone, que nos permite copiar diferentes boards y cards con todas sus peculiaridades, para ahorrar tiempo; Trello Points, que nos permite activar un sistema de puntos para organizar nuestras tarjetas de una forma más eficiente; Jirrello, que como indica su nombre, es una integración entre JIRA y Trello; y CardCounter, que además de sumar integración con Kanban nos muestra cuántas cards tenemos en cada lista en Trello. Las posibilidades son muchas y en GitHub encontraremos además muchas otras aplicaciones y extensiones relacionadas con Trello.

6. Valora el trabajo en equipo

El trabajo en equipo forma parte de la esencia de Trello. Si bien lo podemos usar con propósitos personales, es en nuestra relación con colegas donde se luce. Por eso, nunca debemos perder de vista la valoración del trabajo en equipo a la hora de usar Trello. Tratemos de hacer cosas, básicas, pequeñas, pero que sirvan de ayuda visual para aquellas personas que tienen que compartir el board con nosotros. Por ejemplo:

  • Deja comentarios sobre el estado de una tarjeta en particular cuando se la asignas a alguien.
  • Asegúrate de actualizar correctamente el estado de una tarjeta, sobre todo si has comenzado a trabajar en ella, para que no se duplique el trabajo si otra persona no fue alertada.
  • Usa las etiquetas para establecer un orden de prioridades y de importancia para cada una de las tareas.
  • Usa las menciones para que todos tus compañeros estén siempre enterados de las novedades.
  • Mueve las tarjetas de forma acorde a su estado, y archívalas frecuentemente para no crear un desastre de cards en cada tablero.

¿Tienen alguna sugerencia para aprovechar Trello al máximo? La esperamos en los comentarios.