205 mil millones. Esa es la cantidad de correos electrónicos que se enviaron y recibieron en el año 2015 y se espera que la cifra suba a 246 mil millones para el 2019. Tan solo ver el número ya marea.
Esto significa para nosotros un flujo constante de nuevos mensajes en nuestras bandejas de entrada que nos impiden hacer otras cosas y nos sustraen cantidades titánicas de tiempo. Si para colmo las tratamos de abordar conforme llegan, mientras nos tratamos de centrar en las tareas que tenemos que hacer, cada "ping" atrae nuestra atención y, aunque sea brevemente, antes de regresar de nuevo a nuestro trabajo, nos roba lo que en términos de psicología se conoce como costo de conmutación.
Un estudio de la Universidad Loughborough publicado por International Journal of Information Management, encontró que una persona típicamente revisa el correo electrónico una vez cada cinco minutos y que, en promedio, tarda 64 segundos para reanudar la tarea anterior después de comprobar aún si no recibe nada que deba ser atendido. En otras palabras, desperdiciamos un minuto de cada seis sólo con el correo, incluso sin efectivamente escribir correos.
La consultora McKinsey estima que los académicos gastan un poco más de una cuarta parte de su día de trabajo en la gestión del correo electrónico.
Dan Ariely, un economista del comportamiento en la Universidad de Duke del que ya hemos hablado anteriormente, ha estudiado en sus investigaciones de los últimos años múltiples campos de la racionalidad e irracionalidad humana. Ha tratado de desentrañar las complejidades de temas como la motivación, la toma de decisiones o los sesgos cognitivos. Así que cuando se dio cuenta de que leer y enviar mensajes consumía una porción cada vez mayor de su tiempo —Ariely recibe regularmente cientos de correos electrónicos al día—, se preguntó si había algo que él y otros podrían hacer de manera diferente para reducir el sufrimiento.
En su análisis del correo electrónico divide la problemática del alto costo de la interrupción en tres categorías:
- Costo de tiempo. "Las investigaciones han demostrado que cualquier cambio entre tareas se traduce en una pérdida de tiempo". Lo que nombraba del coste de conmutación. En otras palabras, la "multitarea" no existe. No estamos haciendo, de hecho, dos tareas a la vez; estamos haciendo una tarea, cambiamos a otra y volvemos a la tarea original. Pivotamos entre dos, no las realizamos en realidad nunca simultáneamente.
Costo de rendimiento. Las distracciones pueden causar reducciones en el rendimiento cognitivo. En términos psicológicos, los “pensamientos irrelevantes” —también conocido como mind-wandering o mente errante—, es decir, pensamientos que no están relacionados con la tarea en cuestión, tienen efectos perjudiciales sobre el rendimiento. La evidencia sugiere que cuando se produce la ‘mente errante’, los componentes ejecutivos de atención parecen alejarse de la tarea principal, lo que conduce a fallos en la ejecución de la tarea principal. (Smallwood, J., & Schooler, J. W. The restless mind. Psychological Bulletin, 132, 946–958).
Costo de estrés / bienestar emocional. Un tercer factor a considerar, más difícil de medir pero probablamente obvio, es que las interrupciones tienen efectos en el propio bienestar. Cambiar de tarea es fatigoso; en realidad, nos agota. De hecho, este estudio mostró que las interrupciones arrojan sentimientos más elevados de estrés.
Para Dan lo primero a cuestionarse es la idea de que todos los correos electrónicos sean iguales. Preguntó a la gente en un estudio cuántos de entre sus últimos 40 correos era importante y necesitaba ser contestado inmediatamente. Resulta que muy pocos: sólo el 12% de los mensajes necesita ser visto dentro de los 5 minutos posteriores a haber sido enviado. El 7% necesita ser visto dentro de 1 hora, el 4% en 4 horas, 17% para el final del día, el 10% al final de la semana, el 15% en algún momento, y la friolera del 34% cayó en el “no necesita verse en absoluto“.
En cuanto a la solución, porque los meros datos sin solución no serían nada, se basa en a grandes rasgos, decir que no más a menudo y establecer prioridades. Su forma de simplificarlo fue construir una aplicación para permitir a la gente crear reglas en la recepción de los mensajes. Su aplicación clasifica los correos basándose en el remitente, se llama Filtr. Por ejemplo, los usuarios pueden configurarlo de manera que los correos electrónicos de los miembros de la familia se muestren inmediatamente, pero los boletines todos a la vez, al final del día o al final de la semana, etc.
De todas formas, creo que esto se puede hacer sin necesidad de variar de aplicaciones si no quieres. Basta con tener varias direcciones, y hacer bloques según prioridad. Es decir, abrir la cuenta del trabajo sólo en el horario laboral, la personal en casa y tener una exclusiva para la publicidad, boletines de revistas e información que solo consultes cuando tengas tiempo. También valdría consultar todo el correo en horarios concretos, que sería mejor que no fuera a primera hora del día porque a lo mejor luego no logras salir de ahí.
Pero, al final y en resumen, lo más importante a aprender con toda esta cantidad de datos e información es que la multitarea no existe, el correo es una tarea más y puede llegar a ser muy pesada. Ergo, tenemos que aprender a establecer prioridades y categorizar la importancia de una información sobe otra. La capacidad de elegir sabiamente nuestras batallas mentales es necesaria en un mundo en el que las opciones son ilimitadas pero los recursos mentales de los que disponemos no lo son.