En el post anterior estuvimos analizando la idoneidad de migrar los puestos de trabajo a software libre, tanto desde un punto de vista cualitativo como desde un contexto económico. En esta ocasión nos toca profundizar en el proceso de migración en sí, es decir, en la transformación de un entorno corporativo con puestos de trabajo basados en soluciones propietarias a un entorno que funciona, casi en su totalidad, con herramientas basadas en software libre.
4. Estudiar a la organización y entender sus procesos y su funcionamiento
Tras las hojas de cálculo y los estudios de costes nos toca entrar, por fin, en contacto con el usuario e intentar entender cómo trabajan, qué aplicaciones suelen utilizar y, en definitiva, entender cuáles son sus necesidades actuales y a medio plazo. Lo recomendable es articular esta fase en torno a una ronda de entrevistas (con los responsables de cada equipo y con sus miembros) para conocer qué herramientas utilizan, qué necesidades tienen y qué función cumplen en la organización.
Para comprender el funcionamiento de una organización es importante observar cómo trabaja, es decir, sentarnos con cada uno de los trabajadores, ver cómo se manejan en su entorno de escritorio, qué usan y para qué. De esa forma podremos ir viendo qué alternativas tendremos que buscar (para satisfacer las necesidades de los usuarios y la organización) y qué cosas, irremediablemente, tendremos que mantener porque no existe solución técnica en software libre que cubra la mayor parte de necesidades.
5. Aportando soluciones
Tras estudiar a nuestra organización llega el momento de plantear las soluciones que vamos a adoptar. Abrir la tapa del "gran arcón" del software libre y ponernos a coger lo primero que veamos, está claro que no es el camino a seguir. Es recomendable realizar esta prospectiva tecnológica en paralelo al estudio de la organización porque así iremos adelantando trabajo e iremos buscando posibles soluciones conforme vayamos capturando los requisitos y necesidades de nuestros usuarios.
¿Y qué soluciones tendremos que buscar? Existen muchas soluciones empresariales basadas en software libre con los que poder dar soporte a la mayor parte de procesos empresariales: gestores documentales, compartir ficheros, gestión de agenda; sin embargo, esta migración se centra en el escritorio y, como tal, también tendremos que buscar soluciones en este entorno. Básicamente nos referimos a cambiar Outlook por Thunderbird, Microsoft Office por LibreOffice, OneNote por Tomboy o Evernote (si queremos usar la nube, aunque esto no sea libre), Microsoft Project por alguna herramienta colaborativa online u OpenProj, Dia en vez de Microsoft Visio, etc.
Sin embargo, es muy posible que existan aplicaciones que no tengan equivalente en Linux y para las que tengamos que pensar en alguna solución de compromiso (ya sea montando un servidor Windows al que se conecten en remoto los usuarios y ejecuten ahí las aplicaciones o bien usando Wine o máquinas virtuales).
6. La migración
El proceso de migración es el punto más crítico del proceso, puesto que debe ser lo más transparente posible al usuario y, además, debe impactar lo mínimo posible en la productividad de éste (tiempo en el que no podrá usar su equipo). Para llevarlo a cabo deberíamos haber diseñado un plan que abarque los siguientes aspectos:
- Maqueta a utilizar, es decir, partir de una distribución Linux, personalizarla (configuración, aplicaciones, etc) y, a partir de ahí, sacar un máster (o más, dependiendo del número de configuraciones distintas que necesitemos) que será el que instalaremos en los equipos de los usuarios.
- Plan de intervención que establecerá un calendario con las actuaciones a acometer y las actuaciones previas necesarias antes de migrar (backups).
- Plan de contingencia o dicho de otra forma, cómo volver atrás si algo sale mal o si surge alguna emergencia o imprevisto.
Antes de arrancar el proceso, sería conveniente comunicar lo que vamos a hacer a los usuarios o, al menos, a sus responsables para que la información fluya y nadie se sienta excluido (y pueda oponer algo más de resistencia al cambio).
7. Gestionar los cambios
La expresión "gestión del cambio" se usa mucho en cualquier proceso de cambio de modelo de gestión. Esta disciplina se ocupa de minimizar el impacto que pueden provocar los cambios en procesos ya arraigados (y cambiar el entorno de trabajo es un salto que debe gestionarse adecuadamente). Dicen los expertos que cuando el usuario se siente partícipe del cambio, es mucho más fácil que lo entienda e, incluso, se alinee con ellos, colaborando de forma activa y no entorpeciendo el proceso.
¿Y cómo hacer al usuario partícipe del cambio? Básicamente con dos líneas de actuación: la comunicación y la formación.
Una comunicación fluida a los usuarios que les informe de los pasos que se dan, un proceso que cuente con sus opiniones, un equipo les pregunte y, en definitiva, converse con ellos, es un buen caballo de batalla que nos puede allanar mucho el camino a recorrer. El desconocimiento y, por tanto, el miedo al cambio son las barreras a vencer y si somos muy opacos durante este proceso, el usuario se resistirá al cambio y, en casos extremos, puede llegar a boicotearlo.
Por otro lado, dependiendo del nivel de conocimientos que tenga la organización, necesitaremos organizar diversas acciones formativas que ayuden al usuario a adaptarse al nuevo entorno de funcionamiento, a usar las nuevas aplicaciones y, en definitiva, enseñarles dónde están las herramientas con las que podrán desempeñar sus funciones habituales.
8. Análisis del proceso
Tras finalizar el proceso de migración, nos encontramos ante un punto de inflexión en la manera de gestionar el parque informático de nuestra compañía. Además de analizar los errores o fallos que nos hemos ido encontrando, es el momento de volcar todo el conocimiento adquirido en algún gestor que permita a todo nuestro equipo de soporte compartir lo aprendido (y lo que llegará), de manera que todos los implicados vayan creciendo y adquiriendo más experiencia en el soporte al usuario.
Conclusiones
Un proyecto de este tipo, además de ser una apuesta por una tecnología sostenible y, lógicamente, libre, es todo un reto tecnológico que necesita su tiempo para ser llevado a cabo correctamente. Es una apuesta y como tal, debe contar con el compromiso de la dirección, sin ese apoyo, mejor no embarcarse porque nadie se sentirá identificado con la migración y puede que no nos encontremos muchos apoyos.
Gestionar la comunicación y hacer partícipe al usuario es una de las claves para que este proyecto sea un éxito, además de nuestra pericia en la realización de la prospectiva (para buscar aplicaciones) y en nuestro análisis de requisitos.
Para todo aquel que quiera profundizar más en el tema, el CENATIC (Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas) trabaja en un modelo de migración para grandes organizaciones que, aunque está en desarrollo, ofrece algunas interesantes herramientas con las que dar soporte a este proceso.
Imágenes: Infordata consulting, Desktop Linux y 2 day blog