A la hora de iniciar un proyecto entre varias personas, es fácil ver cómo, tras empezar a redactarlo y compartirlo con más gente, ya sea con el cliente o con algún compañero, se realicen los cambios en un archivo local y que luego se vuelve a compartir. El resultado es un jaleo de archivos con el mismo nombre y sólo diferenciados por un número o una palabra al final de nombre. Un auténtico lío si sufre múltiples modificaciones por varias personas diferentes y que, seguramente, haga que nos equivoquemos o dudemos de cuál es la versión final.
Es por esto que cada vez más personas utilizan los editores de documentos en línea, donde los cambios se registran en tiempo real y el resto de personas puede acceder al documento final tan sólo pinchando en un link. En Hipertextual trabajamos constantemente con editores en línea y, en esta ocasión, hemos probado el que ofrece ONLYOFFICE, la suite de ofimática más utilizada para trabajar de manera colaborativa online.
En una situación como la actual, en la que la mayoría de las empresas han apostado por el teletrabajo, es necesario que cada persona pueda sentir que puede tener su oficina en cualquier lugar. Poder crear, editar y colaborar en cualquier documento ofimático desde casa, una cafetería o incluso desde nuestro teléfono móvil durante un traslado en transporte público.
Antes de probar ONLYOFFICE, nos hemos asegurado que incluyesen alguna de las funciones que necesitamos todas las personas que trabajamos con documentos en línea. La primera es la opción de poder ver los cambios que se han realizado. De nada me sirve acceder a un documento modificado, aunque sea la versión final, si no sé qué ha sido cambiado. Con ONLYOFFICE podemos trackear todos los cambios, saber qué persona los ha realizado e incluso comparar versiones.
Otro de los requisitos principales es la facilidad de su instalación y uso, disponible tanto mediante descarga como uso en la nube. Aunque ONLYOFFICE está disponible para todo tipo de sistemas operativos y dispositivos móviles, Android e iOS, también existe una versión de escritorio cien por cien online, para ser utilizado desde nuestro navegador y con copia de seguridad en la nube.
El tercer requisito es su compatibilidad. Durante muchos años, la suite de Office de Microsoft ha sido la más utilizada por todo el mundo. El principal motivo era la falta de alternativas. Sin embargo, a medida que ha ido evolucionando la ofimática y la tecnología han surgido otras opciones como ONLYOFFICE que ofrece las mismas opciones de edición que Office, es cien por cien compatible y además tiene un precio muy inferior. De esta manera, podremos recibir un archivo de Word, abrirlo, editarlo y exportarlo incluso si lo necesitamos en un formato compatible. Además de la compatibilidad con MS Word (DOC y DOCX), también podremos editar archivos ODT y TXT y ver archivos PDF y HTML sin poder editarlos.
La cuarta opción que ofrece ONLYOFFICE para favorecer y ayudar el trabajo en remoto por parte de varias personas, es la perfecta integración en más de 15 plataformas de negocio como Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Liferay, Plone, HumHub o SharePoint). La principal ventaja de esto es que no será necesario tener que abrir de manera independiente nuestro documento a editar y podremos hacerlo de manera nativa en la misma plataforma de negocio. Esto contribuye en gran medida a facilitar la gestión por parte de los trabajadores, familiarizándose con su nueva herramienta de edición desde una aplicación que lleven más tiempo usando.
Por último, y no menos importante, el último aspecto clave, principalmente para empresas aunque también para particulares, es la seguridad. Los documentos que creemos utilizando ONLYOFFICE, incluso los temporales, tendrán una encriptación de extremo a extremo. De esta manera, no tendremos que preocuparnos por un posible hackeo de los documentos o apropiación indebida.
Aunque en Hipertextual hemos utilizado la aplicación de edición de documentos, ONLYOFFICE también ofrece la posibilidad de trabajar con otros archivos como hojas de cálculo o presentaciones. Siempre disfrutando de las mismas ventajas y funcionalidades.
Si estás pensando en probar ONLYOFFICE y dar un paso más en la edición de archivos, puedes acceder a su prueba gratuita de hasta 180 días. Tiempo suficiente para aprovechar todas las ventajas que tiene.