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La gestión de contactos es una de esas tareas que uno tiende a ignorar hasta que no se encuentra con el problema de no disponer de una buena agenda. La cada vez más creciente actividad social en Internet hace que muchas veces dispongamos de cuentas en múltiples servicios con contactos totalmente descentralizados, haciendo difícil la tarea de localizar rápidamente personas, y en muchos casos no saber quién es quién o directamente perdiendo información.

Como muchos de nosotros hemos hecho en algún momento, Eduardo Cantero se pregunta por la mejor forma de recopilar sus contactos para mantenerlos organizados y poder acceder a ellos de forma sencilla, realizando búsquedas en caso de que sea necesario. En la siguiente lista voy a tratar de recopilar información sobre algunos de los programas más conocidos y utilizados para dicha tarea, pasando por aplicaciones de sistemas Windows a Mac pero sin olvidar servicios puramente web.

Microsoft Outlook (Windows)

Outlook es el cliente y gestor de correo de Windows por excelencia, y por consiguiente su agenda de contactos más utilizada. El cliente de Microsoft se ofrece como una de las soluciones de su suite Office, por lo que si tenéis una de sus últimas versiones también tendréis uno de los últimos Outlook.

Su sección de contactos permite guardar todos los datos relativos a personas o incluso empresas, desde nombre, teléfono o dirección de correo hasta la dirección completa y el puesto que desempeña en la compañía. La gestión de grupos de contactos es sencilla y su opción de búsqueda se usa igual que la búsqueda de correo, permitiéndonos realizar consultas sencillas directamente desde la barra de herramientas o acceder a un buscador más avanzado en el que podremos elegir las categorías donde buscar o el tipo de casing de texto.

¿La pega? Se trata de un programa de pago. Aunque por motivos obvios lo he marcado como una aplicación para Windows, también se lanzó a finales del año pasado como parte de Office for Mac 2011, la versión Mac OS X de la suite de Microsoft, que por cierto esta a punto de recibir una actualización que amplía las posibilidades de Outlook.

Mozilla Thunderbird (Multiplataforma)

Actualmente en su versión 3.1, Mozilla Thunderbird no sólo es un completo gestor de correo, competencia directa de programas como el mencionado Outlook, sino que también proporciona una completa gestión de contactos y es una alternativa completamente gratuita al programa de Microsoft.

En este sentido ambos son muy similares, y si estáis pasando de uno a otro no tendréis problemas en adaptaros. A la hora de crear nuevos contactos, disponemos de todos los campos de información necesarios, tanto básicos como datos que rara vez recopilaremos, y con la posibilidad de añadir varios campos personalizados. También es posible incluir fotografías por cada uno de ellos y por supuesto hay opciones de exportación e importación desde aplicaciones como Eudora, ficheros genéricos .csv o el propio Microsoft Outlook.

Otro gran punto a favor de este gestor de mensajería hermano de Firefox es que incluye Mozilla Contacts, servicio que conecta nuestra agenda con nuestros contactos de redes sociales y otros servicios de webmail, una opción muy interesante en los tiempos que corren y que puede ser ideal para enfocarla de cara a nuestro negocio. Además Thunderbird esta disponible de forma multiplataforma y por supuesto para los tres grandes sistemas operativos de escritorio: Windows, Linux y Mac.

Kontact (Linux)

Kontact no es sólo un potente gestor de contactos para KDE, sino una suite o grupo de herramientas que nos facilitan el tratamiento de información personal mediante la utilización de listas, calendarios, notas o incluso un agregador de noticias.

Su herramienta de gestión de contactos, KAddressBook, proporciona una sencilla pero completa agenda que nos permite definir campos personalizados, importar y exportar datos en formato vCard, y además se integra perfectamente con otras utilidades del propio Kontact o con los mismísimos KMail o Kopete. Esta integración es su mayor atractivo, dándonos opción a escribir emails directamente desde la agenda de contactos o mostrándonos quien se encuentra online y disponible para chatear.

Los contactos pueden organizarse en categorías personalizables y podemos utilizar algún servicio de sincronización como OpenSync para hacer disponible nuestra agenda en otros programas. Si utilizas KDE, Kontact es sin duda una suite que hay que probar.

Address Book (Mac)

Si disponemos de un ordenador de Apple, tal vez queramos echarle un vistazo a su libreta de contactos Address Book.

Tiene dos vistas por defecto: Podemos elegir entre ver directamente las tarjetas de contacto de las personas de nuestra agenda o utilizar el modo columnas, donde bajo una interfaz bastante intuitiva aparecerán clasificados en una vista de tres paneles donde tendremos los grupos, las personas integrantes de estos y las tarjetas de contacto en cuestión.

Cada tarjeta puede guardar datos básicos pero también personalizados, y por defecto permite incluir información como los nombres que estos utilizan en los diferentes programas de mensajería instantánea, alias o notas.

Su mayor atractivo es sin duda su integración con el ecosistema de Mac OS X, permitiendo sincronización de calendarios iCal, o su utilización directamente desde el programa de correo, iChat o el propio Safari. También nos permite mantener nuestra agenda sincronizada en todo momento con nuestro iPod o iPhone y todos nuestros contactos estarán indexados por Spotlight para tener fácil acceso a estos desde sus búsquedas.

Aunque se trata de una aplicación con licencia de propietario, esta al alcance de cualquiera que disponga de Mac OS X.

Google Contacts (Web)

Pero sin duda y debido al buen momento que viven los programas de sincronización de datos en la nube, sería un error no incluir algún servicio de gestión de contactos puramente online. Sus ventajas son obvias: acceso desde cualquier sitio mediante una conexión a Internet y disfrute de estos desde el navegador web y sistema operativo de nuestra elección.

Puedo empezar recomendando uno que uso diariamente y que seguramente muchos de vosotros ya conozcáis: Google Contacts. Las siguientes líneas son válidas tanto para la versión tradicional de Google como para su versión Google Apps, enfocada más al ámbito profesional.

La gestión de contactos de Google permite guardar todos los datos básicos de nuestros contactos directamente en la nube, amén de campos personalizados, ideales si queremos guardar información extra sobre personas o entidades. Además permite añadir cuantos teléfonos y direcciones de correo queramos, y dispone de herramientas para buscar duplicados o para importar o exportar contactos, por supuesto en formatos estándar como CSV o incluso como vCards.

Ni que decir tiene que además dichos contactos serán accesibles desde nuestra cuenta Google y los servicios que los necesiten, además de permitir el acceso y sincronización instantánea desde nuestro teléfono móvil o PDA, especialmente si se trata de un dispositivo Android.

Otras aplicaciones web que aunque no he podido probar a fondo tienen pinta de ser interesantes y me han dejado buen sabor de boca pueden ser Plaxo, Spoke o Highrise, y apostar por un servicio online con todas las ventajas que eso conlleva puede ser una muy buena idea.

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