El día dura 24 horas. Es algo que todos sabemos pero que conviene recordar porque es el límite que tenemos a diario para dormir, comer, trabajar, descansar y, si queda tiempo, realizar alguna que otra tarea. El problema es que son tantas las cosas que queremos hacer en 24 horas que no siempre es posible cumplir con todos nuestros compromisos, deseos o aspiraciones.
Sin embargo, todos conocemos a alguien que hace mucho en un día mientras a otros se les va el mismo tiempo en no hacer nada. Dejando a un lado que esto puede ser más subjetivo que objetivo, es decir, más una sensación que algo real o empírico, sí es cierto que depende mucho de cómo nos organizamos que podamos realizar todo aquello que tenemos en nuestra agenda para hoy.
Y es aquí donde entra el concepto de productividad. Todos queremos ser productivos. Ser productivo no implica solo crear o hacer algo, que es la definición original, va más allá. Este concepto sacado de la economía se refiere a hacer más con menos, tanto en tiempo como en recursos. Ejemplo de la economía: ¿cuántos coches puede montar una fábrica en una hora?
Aplicado a nosotros mismos, la productividad tiene que ver con generar más, sin perder calidad, en menos tiempo. Y, obviamente, todos tenemos una jornada laboral como límite temporal para todo cuanto tenemos que hacer.
La productividad no es una ciencia exacta. Como ejemplo, existe literatura para parar un tren y distintas corrientes, métodos o sistemas de productividad. ¿Cuál es el mejor? Depende de tu trabajo, del tipo de persona, de si tiene o no personas a cargo, etc. Pero en general, hay algunos principios comunes en la mayoría de textos sobre productividad. Veamos los más relevantes para empezar con buen pie cada día.
Divide y vencerás
Siempre es más fácil cumplir con una pequeña tarea que con una tarea de mayor envergadura. En este sentido, ¿por qué no dividir algo grande en partes más pequeñas? Ocurre con cualquier proyecto. Está claro que no es un todo, tiene sus partes que, una a una, dan forma al conjunto.
Dividir grandes tareas en otras más pequeñas nos ayudará a cumplir con nuestros objetivos de una manera más cómoda. Además, nos ayudará a conocer mejor nuestro propósito y qué necesitaremos para cumplirlo a nivel de tiempo y recursos.
Además, dividiendo grandes tareas en otras de menor calado nos ayudará a organizar mejor nuestro tiempo o incluso a ordenar esas tareas de la mejor manera para evitar tiempos muertos, exceso de trabajo, etc.
Seamos realistas
Uno de los principales problemas con el que nos encontramos es el de calcular mal el tiempo que nos va a llevar desempeñar una tarea. Está claro que si esa decisión no depende de nosotros, poco podemos hacer para cambiarlo. En otras ocasiones, sucede que por distintas presiones aceptamos más de lo que podemos hacer.
Sea como fuere, conviene tener en cuenta no sólo el tiempo que nos va a llevar cumplir con nuestros objetivos, también debemos ser conscientes de aspectos que no dependan de nosotros, como por ejemplo compañeros, proveedores, tareas que no pueden iniciarse hasta que finalicen tareas anteriores…
Calcular el tiempo necesario para cumplir un propósito debe dar como resultado una aproximación entre lo que realmente cuesta hacer algo y esa cifra añadiendo imprevistos y problemas que puedan surgir. En este sentido, redondear tiempos al azar te salvará de más de un embrollo y te evitará frustraciones si no cumples con un tiempo marcado que era imposible de lograr desde el principio.
Conócete a ti mismo
Hay quien se sienta delante del ordenador y en unos segundos empieza a trabajar como si no hubiera un mañana. Otros necesitan situarse, echar un vistazo al correo, prepararse un café, consultar la agenda del día… Y en paralelo, hay quien trabaja con soltura por la mañana y otros que se concentran mejor por la noche.
Saber cuándo somos más productivos o menos es importante para organizarnos nuestra agenda, si es que tenemos ese margen de maniobra. Es importante dejar las tareas más complejas o las que requieren de más esfuerzo mental o físico para el momento del día en que somos más útiles y dejar las tareas más livianas para los momentos de cansancio o cuando ya no damos todo lo que podemos.
Obviamente no siempre tenemos el control sobre qué tenemos que hacer en tal o cual momento del día, y en ocasiones hay que dar el 100% constantemente. De ahí que también sea importante cierto equilibrio entre trabajo y descanso, tanto respecto a las pausas durante la jornada laboral como de descansar lo suficiente cuando estamos fuera de nuestro puesto de trabajo.
Ayuda a tu cerebro
Se hacen muchos símiles entre nuestro cerebro y la tecnología y no siempre son acertados. A veces se dice que el procesador de un ordenador es su cerebro. Esto es así en parte, pues el disco duro y la memoria RAM también son su cerebro. Y es que este órgano almacena información, la procesa y genera información nueva a partir de nuestros sentidos.
Pero que el cerebro pueda hacer muchas cosas no implica que debamos forzarlo o que deba hacer todas esas cosas constantemente. Hace décadas que contamos con calendarios, agendas, notas y otros recursos para recordar cosas, guardar información, etc.
En productividad, conviene exprimir esos recursos para descargar nuestro cerebro de tareas de memorización y así aprovecharlo para lo que mejor sabe hacer el cerebro humano: tomar decisiones y resolver problemas.
Todo es mejorable
Hay días mejores y días peores. Tareas o proyectos que terminamos en poco tiempo y otros que se resisten a ser completados. ¿Cómo mejorar? La mayoría de los sistemas de productividad le dedican tiempo a analizar lo que se ha venido haciendo para determinar si el proceso ha sido correcto o si hay margen de mejora.
Está claro que hay muchos factores que no dependen de nosotros y que no es posible alterar, pero sí podemos cambiar nuestra manera de reaccionar ante ellos, prevenirlos y organizarnos para que un problema no sea tal.
No hay una manera concreta de hacerlo. Normalmente, al final de la jornada y/o al final de la semana podemos dedicar unos minutos a repasar qué hemos hecho, si todo ha ido bien, qué podríamos mejorar, etc. Una buena manera de descargar nuestra mente de la jornada trabajada para poder descansar mejor y, a la vez, de determinar en qué podemos mejorar o si todo va bien por el momento.