Uno de los aspectos de la gestión del correo electrónico que, quizás, solemos dejar algo abandonada es la gestión de contactos. Aplicaciones de escritorio como Thunderbird o servicios como Gmail suelen recopilar, de manera automática, las direcciones de correo a las que enviamos mensajes (ya sea escribiéndolas en el campo de destinatario o respondiendo a sus correos) pero, a pesar que esta recopilación nos facilita mucho las cosas (al autocompletar las direcciones) no creo que podamos considerarlo una buena gestión de nuestra cartera de contactos.

Gestión de contactos

¿Y por qué no es un buen sistema de gestión de contactos? Teniendo en cuenta que, gracias a la nube, solemos mantener una única base de datos de contactos con la que sincronizamos nuestros clientes (dispositivos móviles y aplicaciones de escritorio), creo que podemos ahorrarnos mucho tiempo si, desde el primer momento, ponemos cierto orden en la información que almacenamos y mantenemos, en todos nuestros dispositivos, la misma información y, además, siguiendo un patrón fijo.

Un buen repositorio de contactos es Google Contacts que, entre otras cosas, podemos utilizarlo en Android, gracias al soporte de CardDAV podemos usarlo en dispositivos iOS y, por ejemplo, si utilizamos Thunderbird en el escritorio existen extensiones que nos permiten sincronizar con el servicio de Google. Por tanto, vale la pena dedicar unas horas (o unos minutos, todo depende de la cantidad de contactos que manejemos) a organizar todos los contactos que hemos recopilado y distinguir los que usamos habitualmente (nos intercambiamos correos, nos llamamos por teléfono o intercambiamos mensajes a través de WhatsApp) para unificar toda la información que tengamos dispersa (agenda del teléfono, agendas de papel, direcciones recopiladas en Thunderbird, direcciones recopiladas en Gmail, etc).

En este sentido, Gmail nos ofrece algunas utilidades que nos pueden ayudar en esta tarea puesto que podemos exportar todos nuestros contactos a un fichero CSV y procesarlo con el Calc de LibreOffice o con Excel y añadir datos que tengamos escritos en papel o combinarlo con otra información. De hecho, el CSV puede ser un interesante “fichero de intercambio” si queremos extraer toda la información que tenemos en Thunderbird o Outlook puesto que Gmail también soporta la importación de contactos en ficheros CSV.

Si queremos usar Contacts como repositorio en el que centralizar la gestión de contactos, importar los datos del cliente de escritorio puede ser un buen punto de partida puesto que, desde Gmail, podemos recurrir a la herramienta para unir contactos y fusionar los que tengamos repetidos (si vemos que se puede complementar la información de ambas fichas) o, directamente, eliminar aquéllos que nos sobren. Además, si no queremos recorrer toda la lista de contactos resultante, Gmail nos ofrece un proceso automático para localizar contactos duplicados y combinarlos (un proceso en el que nos sugerirá las combinaciones a realizar).

Exportar contactos Gmail

Está claro que este proceso, sobre todo si llevamos bastante tiempo en activo recopilando datos, puede llevarnos un buen rato pero, en mi opinión, es una inversión de tiempo porque mantener un único repositorio centralizado contribuye a que ganemos en productividad porque solamente tendremos que buscar en un único lugar que, además, estará disponible en todos los dispositivos y clientes que utilicemos.

En el ámbito profesional, la gestión de la cartera de contactos es algo muy importante para localizar proveedores o colaboradores a la hora de arrancar un nuevo proyecto o, simplemente, organizar una serie de reuniones en las que presentar nuestro portfolio de productos.

La gestión de contactos es una tarea que, quizás, valga la pena apuntar en la lista de propósitos de año nuevo.