A muchos nos habrá pasado, en más de una ocasión, que hemos llegado a nuestra oficina a iniciar nuestra jornada laboral con una serie de ideas o tareas en mente y, al final, por un motivo u otro hemos terminado dedicándonos a otras tareas. Si bien el cambio de nuestra planificación puede deberse a que nos movemos en un entorno cambiante, la procrastinación, las distracciones o una mala gestión de nuestro tiempo pueden también causar este tipo de situaciones que, en algunos casos, pueden conducirnos a cierta frustración.
La red nos ofrece multitud de servicios y herramientas que nos pueden ayudar en nuestro trabajo pero, por otra parte, también tiene muchísimas fuentes de distracción que terminan mermando nuestra productividad y pueden, incluso, poner en peligro nuestro puesto de trabajo o hacernos perder algún que otro cliente si no cumplimos nuestros objetivos y nuestros compromisos.
En estos días, los editores de Bitelia estamos dedicando algunos minutos a hablar de productividad y a compartir algunas ideas para aumentar nuestra productividad, evitar las distracciones o imponernos una sencilla metodología de trabajo y, siguiendo esta senda, hoy vamos a compartir algunas ideas más que nos pueden ayudar a mejorar el rendimiento de nuestra jornada de trabajo.
Planifica tu jornada
Nuestra jornada laboral consta de un número de horas acotada o, al menos, debería de ser algo acotado en el tiempo porque, para poder rendir, necesitamos nuestros períodos de descanso; por tanto, si nuestra pila de tareas por hacer está saturada no podemos plantearnos "atacar todos los frentes" e ir, cual bombero, apagando fuegos y urgencias tal y como vayan planteándose.
Al finalizar nuestra jornada, o al iniciar una nueva, debemos tomarnos unos minutos a planificar qué vamos a hacer, es decir, qué tareas vamos a abordar según las distintas prioridades que tengan o los plazos que tengamos que cumplir. Esta lista de tareas debemos visualizarla y no solamente en nuestra mente, debemos plasmarla en un papel (una hoja de nuestro cuaderno que luego ir techando) o en algún tipo de herramienta de gestión de tareas o en algún cuaderno digital que manejemos (tipo Evernote o OneNote).
Es posible que, durante la jornada, nos lleguen tareas imprevistas o urgencias de última hora que no podamos evitar (por mucho que pensemos que "la falta de planificación de alguien no es nuestra emergencia") y, si tenemos que darles respuesta, tendremos que reasignar prioridades en nuestra lista de tareas y, quizás, posponer algo al día siguiente.
Posponer una tarea, o replanificar, no implica procrastinar siempre que la replanificación tenga su origen en una adaptación a cambios puesto que si posponemos algo porque, simplemente, no nos gusta, nos aburre o nos desagrada, nos estaremos engañando y cayendo de pleno en los temibles brazos de la procrastinación (y mermando nuestra productividad).
No seas un esclavo del correo electrónico
El correo electrónico es una potente herramienta de comunicación empresarial pero también puede ser una brecha por la que se escape nuestra productividad y tumbe nuestro sistema de trabajo si no lo gestionamos adecuadamente.
Salvo que nuestro trabajo sea esperar, por ejemplo, que nos lleguen correos electrónicos para procesarlos (pensemos en una gestión de incidencias); la lectura de los mensajes (y su respuesta) es una tarea que también debemos planificar. Dicho de otra forma, los mensajes de correo son algo a revisar "cada x tiempo" y no cada vez que vemos la notificación de correo nuevo en Thunderbird u Outlook.
No debemos dejar de hacer lo que estamos haciendo porque las notificaciones de nuestro gestor de correo informen de que tenemos un nuevo mensaje porque, entonces, si recibimos mensajes con mucha frecuencia nunca vamos a disponer de tiempo para trabajar de manera seguida.
De hecho, este cambio también es algo que debemos hacer ver a nuestros compañeros, nuestros colaboradores o clientes. Si requieren algo urgente hay otros medios, como el teléfono (aunque también puede que necesitemos intervalos de "aislamiento absoluto"), para contactar con nosotros puesto que el correo electrónico es un medio "asíncrono" y enviar un mensaje no implica su lectura inmediata.
Si hay algo que, personalmente, me saca de quicio es que alguien que envíe un mensaje y, tras darle al botón enviar, me llame por teléfono o se acerque a mi mesa para comentarme:
Te acabo de enviar un mensaje, ¿lo has leído?
Puede sonar extremo pero este tipo de situaciones se dan con bastante frecuencia y son una importante fuente de distracción que nos desvían de nuestro plan de trabajo. Con esto no quiero decir que dejemos de leer nuestros mensajes o no contestemos al teléfono, solamente digo que revisar el correo es una tarea periódica que podemos hacer tres o cuatro veces durante la jornada laboral.
Crea tu propia burbuja
Tanto Eduardo como Bárbara comentaron algo fundamental a la hora de conseguir la concentración suficiente para poder llevar a cabo nuestras tareas con éxito: crear el ambiente de trabajo adecuado.
Construir esa burbuja en la que nos podemos aislar del ruido que nos circunda y centrarnos en nuestro trabajo es algo que podemos hacer con unos auriculares, la playlist adecuada y la disciplina suficiente como para ignorar los nuevos mensajes que llegan al inbox, las notificaciones de Facebook en nuestro smarphone o evitar la tentación de ponernos a conversar con nuestros amigos a través de Gtalk.
Las fechas son importantes
Todas nuestras tareas, salvo las que son constantes o repetitivas, tienen un inicio y un fin, de la misma forma que un proyecto tiene una fecha de inicio, una serie de hitos intermedios y un cierre. Por tanto, cuando planifiquemos nuestras tareas (y nuestra jornada diaria) debemos ser conscientes que los trabajos a acometer deben cumplir las planificaciones que hemos cerrado con nuestro cliente o que, por ejemplo, nuestro jefe nos ha impuesto.
Sabiendo que nuestras tareas deben estar listas para una fecha determinada, la prioridad que asignemos debe estar en consonancia con este hecho y, además, como el entorno puede ser cambiante y puede surgir imprevistos (un servidor averiado, una tarea que depende de otra persona, etc) es importante dotarnos de un margen de seguridad, es decir, las tareas deberíamos tenerlas listas antes de la fecha final si es posible.
Toma notas
Aunque pensemos que tenemos buena memoria, es muy posible que olvidemos ciertas cosas (sobre todo si pasa cierto tiempo desde que mantuvimos la última reunión con nuestro cliente o nuestro jefe). Nuestro cuaderno, en papel o virtual, debe ser uno de nuestros más fieles compañeros y ahí debemos ir tomando notas de las reuniones que mantenemos (nos será mucho más fácil generar el acta), los requisitos que recogemos de nuestros clientes, guardar los documentos que revisamos en la reunión (algo que, por ejemplo, podemos hacer en Evernote) o anotar los problemas que hemos detectado al revisar una herramienta o un documento.
Apuntar cosas es una práctica muy recomendable y llevar este cuaderno a todas partes es fundamental para tener siempre a mano toda esta información. Personalmente, utilizo Evernote para tomar notas porque, además, puedo consultarlas desde mi smartphone, adjuntar documentos o transformar cómodamente los correos electrónicos en notas (con archivos adjuntos inclusive) pero también podemos añadir notas a los correos electrónicos con Message Notes Plus en Thunderbird, usar OneNote o recurrir al clásico cuaderno de papel.
Herramientas: un medio pero no un fin
Vinculado a la productividad no es raro hablar de herramientas, de hecho ya hemos nombrado alguna que otra y aunque las herramientas, realmente, nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad debemos verlas como un medio o una ayuda y no como el objetivo final.
Usar Redmine, Google Task o Remember The Milk no nos hace ser productivos, aprovechar las herramientas para que nos ayuden en nuestro trabajo es lo que nos hace ser productivos. Tener una cuenta en Remember The Milk, anotar algunas tareas pero no todas, no actualizar lo que hacemos (o hacerlo a medias) son ejemplos de un mal uso o un mal enfoque.
En la red podemos encontrar un buen número de herramientas, algo que solemos revisar en Bitelia con bastante frecuencia, pero por sí solas no nos ayudarán salvo que nosotros mismos seamos disciplinados en su uso y las integremos dentro de nuestra dinámica de trabajo.
Recurre a ayuda si la necesitas
La red está llena de distracciones y, quizás, puede que seamos presas de ellas (impactando negativamente en nuestros resultados). Imponernos un "plan de choque" puede ser una opción para mejorar nuestro desempeño, ya sea porque hablemos nuestros compañeros para que nos hagan un seguimiento cercano del estado de nuestras tareas o porque recurramos a alguna herramienta que evite que "caigamos en las tentaciones" (herramientas como StayFocusd o Nanny for Google Chrome
Apóyate en alguna metodología
Apoyarnos en una metodología puede ser una buena forma de mejorar nuestra productivdad, ya sea siendo disciplinados como comentaba Marilín o basándonos en algunas técnicas y métodos de referencia.
Mi favorito, y que espero poder compartir próximamente en otra nota, es el GTD (Getting Things Done) de David Allen, un sencillo método de clasificación de nuestras tareas que nos puede ayudar a clasificar nuestro inbox de tareas por hacer para que podamos enfocarnos en lo importante.
Otras técnicas, como por ejemplo, Pomodoro también son utilizadas por muchos profesionales en su día a día, solamente tenemos que escoger la que mejor se adapte a nuestro trabajo.
Aprende a desconectar
Mens sana in corpore sano es algo más que una frase en latín, si queremos rendir en nuestro día a día, es importante saber desconectar del trabajo, cumpliendo nuestros horarios con cierta regularidad y, sobre todo, dedicando tiempo a otras actividades que nos permitan desconectar, socializar o realizarnos.
Además, es muy importante descansar y dormir los suficiente para evitar ser un zombie que esté a punto de quedarse dormido sobre el teclado de su ordenador o que requiera litros de café para poder sobrevivir a la jornada laboral.
