'Poka Yoke' es una técnica desarrollada a finales de los 50’s por Shigeo Shingo, y se usa para prevenir errores humanos que pueden ocurrir en el área de la manufactura. No se popularizó hasta los años 60’s en la línea de producción de Toyota dentro de lo que se conoce como Sistema de Producción Toyota, pero hoy en día, en su país de origen, Japón, es una metodología infaltable para las empresas. Algo similar a lo que pasó con las 5S que nombramos anteriormente.
El término, en japonés, significa: ‘Poka’: error no intencionado, y ‘Yoke’: evitar. Shingeo Shingo lo inventó ante la frustración de no lograr alcanzar 0 defectos al final del proceso de producción aún contando con los empleados más preparados. Se dio cuenta de que el error siempre es humano, no de la máquina, e ideó este método basado en procesos “a prueba de errores”, erróneamente traducido después como “a prueba de tontos”. Buscan la imposibilidad de que el operario pueda equivocarse o que, como mínimo, al equivocarse sea tan evidente el defecto, que se vea en la cuasi obligación de corregirlo.
Sin embargo, se ha visto que sus principios y bases pueden ser aplicados en cualquier ámbito de la vida cotidiana, ya sea comercial, industrial o familiar. De hecho, estamos rodeados de ejemplos de elementos diseñados así. Por ejemplo, los USB tienen un diseño 'Poka Yoke', pues sería total y absolutamente imposible, introducirlos del revés.
Pero cómo se puede aplicar esto a la productividad personal, dirás. Pues la cosa es que existen tres tipos de 'Poka Yoke’: de contacto, de número constante y de secuencia de desempeño. El primer caso es lo que había explicado del USB y se basa en ausencia. Los segundos dos casos, se refieren al proceso, pero los tres son directamente aplicables a la productividad.
De contacto: si lo piensas, con el asunto del USB, radica todo en la ausencia de otra opción. Es casi minimalismo funcional, un objeto una función, no encaja en ninguna otra cosa. Pues bien, esto es lo que se puede aplicar. Si no quieres ver la tele, no tengas tele. Si estás tratando de adelgazar, retira de tu casa la opción de comer cualquier otra cosa que no sea saludable. Si estás trabajando enfocado y no quieres que te interrumpan, apaga el móvil. Si no quieres distraerte, desenchufa el router —y ponlo lejos—. La premisa es lógica, que sea más difícil o requiera más esfuerzo, cometer el error que no cometerlo.
Numero constante: se refiere a que se necesitan un cierto numero de movimientos o actividades, previamente medidas, que si no son hechas, en su totalidad y en determinado orden, una señal de error se dispara al operario. Aplicado a personas, se refiere en tener un horario estricto, estandarizar una rutina de pasos consecutivos que valgan para todos los días —o casi—, de forma que sea evidente el error, cuando te sales de ella. Se supone que cuando tienes una rutina por escrito, fija e inamovible, te sale muy pocas veces de ella. Es casi un ultraje salirse de ella. Si bien parece demasiado, libera la necesidad de pensar. El sujeto sólo sigue su agenda a ciegas, y si la agenda está bien, en principio es totalmente a prueba de error —que en nuestro caso es sinónimo de procrastinación—. Es, por ejemplo, el sistema que siguen los grandes políticos y empresarios, los cuales ni tan siquiera suelen hacer sus planes del día ellos mismos, simplemente se subordinan durante las horas laborales a los pasos que la agenda especifique que hay que hacer.
Secuencia de desempeño: asegura que los pasos a realizar se ejecutan en el orden correcto. Por ejemplo, el checklist o la cadena que hay que seguir para las revisiones previas a un vuelo. En el caso personal serían los pasos estandarizados que se vuelven un hábito. Se puede aplicar a todo una lista tipo receta de cocina, sólo funciona bien así, es obvio. Y es útil en la medida que se realice de forma recurrente de la misma manera. En realidad, solemos hacerlo sin darnos cuenta, por ejemplo la rutina: “levantarse, cepillarse los dientes, desayunar, ducharse, salir a correr, volver, vestirse e ir al trabajo”, es poco lógica. Cepillarse los dientes antes de desayunar, hace que cepillarselos se vuelva inútil, lo mismo ocurre con ducharse antes de ir a correr. O bien lo haces dos veces, o no has hecho nada. Por esta razón nadie, o casi nadie, lo hace de esta manera. Pues bien, esto se puede aplicar a un flujo de trabajo, cualquier trabajo, donde en principio es más difícil ver cuál es el flujo más lógico y sí requiere “configurarlo”.
Con estas tres directrices, aplicables a casi todo, uno puede crear un horario y rutina a prueba de fallos. Cierto es que hay que pensarlo, planear, probar y frecuentemente caer en errores para notarlo. Tendrás que ver si te viene mejor contestar el email cuando llegas o al final de la jornada, si funciona mejor este programa que otro, o si las reuniones son más fáciles los miércoles que los lunes —basado en atascos, asistencias y demás—. Pero una vez encuentras tu configuración perfecta —salvo contadas actualizaciones— no deberías tener que cambiar nada y lo único que podrá destruir tu pacífica normalidad, serán las verdaderas urgencias.